Як знизити вартість ділових поїздок співробітників

Маючи певну симпатію до роботодавців, які намагаються контролювати витрати на поїздки, просити працівників ділитися кімнатами - це не те, з чого почати - або закінчити.

Ці ідеї є менш стресовими і образливими для середнього працівника, який подорожує по бізнесу для свого роботодавця. Співробітники - це звичайні люди, які просто хочуть дотримуватися конфіденційності та віддаленості від співробітників під час відрядження, особливо якщо вони провели день з співробітниками. Роботодавцям не потрібно просити співробітників ділитися кімнатами.

Інші способи заощадити на вартості ділових поїздок співробітників

• Потрібно, щоб працівники подорожували в той же день, коли це можливо.
• Розробити та впровадити фірмову політику подорожей, яка передбачає конкретні деталі щодо добових платежів на різних напрямках, бажаних готельних мережах, де роботодавець може встановити ставку дисконту, відшкодування витрат та ліміти, які вимагають підпису менеджера заздалегідь, якщо перевищено.
• Утримувати працівників у букві закону, як зазначено в політиці подорожей, без попереднього дозволу на виключення. Не відшкодовуйте витрати, які не були дозволені політикою або виключенням.

• Знову обговорюйте або обговорюйте корпоративні тарифи з готельними мережами, загальними для ваших місць призначення. Шукайте готелі, які пропонують такі зручності, як безкоштовний сніданок, безкоштовний коктейль, закуски і закуски, холодильники і кавоварки в номерах. Вимагати від працівників використовувати ці готелі та зручності, коли вони доступні.
• Використовуйте менш дорогий готельний ланцюжок під час бронювання. Більшість працівників віддали б зірку за приватну кімнату. Не очікуйте нижчих стандартів у таких областях, як чистота та інші зручності для працівників готелів, які оцінюються з меншою кількістю зірок. Періодично перевіряйте подорожуючих, щоб переконатися, що вибрані місця відповідають їхнім потребам.

• Використовуйте послідовну службу бронювання подорожей, наприклад, American Express Global Business Travel, щоб допомогти контролювати витрати. Вони допоможуть вам спланувати, прийняти політику, заощадити витрати та обмежити витрати працівників. Навіть місцеві туристичні послуги можуть допомогти вам заощадити на ділових поїздках, але перевагою компанії American Express є їхня досяжність на національному та міжнародному рівнях, а також їхні онлайн-послуги.
• Зробіть домовленості з однією авіакомпанією для використання їх послуг, коли це можливо, щоб отримати корпоративну знижку на кожен рейс. Вимагати від працівників використовувати послугу бронювання авіакомпанії, наприклад, Southwest Airlines Corporate Travel. Роботодавці також можуть заощадити, коли літаки заброньовані заздалегідь.

• Змусити працівників, які приймають останню хвилину, отримати дозвіл. В одному випадку, в клієнтській компанії, квиток на літак, який коштував би 300 доларів при бронюванні за кілька тижнів, коштує понад $ 1200, коли працівник зробив бронювання за два дні до заходу. Це має відбуватися лише в надзвичайній ситуації, оскільки більшість квитків переноситься, навіть якщо вони не повертаються.
• Скорочення витрат на проїзд в інших областях, таких як харчування та алкоголь на добові та транспортування. Змінюйте витрати на місце проживання. Наприклад, Нью-Йорк є дорогим у порівнянні з Лас-Вегасом. Менші, не курортні зони є ще більш доступними. Ваша політика щодо подорожей повинна відображати витрати, які будуть відчувати Ваші співробітники, коли вони подорожують до різних штатів і регіонів.

• Експериментуйте з віртуальними зустрічами, такими службами, як Skype для бізнесу, і відео. Хоча спочатку незручні, не-особисті зустрічі є набутою майстерністю. Працівники стають більш комфортними, оскільки користуються цими послугами з плином часу. Вебінари добре працюють на різні види тренінгів, особливо на семінарах, які дозволяють відвідувати декількох співробітників.
• Вимагайте від своїх працівників використовувати менш дорогий громадський транспорт і послуги трансферу, якщо вони доступні, а не таксі, особливо коли співробітники подорожують між аеропортами і готелями. Більшість великих конференцій надають безкоштовний трансфер між готелями та конференц-центром. Менше використання таксі або вимога, що співробітники збираються платити за групове таксі, можуть заощадити багато грошей.

Попросити дорослих працівників зробити своєчасні застереження, витрати бюджету на їхні ділові поїздки та вивчити інші варіанти, окрім поїздок на зустрічі та навчання, - це правильний підхід до оптимізації витрат на ділові поїздки. Вони поважають працівників.

Вони приносять користь роботодавцеві, тому що працівники відчувають повагу і турботу, що викликає позитивну мораль. Вони підтримують цикл позитивних відносин у правильному напрямку.

А як щодо дешевих сімейних поїздок?