Писання для бізнесу - управління та лідерство

Метою ділового листування є передача інформації комусь іншому або запит інформації від них. Щоб бути ефективним письмом для бізнесу, ви повинні бути повними, лаконічними і точними. Ваш текст повинен бути написаний таким чином, щоб читач міг легко зрозуміти, що ви говорите або запитуєте.

Багато письменників для бізнесу недбалі, погано написані, дезорганізовані, завалені жаргоном і неповними. Часто він або занадто довгий або занадто короткий. Всі ці ознаки сприяють неефективному діловому листуванню.

Якщо ви пишете пропозицію з продажу, електронний лист до вашого начальника, або інструкцію з експлуатації програмного пакета, є певні кроки, які ви повинні дотримуватися, щоб бути ефективними. Виконайте ці п'ять кроків:

1. Організуйте свій матеріал
2. Розгляньте вашу аудиторію
3. Запишіть свої думки
4. Коригуйте свій матеріал
5. Редагуйте свій матеріал

Організація є ключовою

Якщо ви не організуєте свій матеріал, він не вийде добре, і це не матиме сенсу. Написання може бути простим або складним. При написанні електронного листа, що повідомляє про зустріч персоналу, це так само просто, як зібрати свої думки. З іншого боку, вам, мабуть, потрібно заздалегідь розробити складний план готового матеріалу, якщо ви пишете результати інноваційного фармацевтичного дослідження. Незалежно від завдання, без відповідного рівня організації (навіть організації ваших думок), ви не можете включити все, що вам потрібно, або не дають уваги найважливішим темам.

Пропуски або неправильне фокусування зроблять написання вашого бізнесу менш чітким.

Знайте свою аудиторію

Перш ніж почати писати, подумайте про свою цільову аудиторію. Наприклад, презентація про нову програму 401 (k) вашої компанії може мати той самий план, що й для Вашого фінансового директора, а також для співробітників, але рівень деталізації, який Ви включаєте, буде різним. Також потрібно розглянути тон. Швидка електронна пошта вашій команді, нагадуючи їм про щорічну компанію, не матиме такої ж тональності, як і ваше повідомлення про річний звіт вашої компанії.

Також пам'ятайте, що ви будете більш ефективно спілкуватися зі своєю аудиторією, якщо зосередьтеся на тому, що ви хочете, щоб вони почули, а не на те, що ви збираєтеся сказати.

Слово про гарне письмо

Добрі письменники мають різні стилі письма. Деякі вважають за краще написати все, а потім повернутися і редагувати. Інші вважають за краще редагувати, коли йдуть разом. Іноді їх стиль бажаний залежить від того, що вони пишуть.

Коли ви пишете (або коли ви редагуєте), знайте про довжину. Ви повинні використовувати достатньо слів, щоб зробити свій сенс ясним, але не використовуйте непотрібні слова, щоб зробити його квітковим. Бізнес-письмо має бути чітким і лаконічним, не багатозначним і квітковим. Пам'ятайте, ніхто в бізнесі не встигає прочитати більше, ніж потрібно.

З іншого боку, не робіть свій шматок занадто коротким. Ви повинні писати достатньо, щоб ваш сенс був ясним і не буде зрозуміло. Уявіть собі, якщо частина обладнання на складі була позначена як "використана, але хороша". Було б незрозуміло, що це означає, що частина обладнання була використана чи багато, або що частина обладнання вже не нова, але функціональна. Кілька додаткових слів зробили б сенс ясним. Крім того, уникайте використання жаргону або скорочень, оскільки вони можуть означати різні речі для різних читачів.

Незалежно від стилю написання, всі письменники повинні коректувати та редагувати всі письмові матеріали, навіть електронні листи.

Коректування та редагування

Незалежно від стилю написання, всі письменники повинні коректувати та редагувати всі письмові матеріали, навіть електронні листи. Після того, як ви закінчите писати, перевірте свою роботу. Після цього вам може знадобитися його редагування. Коректура повторного читання, що ви написали, щоб переконатися, що всі слова в голові зробили правильно на папері. Оскільки наш мозок працює швидше, ніж наші пальці, ви можете пропустити слова, залишити кінець або використати неправильний омонім (наприклад, "там" замість "їх"). Корегування ловить ці помилки. Очевидно, що коректування одного рядка електронної пошти легко і просто поглядаючи на нього, як ви типу може бути достатньо.

Однак, якщо ви пишете інструкцію з експлуатації, ваша коректура буде більш складною і триватиме довше.

Після того, як ви перевіряєте свій матеріал, настав час редагувати. Іноді коректура і редагування можна робити одночасно, але вона є більш ефективною, коли вони виконуються послідовно.

Ви редагуєте це, щоб виправити або змінити те, що ви написали, щоб зробити матеріал кращим (і читати). Під час написання для бізнесу це означає виправлення помилок і максимально чіткий і стислий текст.

Ви не пишете роману

Коли ви пишете для бізнесу, ви не пишете наступний "великий американський роман". Ваше написання повинно бути настільки описовим, наскільки це необхідно, але вам не потрібно малювати яскраві картини, використовуючи багато великих слів і цифр мови. Якщо ви маєте на увазі "скляні будинки", не пишіть "склоподібні доміцили", пишуть "скляні будинки".