Відстеження вашого проекту без діаграм Ганта

Діаграми Ганта є фантастичним і дуже корисним інструментом для відстеження та координування всіх маленьких кроків, які йдуть у великий проект, але вони можуть швидко стати приголомшливими та брудними, особливо для людей, які не знають, як їх читати. Спробуйте скористатися діаграмою Ганта, щоб пояснити свій прогрес клієнту або колезі в іншому відділі, і у вас можуть виникнути виклики.

Це не єдиний виклик діаграми Ганта. Дані в діаграмі Ганта зазвичай вимагають спеціального програмного забезпечення для перегляду і редагування, а їх друк майже завжди є проблемою. Більше того, іноді ви хочете зосередитися лише на невеликій частині проекту, не будучи переповненими всією додатковою інформацією.

Хоча діаграми Ганта є одним чудовим рішенням, вони не єдині. Коли вам потрібно подивитися на менший зразок інформації, або вам потрібно представити спрощену версію або частину інформації в ситуації, коли діаграма Ганта не була б практичною, тут є п'ять альтернатив, які ви могли б використовувати замість цього.

Списки завдань

Кожен у діловому співтоваристві повинен бути знайомим і зручним з основним списком справ. Насправді, організація є одним з найвищих навичок керівника проекту.

Список завдань переносить список справ до наступного рівня. За допомогою списку завдань можна додати додаткові стовпці, щоб показати, хто буде виконувати кожне завдання, статус завдання, дату початку та завершення, а також вірогідність того, що завдання буде виконано вчасно. Ви навіть можете додавати прапорці, щоб ваші члени команди перевіряли, чи елементи завершені.

Електронні таблиці

Іншою альтернативою є спрощена таблиця на електронній таблиці. Досі можна задати список завдань по лівій стороні, і ви все ще можете зафарбувати смуги, щоб показати рівень вашого прогресу, а також розрахункові дати початку та закінчення завдань.

Проте електронні таблиці можуть вимагати багато часу для оновлення, а отже, потребують багато часу, тому ви не хочете використовувати їх як повне рішення для управління проектами. Проте для простого одноразового звіту для клієнта або менеджера спрощена таблиця може візуально викласти проект таким чином, що

легко пояснити і зрозуміти. Це також хороший варіант для відстеження прогресу проекту.

Діаграми потоків

Поточні схеми або мережні діаграми показують завдання проекту в тому порядку, в якому вони повинні бути завершені. Діаграми потоків можуть бути такими ж простими або складними, як ви б хотіли. Наприклад, ви можете або не захочете додати інформацію, таку як дата початку і закінчення кожного кроку, ідентифікаційний номер завдання або

Розташування. Майте на увазі, що додавання занадто великої кількості інформації може зробити ці графіки складними для читання.

Хоча багато людей вважають, що схеми простіше читати і розуміти, ніж діаграми Ганта, що робить їх можливими. Крім того, вони часто не підходять для великих і складних проблем. Графічні схеми є найкращими для представлення простих проектів з завданнями, які природно просуваються від одного до одного

наступного, але не слід використовувати як довгостроковий інструмент або для надмірно складних проектів.

Канбанські дошки

Чи є у вашому проекті велика кількість кроків, які не обов'язково повинні виконуватися в послідовному порядку? Чи є у вас декілька людей, що працюють за одним проектом, або завдання часто оновлюються? Якщо це так, Kanban може запропонувати вам ідеальне рішення. (Дізнайтеся більше про те, як Kanban працює в управлінні проектами.)

За допомогою панелі Канбан кожне завдання проекту написано на записці і поміщено у відповідний стовпчик, наприклад, "робити", "у процесі виконання" або "зроблено". Після завершення кожного завдання відповідна наліпка переміщується по дошці до тих пір, поки всі нотатки не будуть у стовпці "зроблено".

Ця організаційна система дуже легко зрозуміти і швидко змінити, але вона не дуже портативна, і потрібно бути обережним, щоб жодна з нот не впала і не була втрачена.

Звіти про стан

Діаграми Ганта є відмінними інструментами для відстеження ваших проектів, не обов'язково для спілкування з ними. Якщо все, що вам потрібно зробити, - повідомити про свій прогрес з клієнтом, вашим спонсором проекту або іншими членами команди, звіт про стан може бути вашим найкращим варіантом. Крім того, багато програмного забезпечення для управління проектами дозволять створити спрощені, легкі для розуміння звіти про стан за допомогою всього декількох клацань миші, заощаджуючи цінне час і енергію.

Діаграми Ганта є дуже практичними для відстеження всіх завдань, які входять у великий проект, але вони не завжди найкращі для передачі цієї інформації з іншими, особливо з тими, хто не звик читати їх.

У вас є кілька інших альтернатив. Спробуйте одну з цих п'яти альтернативних діаграм Ганта самостійно. Ви можете бути приємно здивовані тим, скільки часу ви можете заощадити.