Краще форматування для ділового листа

Бізнес-лист - це офіційний документ, який часто надсилається від однієї компанії до іншої або від компанії до її клієнтів, співробітників і зацікавлених сторін, наприклад. Ділові листи також використовуються для професійної кореспонденції між особами. Хоча електронна пошта стала найпоширенішою формою листування, роздруковані ділові листи досі використовуються для багатьох важливих, серйозних видів листування, включаючи довідкові листи, перевірку зайнятості, пропозиції роботи та багато іншого.

Написання ефективного, полірованого ділового листа може бути легким для виконання завданням, якщо ви дотримуєтеся встановлених правил оформлення та мови. Зрозумійте, що ваш одержувач регулярно читає значну кількість кореспонденції і виступає за добре виконані листи, які не містять помилок та граматичних помилок. Гарне правило полягає в тому, щоб двічі перевірити його, а потім переглядати його колегу, щоб нічого не було пропущено.

Розділи ділового листа

Кожен розділ вашого листа повинен дотримуватися відповідного формату, починаючи з вашої контактної інформації та інформації про Вашого одержувача; привітання; тіло листа; закриття; і нарешті, ваш підпис.

Формат бізнес-листа

Нижче наведено традиційний формат бізнес-листів, з порадами про те, як налаштувати його на основі ваших відносин з читачем і яким бажаним результатом є.

Ваша контактна інформація:

Твоє ім'я

Назва вашої роботи

Ваша компанія

Вашу адресу

Місто, державний поштовий індекс

Ваш номер телефону

Ваша електронна адреса

Дата

Контактна інформація отримувача:

Їхнє ім'я

Їх назва

Їхня компанія

Адреса компанії

Місто, державний поштовий індекс

Привітання:

• Використовуйте "Для кого це стосується", якщо ви не впевнені, до кого ви звертаєтесь.
• Використовуйте формальне привітання “Шановний містер / губернатор. Прізвище, ”якщо ви не знаєте одержувача.
• Використовуйте «Шановні Ім'я», лише якщо у вас є неформальні відносини з одержувачем.

Тіло

Основи форматування:

• Використовуйте окремі лінії з доданим проміжком між кожним абзацом, після привітання та вище закриття.
• Зліва виправте вашу букву (на лівому краю).

Удар праворуч:

Зробити мету вашого листа зрозумілою за допомогою простої та цільової мови, зберігаючи короткий початковий параграф. Ви можете почати з: «Я пишу у зв'язку з…», а звідти спілкуватися тільки з тим, що вам потрібно сказати.

Наступні пункти повинні містити інформацію, яка надає вашому читачеві повне розуміння вашої мети (цілей), але не уникати вигадливих речень і непотрібних довгих слів. Знову ж таки, тримайте його лаконічним, щоб підтримувати їхню увагу.

Якщо ви прагнете переконати одержувача певним чином, чи вкладати гроші, давати вам довідку, наймати вас, співпрацювати або вирішувати проблему, створіть переконливий випадок для своєї справи. Якщо, наприклад, ви хочете, щоб читач спонсорував благодійну акцію, визначте будь-яке збіг з філантропічними цілями своєї компанії. Переконайте читача, що допомога вам буде взаємовигідною, і ви збільшите свої шанси на отримання підтримки.

Тримайте свій закритий абзац до двох речень. Просто повторіть свою причину для написання і подякуйте читачеві за те, що ви звернули увагу на ваш запит.

Безкоштовно:

Деякі хороші варіанти закриття включають:

• З повагою,
• Щиро Ваш,
• Сердечно,
• З повагою,

Якщо ваш лист менш формальний, подумайте про використання:

• Все найкраще,
• Найкраще,
• Дякую,
• З повагою,

Підпис:

Напишіть свій підпис під закриттям і залиште чотири пробіли між закритим і введеним вами повним ім'ям, заголовком, номером телефону, адресою електронної пошти та будь-якою іншою контактною інформацією, яку потрібно включити. Використовуйте формат нижче:

Ваш рукописний підпис

Набрано повне ім'я

Назва

Приклад бізнес-листа

Ви можете використовувати цей зразок бізнес-листів як модель. Завантажте шаблон (сумісний з Документами Google і Word Online) або прочитайте текстову версію нижче.

Завантажте шаблон Word

Приклад бізнес-листа (текстова версія)

Твоє ім'я

Назва вашої роботи

Ваша компанія

Вашу адресу

Місто, державний поштовий індекс

Ваш номер телефону

Ваша електронна адреса

Дата

Ім'я Одержувача

Назва одержувача

Компанія-одержувач

Адреса компанії-одержувача

Місто, державний поштовий індекс

Шановний пане / мій. Прізвище, Хотілося б запросити Вас відвідати наше майбутнє засідання з роботи мережі відділу ліберальних мистецтв. Захід відбудеться в другій половині дня 20 лютого. Ми хочемо надати нашим випускникам старших курсів можливість зустрітися з бізнес-лідерами в області, які можуть шукати нових співробітників, які мають дипломи в галузі вільних мистецтв.

Захід відбудеться у студентському центрі Кокса при Північному державному університеті та триватиме від 2 до 3 годин. Якщо ви зацікавлені у відвідуванні або відправленні представника компанії, щоб зустрітися з нашими студентами, будь ласка, повідомте про це якомога швидше, і я можу забронювати столик для вас.

Дякуємо за ваш час, і я сподіваюся почути від вас найближчим часом.

З повагою, Ваш підпис (друкований лист)

Ваша введена назва

Назва вашої роботи

Якщо ви надсилаєте електронний лист, ваш підпис буде трохи іншим. Замість включення контактної інформації до заголовка листа, перелічіть її нижче підпису. Наприклад:

Надсилання ділового листа електронною поштою

Щиро Ваш, Ім'я прізвище

Назва

Вашу адресу

Ваш номер телефону

Ваша електронна адреса

Укажіть тему, про яку ви пишете, у рядку теми повідомлення електронної пошти, тому читач зрозуміє, чому ви надсилаєте повідомлення.

Бізнес лист написання поради

Ви можете знайти більш детальну інформацію в цих рекомендаціях про те, як написати діловий лист, включаючи вибір шрифту, вибір полів і правильне форматування вашого листа.

Завжди корисно подивитися приклади, щоб отримати ідеї для власної кореспонденції. Огляд зразків листа, включаючи супровідні листи, інтерв'ю спасибі листи, подальші листи, прийняття і відхилення роботи листів, листи відставки, листи вдячність, і більше ділових і пов'язаних з працевлаштуванням зразки листа.