Використання організаційних діаграм як засобу керування

Організаційні діаграми, або Org Charts для коротких, використовуються, щоб показати людям намічену структуру організації. Ця "формальна" організація повинна відображати структуру влади компанії. Іноді Org Charts служать лише для того, щоб заплутати людей щодо того, що таке структура насправді. Це, як правило, не є навмисним, а радше відображає плутанину людей.

Проте також можна використовувати Org Chart як інструмент управління, щоб сприяти досягненню цілей вашої організації. Ми розглянемо типові приклади «стандартних» Org Charts. Ми подивимося на плутанину Org Charts. Нарешті, ми розглянемо використання діаграми Org як інструмент управління.

"Стандартні" організаційні діаграми

Стандартні діаграми Org зазвичай використовуються, щоб показати людям передбачену структуру організації. Ця "формальна" організація повинна відображати структуру влади компанії. Часто вона відображає лише структуру відповідальності. Реальна влада в організації часто слідує за лініями зв'язку замість ліній в діаграмі Org.

Графіки зазвичай мають пірамідальну форму. Вони показують відповідальну особу зверху. Нижче наведені кластерні підлеглих, як правило, у прогресивно менших ящиках. Як правило, особи, показані на одному горизонтальному рівні в діаграмі Org, сприймаються як «колеги» в організації.

Ця діаграма орґації департаменту обчислювальної техніки Імперського коледжу (DOC) типова для діаграми піраміди. Керівник відділу має п'ять директорів, які безпосередньо звітують перед ним, а також заступник голови та пошуковий комітет. Кожен з директорів має свої безпосередні доповіді в зелених овалах нижче своїх комітетів.

Заплутані організаційні діаграми

Іноді Org Charts може заплутати людей щодо того, що таке структура насправді. Це, як правило, не є навмисним, а скоріше відображає плутанину людей. Якщо ви не впевнені в функціональних відносинах групи, або якщо вони часто змінюються, то практично неможливо точно їх діагностувати.

Можливо, найпоширенішим місцем, де можна знайти заплутані Org Charts, є федеральний уряд США. Діаграма Org Chart для відділу комп'ютерних наук і математики Національної лабораторії Oak Ridge не дає швидкого розуміння структури організації. Здається, це свідчить про те, що одинадцять функцій звітують безпосередньо Директору.

Хоча проміжок контролю (кількість прямих звітів, які може ефективно контролювати менеджер), значно відрізняється, нам важко повірити, що це оптимально функціонуюча організація. Деякі з лідерів функцій, ймовірно, "більш рівноправні". Якби ми планували потоки комунікацій в рамках цієї організації, і кількість часу, який кожен підлеглий проводив з директором, деякі з прямих звітів, ймовірно, повинні бути перекласифіковані як підлеглі інших функцій.

Організаційні діаграми як інструмент управління

Графіки Org зазвичай є реактивними, а не активними пристроями. Ми створили організацію або дозволили еволюціонувати, і вона зросла. Це вже не зрозуміло людям всередині організації, або людям, з якими вони взаємодіють, хто відповідає за що. Таким чином, ми складаємо купу ящиків і рядків, щоб показати всім, хто що робить. Потім ми додаємо пунктирні лінії і подібні штучні пристрої, щоб показати, що те, що ми вперше малювали, насправді не завжди так.

Однак кращим варіантом є створення діаграми Org, яка відображає, де ви хочете йти організацією, а не просто відображає її тепер. Якщо ви хочете плоскої горизонтальної організації, намалюйте діаграму Org таким чином. Покажіть, що шести або вісім (або навіть одинадцять, як ми бачили вище) звітують керівникам ВП. Покажіть, що всі десять програмістів звітують безпосередньо менеджеру проекту.

Якщо ваша організація спирається на якісні кола або виробничі команди для виконання своєї місії, ви повинні показати це у вашій Org Chart. Не вважайте, що потрібно дотримуватися горизонтальних групувань і вертикальних ліній. Якщо ваші співробітники будуть більш чітко розуміти свої ролі, ви можете використовувати кола, перевернуті трикутники або що завгодно ще потрібно.

На ринку є багато програмних продуктів, які допоможуть вам показати, як ви хочете, щоб ваша організація функціонувала. OrgPlus є прикладом видів інструментів, які можна використовувати для роз'яснення багатьох аспектів бізнесу, включаючи Org Charts.

Як це має бути зроблено

Наведений нижче приклад являє собою діаграму Org, яка дуже вразила мене. Він був випущений для вступу в нову еру для компанії, яка вимагала творчих, нових дій від усіх своїх співробітників.

У ньому чітко видно плоска горизонтальна структура, спрямована на сприяння комунікації та інновації. У ньому чітко видно команда, яку сформували два провідні офіцери, що свідчить про те, що працівники повинні робити. Однак вона зберігає однозначні лінії остаточної відповідальності. Президент явно керує компанією, але всі інші знають, що вони повинні зробити свою частину, щоб досягти успіху.

Шлях Org Діаграма мусить бути

Ще рано говорити, чи буде ця Org Chart мати бажаний ефект. Він був на місці всього кілька тижнів. Тим не менш, офіцери компанії явно використовували його як ефективний інструмент управління, щоб допомогти їм залучити свою організацію до нових цілей.