Управління змінами на робочих проектах

Менеджери проектів витрачають багато часу на створення планів і створення цілей команди. Спонсори, зацікавлені сторони та команди витрачають багато часу на внесення змін до обсягу роботи та процесу розгортання. Наявність чіткого, легкого процесу управління змінами на місці та стійкий погляд на велику картину, навіть коли деякі деталі зміщуються, проходить довгий шлях, спрямований на те, щоб проект рухався вперед і дозволяв вам зберігати свою прохолоду.

Прийміть цю зміну

Зміни відбуваються практично в будь-якій точці життєвого циклу управління проектом. Визнаючи, що зміни є неминучими - дійсно, часто корисними - частина процесу дозволяє найкращим керівникам проекту застосовувати більш гнучкі підходи до планування та виконання. Наявність стратегії для ефективного вирішення змін, як вони відбуваються, є найшвидшим способом зберегти очі кожного на приз, навіть перед тим, що іноді може здаватися постійним зрушенням у напрямку.

Визначений, структурований процес керування змінами - ваша гра для виконання; ваша стратегія «Біблія». Вона визначатиме для вас, як найкраще реагувати як лідер на пропозиції - навіть вимоги - до змін у процесі розвитку. Це допоможе вам граціозно та з впевненістю орієнтуватися, іноді спірними спільними ландшафтами на досягнення кінцевих цілей усіх сторін.

Процес управління змінами

Процес керування змінами виглядає так:

• Отримувати запит / запит на зміну процесу в проекті
• Оцінити запит / попит на зміни з акцентом на бюджет проекту щодо:
• матеріалів
• будь-які відповідні дозвільні вимоги
• годинник людини
• втрачений / отриманий час
• Підготувати та представити акціонерам проекту зв'язок з рекомендаціями щодо того, як продовжувати роботу щодо запитів
• Отримати схвалення або відхилення рішення акціонерів

Давайте розглянемо кожен з цих кроків по черзі:

Отримати запит / запит на зміну процесу в проекті

Ви отримаєте запит на зміну проекту сотнями різними способами: під час зустрічі, електронною поштою, по телефону, у коридорі, коли ви виходите з офісу увечері.В ідеалі, ви отримаєте інформацію про форму запиту на зміну, але ви повинні знати, що в реальному житті багато важливих зацікавлених сторін вважають, що завершення такого роду документів є завданням керівника проекту - і у вашій компанії це може бути.

Шаблон запиту на зміну проекту (більше про це за хвилину) повинен точно і лаконічно охопити всі деталі запиту, однак неофіційно вони приходять до вас. Після того, як ви відчуєте, що всі деталі чітко фіксуються, запустіть форму минулого ініціатора для перевірки того, що всі точки були повністю розв'язані.

Пам'ятайте, що зміни можуть також стосуватися відпрацювання. Не завжди припускайте, що зміни будуть пов'язані з введенням роботи. Процес такий самий, незалежно від того, збільшується чи зменшується масштаб проекту.

Провести оцінку змін

Дивіться детально запит на зміну. Ви оцінюватимете вплив на:

• Розклад
• Документація
• Робота, проведена на сьогоднішній день, і робота, що ще потрібно зробити
• Бюджет
• Заходи з якості
• Область застосування
• Доступність ресурсів

Наприклад, зміна програмного забезпечення може становити 5 днів. Це не просто додасть 5 днів до графіка, тому що це витіснить інше завдання і перемістить його в тимчасовий період, коли ключовий ресурс перебуває у відпустці. Це завдання також має бути переміщено, тому загалом ця зміна додасть 8 днів до графіка. Це буде коштувати $ 5k, щоб зробити, і додаткові 8 днів штовхає нас в інший місяць з контрактом постачальника, тому є витрати, щоб розглянути там теж. Якість залишається тією ж самою, але зміни сфери застосування включають нові зміни.

Необхідно оновлювати всю відповідну документацію, включаючи план проекту та навчальні посібники, які вже були розпочаті.

Таким чином, у загальній картині, просте 5-денне зміна має гучні ефекти. Важливо враховувати всі відповідні фактори, перш ніж прийняти рішення про впровадження, оскільки наявність повної картини може змінити результат.

Підготувати та представити рекомендації

Озброївшись розумінням повного впливу запитуваних змін або змін, надайте свої рекомендації щодо життєздатності зміни.

У деяких випадках зміни не будуть впроваджені, оскільки очікувана вигода буде меншою за вартість. В інших випадках можна знайти достатню користь для компенсації витрат на виконання додаткової роботи. Інші випадки доводять, що зміни є неминучими і не підлягають контролю, незалежно від негативного впливу, що виникає внаслідок регуляторних питань або питань відповідності, або внутрішніх питань, таких як організаційна реструктуризація.

Рішення

Для невеликих змін, які підпадають під обмеження авторизації, рішення щодо прийняття чи відхилення змін залежить від вас (з правильним входом від команди). Щось більше, має бути схвалено спонсором проекту або радою проекту. Терміни, на які підпадає категорія, як правило, чітко прописані на початку будь-якого проекту.

Незалежно від результату, важливо підтримувати всіх, хто бере участь у процесі. Члени команди відштовхування в будь-який момент розробки можуть коштувати цілісності всього проекту, а також будь-якого майбутнього співробітництва.

Інструменти керування змінами

Було розроблено ряд інструментів управління змінами, які полегшують і спрощують цей процес. Центральним елементом кожного інструментарію керування змінами має бути:

• Контрольний перелік або процес відображення пішохідних сторін через відповідні кроки, щоб підняти зміну масштабу проекту
• Форма запиту на зміну шаблону (Примітка: Якщо ваші проекти працюють в режимі он-лайн з автоматизованого робочого процесу, ідея включити цю форму до списку документів -

Розробка форми запиту на зміну проекту

Форма запиту на зміну проекту має включати:

• Ім'я особи, яка запитує зміну ("запитувач").
• Унікальний ідентифікатор, як номер зміни (ви можете додати це на себе пізніше, тому що малоймовірно, що хто-небудь з людей, що підняли запит і використовуючи форму, знатиме, що потрібно ввести тут).
• Опис запропонованої зміни з якомога більше деталей.
• Категорія зміни. В ідеалі, замовники повинні мати можливість вибирати з попередньо заповненої цієї секції, щоб вони лише мали позначити цей пункт. Це хороше місце, щоб відзначити, чи є запит на зміну відносно регулювання чи внутрішнього дотримання - якщо це дійсно (справді), ви можете обійти багато кроків планування та оцінки і просто продовжити роботу.
• «Чому» зміни. Яке обґрунтування його реалізації? Чому запитувач хоче цього?
• Потенційний вплив запропонованої зміни на різні елементи проекту, включаючи час, вартість, якість, обсяг. Запитувач може не мати всіх подробиць, тому може вимагатися, щоб ваша допомога заповнила ці пробіли через крок оцінки зміни. Мінімум, якого ви шукаєте на цьому етапі, це уточнення щодо того, чи може він збільшувати, зменшувати або змінювати існуючі параметри проекту.

Бланки запитів на зміну мають бути округлені з місцем для деталей, які потрібно заповнити, оскільки зміни обговорюються далі. Шаблон також повинен містити простір для:

• Змінити рішення: Прийняти, Відхилити або Відкласти
• Ім'я особи, яка приймає рішення (або групу), а також дату прийняття рішення та будь-які додаткові коментарі.

Зміни та управління проектом

Управління масштабами проекту - це процес, який фільтрує і уточнює відмінності між тим, що необхідно для успішного виконання проекту, а що ні. Коли отримано запити на зміну проекту, необхідно розглянути, як ці зміни можуть вплинути на загальний проект. Ваш процес управління змінами допомагає вам уточнити, і визначити в контексті, чому зміна є або не є практичною або необхідною.

Посібник з управління знаннями проекту (Керівництво PMBOK) - Управління змінами проектів п'ятого видання варто згадати, оскільки воно не настільки інтуїтивне, як ви думаєте. Посібник "PMBOK" містить відмінні керівні принципи для запуску у формі процесу, який називається «Обсяг контролю» у розділі «Сфера управління проектом». Проте, процес управління змінами в проектах має розглядатися більш інтегрованим чином, і це відображено в тексті. Користувачі "PMBOK Guide" також повинні звернутися до процесу Виконання інтегрованого контролю змін, оскільки він чітко визначає, як все поєднується у великому ландшафті.

Для того, щоб стати PMP, важливо зрозуміти, як «Керівництво PMBOK» охоплює управління змінами, оскільки це буде частиною вашого обстеження. Але майте на увазі, що процес управління змінами, який ви фактично використовуватимете на проектах, має бути інтегрованим, простим та практичним.

Ведучи свою команду через процес змін

Команда проекту має вирішальне значення для успіху будь-якого проекту, тому допомагає їм активно брати участь в управлінні змінами в процесі.

Ось 5 способів допомогти вашій команді швидко примиритися з процесом керування змінами проекту:

1. Будьте відкриті щодо змін. Дозвольте вашій команді знати, що очікується зміна проектів.

2. Будьте відкриті щодо процесу. Процес управління змінами, що обговорюється тут, не є природним для всіх. Більшість членів команди не знатимуть, чого вони очікують від них, поки вони не будуть надані. Створіть брифінг, щоб пройти процес з ними, і нехай кожен знає, яка його роль у виконанні.

3. Зробіть його легким. Зміни проекту часто є, у кращому випадку, контрольованим хаосом. Кроки, які ви вживаєте для успішної навігації, визначають вашу відвагу як менеджера проекту. Ваша команда може знайти зміни, які викликають тривогу - особливо великі чи ті, які повертають назад рішення, які довго вважали залагодженими, і перешкоди, які вважаються довго очищеними. Графік неправильний, бюджет може бути різним, вимоги, безумовно, різні.

Ваша команда звертається до Вас за рекомендаціями та стабілізацією. Зробіть цей процес максимально простим для них.

4. Будьте там, щоб допомогти. Новий спосіб роботи потребує часу для успішної інтеграції. Якщо ви раніше керували зміною проекту неформальним способом (або зовсім не), то перехід до формального процесу може зайняти деякий час, щоб стати "так, як ми робимо все тут". Дозвольте команді знати, що ви знаходитесь там, щоб допомогти їм, якщо їм потрібно запустити щось повз вас.

5. Не бійтеся сказати "ні". Не всі зміни є розумними пропозиціями. Дозвольте вашій команді знати, що якщо вони відчувають сильну думку про те, що зміна не є правильним для проекту в цей час, ви будете стояти за ними в цій розмові з запитувачем змін.

Нездатність керувати змінами ефективно є головним серед способів, які проект може бути повністю відірваний, так що пильнуйте. Озброєні правильною інформацією та процесами, проектні зміни можна вирішувати контрольованим, розумним та вигідним для всіх учасників.