Як зменшити ризик крадіжки працівників

Стратегії безпеки та нагляду за останні роки значно покращилися завдяки новим технологіям. Багатофункціональне обладнання для спостереження та менш помітні програми для відстеження тенденцій є більш ефективними для виявлення можливих лазів у системі безпеки. Ці лазівки дають можливість злодіям або казенникам отримувати несанкціонований доступ до казначейської компанії та інвентарю.

Крадіжка працівників піднімається

Згідно з даними торгової палати США, 75 відсотків працівників визнали крадіжку від своїх роботодавців принаймні один раз, а 38 відсотків визнали, що вони крадуть у роботодавців принаймні двічі. ФБР посилається на крадіжку працівників як найшвидше зростаючу злочинність у США, що коштує підприємствам близько семи відсотків від їх очікуваної маржі. Проблема стає настільки важкою для деяких підприємств, які постраждали від крадіжки працівників, що близько 33 відсотків відштовхуються від банкрутства через втрати від крадіжки або шахрайства.

Звіти, зібрані за допомогою статистичного мозку, свідчать, що понад 28 відсотків бізнес-втрат коливалися від $ 100 000 до $ 499 000, а 25 відсотків втрат перевищили 1 мільйон доларів. Ці цифри викликають занепокоєння, оскільки вони демонструють, що втрати бізнесу через крадіжки працівників не є тривіальними. Середній обсяг грошових коштів або викрадених товарів становив 75 тисяч доларів.

Тільки в 2014 році понад 1,2 мільйона фахівців-магазиністів і неслухняних працівників опинилися під впливом, згідно з дослідженням, проведеним Джеком Л. Хейсом, консалтинговою фірмою, що займається профілактикою збитків та усадкою запасів. Більш істотно, що ці цифри були отримані від 25 великих роздрібних торговців, що свідчить про те, що ця проблема є більш поширеною, і втрати, які були б значнішими, якщо б дрібні та середні підприємства роздрібної торгівлі були включені до цього продукту. Згідно з деякими дослідженнями, втрати від крадіжки працівників випереджали втрати від крадіжок у магазинах.

Методи крадіжки працівників

Крадіжка працівників може бути важко виявити, оскільки злочинець є інсайдером, знайомим з системою. Крім того, ці співробітники мають доступ до ключів королівства через їхні позиції та репутацію надійних гравців команди. Ось деякі з методів, які зазвичай використовуються для викрадення з компанії.

• Бухгалтерський і фінансовий персонал може перенаправляти чеки, отримані на особисті рахунки. Оскільки вони підтримують бухгалтерські книги, вони можуть приховати крадіжку шляхом зміни записів.
• Маючи доступ до корпоративного поточного рахунку, працівники можуть писати чеки на фіктивні платежі, які переадресовуються на особисті рахунки.
• Крадіжка готівки вимагає планування, оскільки касири повинні збалансувати свій грошовий ящик під час закриття зміни. Вони можуть скасувати готівку шляхом свідомого підрахунку змін для клієнтів і збереження різниці. Для підприємств, які не здійснюють сканування, працівники можуть наводити більш високу ціну за немаркований товар і кидати баланс.

• Крадіжка товарів здійснюється через приховане використання сміттєвих баків, системи утилізації або особистих мішків, щоб викрастися з ділових товарів. У роздрібній торгівлі процес повернення і повернення дає багато шансів викрасти з компанії з допомогою або без допомоги третьої сторони.
• Крадіжка поставок може здатися дріб'язковою, але сума швидко зростає, коли співробітники стають більш нахабними, приймаючи канцелярські товари для особистого користування.
• Крадіжка заробітної плати - це плата за нетрудовий час та відшкодування витрат, не пов'язаних з веденням бізнесу.

Розуміння мотивацій за крадіжку працівників

У більшості компаній працівники проходять жорсткий процес перевірки, включаючи перевірку довідки, історію зайнятості та перевірку кредитів. Процес призначений для виключення непридатних осіб з пулу заявників. Можна з упевненістю припустити, що працівники, які проходять перешкоди перед працевлаштуванням, є кваліфікованими, надійними та надійними.

У багатьох випадках винуватці - це співробітники, які довіряють довіреним особам, які переходять від працелюбних типів працівників місяця до підлих злодіїв, які створюють ретельні плани перенаправлення коштів на власні рахунки або допомагають інвентаризації. Що могло б спонукати цих людей ризикувати своєю кар'єрою і засобами існування, щоб зробити кілька тисяч доларів?

1. Різкі зміни в житті: Втрата коханої через смерть, розлучення або розлучення - це руйнівний розвиток для будь-кого. Це може зменшити потік доходів працівника та збільшити витрати. Зіткнувшись із монтажем рахунків, працівник скористається можливістю брати невеликі суми грошей. Часто вони вважають, що можуть повернути її, не потрапивши.
2. Життя за межами їх шкали: Найбільші збитки, як правило, пов'язані з розкрадачами, які прагнуть жити за межами своїх засобів. Вони прагнуть жити гарним життям, але не можуть дозволити собі товарів і зручностей самостійно. Викрадені кошти використовуються для придбання дорогих автомобілів, будинків і предметів розкоші. Співробітник може приймати дорогі відпустки і брати участь у заходах, які коштують більше, ніж вони можуть собі дозволити.

1. Можливість: Співробітники можуть розпочати розкрадання дрібних сум, оскільки ця можливість з'являється. Клієнти можуть забути заявити про свою зміну, або бухгалтери можуть знайти можливість налаштувати книги, не будучи поміченими. Скориставшись цими можливостями, може стати звичною формою і скоро вийти з-під контролю.
2. Наркотики: Особи, які мають справу з компульсивним поведінкою, що коштує грошей, не є хорошими кандидатами на роботу, що включає обробку грошових коштів або облік. Примуси можуть подолати навіть найкращі наміри, і працівники потрапляють у комерційні фонди, щоб годувати азартні ігри, наркотики та інші залежності.

1. Жадібність: Хороші старомодні жадібні приводи довіряють працівникам використовувати можливості взяти для себе те, що було покладено на комерційні цілі. Крадіжка може приймати форму вилучення коштів або привласнення обладнання та інших товарів для власного використання.
2. Погані яблука, які пройшли процес перевірки: Процес відбору робочих місць має відсівати кандидатів з кримінальними справами, але іноді деякі з них пройдуть перевірку через неадекватні фонові дослідження або збої в обробці записів. Розташовані на позиції довіри, ці особи можуть побудувати свою схему, щоб вкрасти у компанії навіть на самому початку.

1. Помста: Сприйняті наслідки можуть спонукати працівників до пошуку відплати шляхом крадіжки у компанії. Особа, яка перейшла на просування або бічну передачу в бажане місце, або хтось особисто приймає негативну оцінку, може відчувати, що вони стверджують, що їм було відмовлено, викравши у компанії.

Оборонні стратегії мінімізації крадіжок працівників

Кращий захист - це активний підхід до проблеми крадіжки працівників. Експерти з безпеки свідчать, що власники бізнесу та менеджери повинні вважати, що це відбувається, або що це станеться, коли виникне така можливість. Це не означає, що з усіма співробітниками треба ставитися з підозрою, тому що це найшвидший спосіб послабити мораль. Стратегія передбачає комплексний огляд систем для виявлення лазів у адміністративних та експлуатаційних процедурах.

• Посилити процес скринінгу перед працевлаштуванням для виявлення червоних прапорів.Позиції, що забезпечують доступ до бухгалтерського обліку та фінансових звітів, повинні підлягати перевіркам на високому рівні, що охоплюють кредитну історію та всі випадки зустрічі з системою кримінального правосуддя. Надавання грошових коштів повинно бути надане встановленим співробітникам замість нових співробітників. Будьте обережні щодо невідповідностей у резюме або кричущій брехні, оскільки це може бути ознакою сумнівного характеру.
• Створити систему стримувань і противаг, особливо для працівників у чутливих позиціях з доступом до грошових коштів та інших фінансових рахунків. Впроваджуйте систему друзів, яка передбачає принаймні двох співробітників, які працюють разом. Процедури, які вимагають анулювання продажів і видачі клієнтам відшкодування, потребують схвалення керівником або менеджером. У бухгалтерії та бухгалтерському обліку бухгалтерські книги повинні підтримуватися командою працівників, а не довіряти тільки одній людині. За жодних обставин не повинна бути довірена одна особа контролювати всі фінансові звіти, які повинні підлягати позаплановому аудиту третіми особами.
• Використовуйте зовнішнього бухгалтера для вивчення ключових фінансових записів. Виписки з банку, випущені чеки та отримані чеки, а також бухгалтерські книги для кредиторської та дебіторської заборгованості повинні бути перевірені третьою стороною. Переконайтеся, що одержувачі платежів піддаються перевірці, а підписи на корпоративних чеках є законними.
• Встановіть систему відеоспостереження як засіб стримування. Люди менш схильні до нечесної поведінки, якщо знають, що вони знаходяться на камері. Камери там, щоб перешкодити ризикованій поведінці, перш ніж це станеться. Відеомоніторинг у реальному часі може бути корисним у зонах з високим рівнем ризику та високою цінністю, таких як складські приміщення та торговельні майданчики предметів розкоші.
• Встановіть процедури видалення сміття. Усуньте всі можливості використання системи утилізації та утилізації для крадіжки товарів для особистого користування або для перепродажу в інших місцях. Процес може включати розбирання і вирівнювання всіх коробок і ящиків, використання тільки прозорих мішків для сміття і забезпечення одностороннього доступу до сміттєвих контейнерів для працівників.
• Поліпшити моральний стан співробітників. Будівельна довіра - це двостороння вулиця. Ознайомтеся з працівниками, встановіть взаємозв'язок і будуйте відносини, тому що люди менш схильні піддаватися спокусі, якщо вони щасливі на роботі і піклуються про свою кар'єру.
• Відкрийте лінію радника працівника. По відношенню до попередньої пропозиції, співробітники, які є лояльними до компанії, можуть допомогти обмежити втрати через шахрайство та крадіжку, повідомивши про свої підозри анонімно. Забезпечте конфіденційність усіх звітів і ретельно вивчіть кожен звіт, перш ніж вживати заходів.

Притягати до суду чи не переслідувати

Малі та середні підприємства непропорційно постраждали від розкрадачів та шахраїв. Шістдесят чотири відсотки малих підприємств повідомляють, що вони стали жертвами крадіжки працівників, але лише 16% повідомляють про це на основі дослідження, проведеного докторантом у кримінальному правосудді в Університеті Цинциннаті. Часто власники малого бізнесу роблять не більше, ніж звільнити працівника, оскільки проведення судових процесів є дорогим, без гарантії того, що вкрадені кошти будуть повернуті. Інші компанії утримуються від судового позову, щоб уникнути перевірки своїх конфіденційних записів.

Коли справа доходить до крадіжки працівників, запобігання є кращим захистом. Перегляньте свої системи та процедури для виявлення вразливих районів та внесіть необхідні зміни. Це може допомогти працювати з нейтральною стороною зі свіжим поглядом, щоб знайти червоні прапори. Коли випадки шахрайства та крадіжки працівників виявляються, діяти швидко, рішуче і міцно. Дотримуйтеся політики нульової толерантності, щоб захистити вашу компанію від значних збитків через крадіжку працівників.