Список і приклади канцелярських навичок

Канцелярська робота гарантує, що офіс працює безперебійно. Вона включає в себе щоденні адміністративні завдання офісу, такі як відповідь на телефони, планування зустрічей, відправлення факсів і подання документів.

Канцелярські / адміністративні навички корисні для будь-кого, хто працює в офісі. Більшість працівників повинні виконувати хоча б деякі канцелярські роботи, тому ці навички можуть бути корисними незалежно від того, якою є ваша офіційна посада. Службовці та секретарі повинні мати особливо сильні канцелярські навички. Працівники на цих посадах виконують більшість повсякденних завдань офісу.

Типи канцелярських робочих місць

Хоча деякі люди використовують ці посади як взаємозамінні, службовці та секретарі відрізняються від адміністративних помічників. Адміністративним помічникам часто потрібні дипломи про вищу освіту і їм надано більше обов'язків, у тому числі керівних проектів, а іноді навіть керівних команд.

Навпаки, службовці та секретарі, як правило, не потребують великої освіти за вищою освітою (хоча існують програми вищої освіти, які зосереджені на канцелярській та секретарській роботі). Вони керують щоденною роботою офісу, але, як правило, не мають управлінських обов'язків.

Клерки та секретарі працюють у різних галузях, включаючи фінанси, бізнес, медицину, уряд, право та багато іншого.Деякі з цих посад вимагають спеціальних навичок. Однак, існують основні навички, необхідні для майже кожної позиції канцелярського та адміністративного помічника.

Прочитайте нижче список технічних навичок, які роботодавці шукають у кандидатів на роботу. Включено детальний перелік п'яти найважливіших технічних навичок, а також додаткові переліки відповідних адміністративних навичок.

Як використовувати списки навичок

Ви можете використовувати ці списки навичок у процесі пошуку роботи. Важливо використовувати кілька цих слів навичок у своєму резюме. Роботодавці все частіше використовують системи відстеження заявників для ранжування та «зарахування» отриманих резюме. Ці системи запрограмовані на пошук конкретних ключових слів, і тому резюме, яке їх включатиме, буде більше ймовірно, що вони будуть обрані для подальшого розгляду, коли вони будуть залучати менеджерів під час другого раунду розгляду.

По-друге, ви можете використовувати ці ключові слова у супровідному листі. У тілі вашого листа, спробуйте згадати одну або дві з цих навичок, і дайте конкретний приклад того часу, коли ви демонстрували їх на роботі.

Нарешті, ви можете використовувати ці навички в інтерв'ю. Переконайтеся, що у вас є принаймні один приклад того часу, коли ви продемонстрували кожну з п'яти найкращих навичок, перелічених тут.

Звичайно, кожна робота потребуватиме різних навичок і досвіду, тому переконайтеся, що ви уважно прочитали опис роботи і зосередьтеся на навичках, перерахованих роботодавцем.

Крім того, перегляньте наші інші списки навичок, перерахованих за завданням і за типом кваліфікації.

Кращі духовні навички

Увага до дрібниць

Канцелярська робота передбачає звернення уваги до повсякденних деталей офісу, речей, які можуть забувати інші люди, наприклад, відповіді на повідомлення та відстеження електронних листів, відстеження зустрічей та багато іншого. Клерк або секретар повинен бути в змозі зосередитися на цих деталях, і не дозволяти нічого проскакувати через тріщини.

• Аналітичний
• Оформлення подорожей
• Визначення пріоритетів
• Вирішення проблем
• Розсуд
• Облік
• Планування зустрічей
• Введення тексту

Спілкування

Канцелярські працівники повинні мати навички письмового та усного спілкування. Вони, як правило, відповідають на телефони, записують записки, надсилають електронні листи, вітають клієнтів і клієнтів.

Тому вони повинні вміти говорити і писати чітко і ефективно. Вони повинні передавати інформацію таким чином, щоб її було легко зрозуміти.

• Відповідь на телефони
• Спілкування
• Листування
• Обслуговування клієнтів
• Електронна пошта
• Надсилання факсів
• Стійка реєстрації
• Мовні навички
• Прослуховування
• Усна комунікація
• Коректура
• Написання

Комп'ютерні навички

У цей день і вік навички роботи з комп'ютером є критичними для будь-якої канцелярської роботи. Клерки і секретарі повинні бути швидкими і точними друкарками. Вони також зазвичай потребують внесення деяких даних, тому вони повинні бути знайомі з Excel та іншими програмами для введення даних. Вони також повинні бути знайомі з іншими програмами Microsoft Office, такими як Word та PowerPoint. Будь-які додаткові навички роботи з комп'ютером, такі як можливість розробки або редагування веб-сторінок, вважаються великим плюсом.

• Введення даних
• Управління даними
• Безперебійність бази даних
• Настільна публікація
• Microsoft Office
• Офісні машини
• Обробка текстів

Грамотність

Чимало канцелярських робіт передбачає чисельність. Деякі службовці, певною мірою, відповідають за ведення бухгалтерського обліку та / або обліку компанії. Вона вимагає навичок літератури. Можливість швидко розраховувати суми - це позитивна якість у секретаря чи секретаря.

• Бухгалтерський облік
• Точність
• Платежі
• Бухгалтерія
• Бюджетування
• Витрати
• Електронні таблиці
• Технологія

Організація

Необхідно організувати секретарів і секретарів. Вони відповідають за те, щоб офіс працював безперебійно. Це передбачає відстеження графіка роботодавця, відповіді на повідомлення електронної пошти та телефонних дзвінків, а також ведення файлів. Все це вимагає великих організаційних навичок.

• Прийняття рішень
• Доставка пошти
• Ефективний
• Подача
• Управління
• Багатозадачність
• Нагляд
• Фотокопіювання та збірка
• Планування
• Сортування
• Управління часом

М'які навички

На додаток до цих п'яти перших технічних навичок, кращі офісні працівники також володіють м'якими навичками, які часто є вродженими рисами особистості, а не вивченими компетентностями. До них відносяться сильні навички міжособистісного спілкування, робота в команді, гнучкість, надійність, креативність, адаптивність і креативність. Вони є найважливішими характеристиками для керівників офісів, адміністраторів, персональних помічників, офісних помічників та виконавчих помічників.