Основні компоненти комунікації на робочому місці

Спілкування - це обмін інформацією між двома або більше особами, акт передачі інформації. Спілкування має дуже багато компонентів, і нездатність спілкуватися на робочому місці ефективно є звичайним явищем.

Ефективна комунікація вимагає від усіх компонентів спілкування, що чудово взаємодіють, для “спільного сенсу”, мого улюбленого визначення спілкування. Це є особливо важливим, коли запитуються питання і відповіді на них.

Компоненти в комунікації

Для кожного зв'язку існує п'ять компонентів, а шоста - загальне середовище робочого місця, в якому відбувається спілкування. Компоненти зв'язку:

• Індивідуальне відправлення повідомлення. Відправник повинен представити повідомлення чітко і з достатньою кількістю деталей, щоб одержувач поділяв значення з відправником.
• Контекст для повідомлення. Контекст - це те, як повідомлення доставляється відправником повідомлення. Контекст включає в себе невербальне спілкування, таке як жести, мова тіла, вираз обличчя та такі елементи, як тон голосу. Більшість контексту для повідомлення доступна тільки тоді, коли приймач може бачити і чути відправника повідомлення. Наприклад, емотікони електронної пошти та миттєвих повідомлень - це погана заміна, оскільки відправник формулює їх без вхідних даних від приймача.

  Іншим елементом контексту є емоції, які беруть участь у спілкуванні. Сердитий відправник? Чи є приймач байдужим до змісту комунікації або зневажливим до відправника? Нормальні людські емоції впливають на те, чи повідомлення успішно передано.

• Особа, яка отримує повідомлення. Приймач повинен уважно і уважно слухати, задавати питання для ясності і перефразувати, щоб переконатися, що одержувач поділяє значення з відправником. Якщо одержувач довіряє відправнику, шанси на ефективне спілкування збільшуються.
• Вибраний спосіб доставки. Метод доставки повинен вибиратися на основі найбільш ефективного середовища для передачі сенсу повідомлення. Оскільки способи спілкування настільки різноманітні з моменту появи комп'ютерів і мобільних пристроїв, рішення про спосіб доставки стали більш складними. Спосіб доставки повинен відповідати потребам зв'язку як відправника, так і приймача.

  Методи комунікації включають вербальне спілкування, миттєві повідомлення (IM), електронну пошту, листи, знаки, плакати, відео, скріншоти, телефони, замітки, бланки, письмові документи тощо. Ці методи продовжуватимуть розширюватися, і очікування працівників для миттєвого спілкування про все, що пов'язано з їх роботою, продовжуватимуть зростати.

  Особисте спілкування зросло, особливо для організаційної інформації, яка може вимагати змін, забезпечити визнання працівників або дозволити відповідати на запитання. Особисте спілкування також сприяє тому, що співробітники мають доступ до компонента, контексту.

• Зміст повідомлення. Зміст повідомлення має бути чітким і представлено і описано досить докладно для отримання розуміння від одержувача. Якщо вміст повідомлення резонує і з'єднує, на певному рівні, з вже затвердженими переконаннями одержувача, то це найбільш ефективно.

Як Запитувати хороші питання Посилює спілкування

Джеймс О. Пайл і Маріанн Карінч додають наступне, щоб допомогти ефективному спілкуванню.

Від людських ресурсів до обслуговування клієнтів, погані питання забруднюють майже кожне робоче місце. Погані питання часто підказують неповні або вводить в оману відповіді і можуть підірвати зв'язок. З іншого боку, хороші питання є цінним інструментом ефективності, компетентності та побудови відносин.

Існує шість типів добрих запитань: прямий, контрольний, повторний, наполегливий, короткий і невідповідний. Коротко описати їх:

• Прямі: Ви ставите просте питання з базовим запитом.
• Контроль: Ви вже знаєте відповідь на нього, коли ви його запитаєте. Це спосіб з'ясування того, чи людина бреше, неінформована та / або не звертає уваги.
• Повторити: Ви задаєте два різних запитання, що стосуються однієї і тієї ж інформації.
• Постійні: Ви задаєте одне й те саме питання різними способами, щоб вивчити всі аспекти потрібної інформації.
• Підсумок: Ви ставите питання, яке має на меті дати джерелу можливість повернутися до відповіді.

• Нерелевантні: Це не стосується теми, про яку ви хотіли б знати, але вона, напевно, не бреше; це слугує тому, щоб побачити, як виглядає істина, і змусити людину відкритися вам. Вона також може бути пов'язана з контекстом обміну запитаннями.

Подробиці про 6 типів хороших питань

Прямий

Найкращі прямі питання: Один запит, один дієслово і одне іменник або займенник.

• Хто ти?
• Що відбулося на вечірці?
• Коли ви прибули в офіс?
• Де клавіші автомобіля?
• Чому ви покинули зустріч рано?
• Скільки ви заплатили за цей iPad?

Контроль

Коли ви скажете, "я свідомо не збираюся задавати пряме питання?" Коли ви перевіряєте правдивість або точність відповіді, ви використовуєте контрольне питання і шукаєте послідовності.

Контрольні питання - це свідомі питання, на які ви знаєте відповідь, тому вони не стосуються виявлення інформації. Вони стосуються відкриття поведінки, шаблонів мовлення та рівня правдивості або точності. Можливо, це те, про що ви раніше говорили з людиною.

Якщо ви знаєте, що хтось у вашій команді з людських ресурсів відштовхнув співробітника, оскільки працівник надіслав електронну пошту, щоб поскаржитися на цю особу, ви можете задати контрольне запитання, наприклад: "Як це відбулося сьогодні в огляді продуктивності з Памелою?" інформація; Ви просто хочете дізнатися, як ваш співробітник HR відповідає на запитання.

Повторіть

Ви хочете прийти до тієї ж інформації двома різними способами. Наприклад, якщо ви запитали: «Скільки людей перебуває у відділі продажів?», Людина, з якою ви спілкуєтеся, може відповісти: «У полі є 22 особи». Пізніше, коли ви розмовляєте з ним про щось інше - області, де компанія має плацдарм, наприклад - ви можете запитати: "Скільки у вас є регіони продажів?"

Він може відповісти «22», що є способом підтвердження кількості персоналу в торгових силах. Це не абсолютний тест, але він дає цінність і довіру до того, що він сказав раніше. Це два різні питання, які перехресно перевіряють надану інформацію.

Використовуючи повторні запитання, ви також можете розкрити розбіжності. Якщо ваше джерело в цьому прикладі відповідає, що існує 28 регіонів збуту, ви хочете отримати деякі роз'яснення. Можливо, є цілком вагома причина - продажі зазвичай мають додатку 28, але останнім часом так багато обороту, що вони шість коротких - але відповідь викликає сумнів у тому, що існує невідповідність між числом персоналу та кількість територій продажу. Таке невідповідність має призвести до подальших запитань для вирішення проблеми.

Стійкий

У будь-якому обміні, в якому може бути надано більше однієї відповіді на питання, використовуйте наполегливі запитання, щоб отримати повну відповідь. Як і повторні запитання, наполегливі питання також корисні, якщо ви підозрюєте, що людина не правдива.

«Звідки ви відправилися у відпустку до Каліфорнії?», Може викликати відповідь: «Діснейленд». Хоча можливо, що Діснейленд є єдиним місцем, логічно слідувати цьому питанню «Де ще?»

Обходячи це повторне запитання і йдучи прямо на питання про Діснейленд, ви втрачаєте можливість отримати повну картину подорожі Каліфорнії, якщо це не відбудеться в інший час.

Резюме

Запитання не стосуються визначення правдивості, а також передачі джерела тому, що вона сказала, тому вона має можливість подумати: "Чи я дійсно сказав, що я мав на увазі?"

Ви продаєте автомобілі всіх видів, від двохдверних хетчбеків до повнорозмірних розкішних моделей. Молода пара прибуває до виставочного залу та просить випробувати-ведуть одну з розкоші взірці.

“Що ви будете використовувати автомобіль протягом більшої частини часу?” - запитаєте ви.

- Переїжджаючи вперед і назад працювати. Ми працюємо в одній будівлі, - каже вона.

"Для чого ще ви будете використовувати автомобіль?"

«Поїздки у вихідні, щоб побачити моїх батьків. Таку паузу вона додає: - Вони живуть за сто миль.

"Чому ви вважаєте, що розкішний автомобіль є найкращим вибором?"

Вони обмінюються поглядом. Він каже: "Нам це подобається краще за інших".

- Який ваш улюблений колір, - запитаєте ви, дивившись на неї.

"Червоний".

"Тож дозвольте мені побачити, чи отримав я це право. Я чую, як ви говорите, що хочете червону, повнорозмірну машину в розкішному класі. Наскільки добре цей опис відповідає тому, що ви хочете?" (Ви створили резюме питання з відповідною інформацією в цьому випадку.)

Вони обмінюються ще одним поглядом. Він сказав: "Ми вважаємо, що краще може бути більш приглушений колір".

"А як щодо моделі розкоші ви думаєте, що це найкраще для вас?" (Знову ж таки, це спосіб підсумування та перевірки того, що ви чули. Ви хочете дізнатися, чи вони так закохані у зовнішній вигляд дорогого автомобіля, який вони не хочуть розглядати нічого іншого, або якщо перша відповідь маскує важливий факт.)

"Мій тато каже, що це найбезпечніший автомобіль на дорозі".

Відповідь на підсумкове запитання говорить вам, що вони можуть, по суті, сподобатися, але не тому, як це виглядає. Ви читаєте між лініями. Вони тільки починають працювати разом. Її тато, мабуть, відправив їх до дилера, щоб купити «найбезпечніший автомобіль на дорозі», який він допоможе їм купити. Ви вирішили приступити до продажу, знаючи, що авансовий платіж і заявка на отримання кредиту, ймовірно, дасть вам іншу частину історії.

Деякі люди, можливо, не зможуть задати підсумкове запитання, подібне до тих, що вбудовані в цю зустріч з продажами, тому що вони не хочуть виглядати простодушними або неуважними. Якщо ви задаєте питання точно так само, як ви просили його в перший раз, то вони могли б мати дійсний висновок.

Ви також не хочете задавати одне й те саме питання два рази поспіль, навіть якщо ви зміните фразу. Розміщуючи деяку відстань між першим, коли ви ставите питання і другим, і трохи перефразовуючи питання, ви просто зустрічаєтеся як людина, яка дійсно цікавиться тим, що інша людина має сказати.

Нерелевантні

Ви можете виявити, що особа, яка відповідає на ваші запитання, здається підкресленою; невідповідне питання може пом'якшити напругу. Або, можливо, вам потрібен час, щоб подумати або послатися на ваші нотатки, тому ви використовуєте це питання просто для того, щоб купити вам невеликий простір і час.

Запитуючи на запитання такі питання, як: «Який проект ви зробили в минулому, що не вдалося?» І «Як ви спробували вирішити цю проблему?», Ви можете легко зробити так, щоб кандидат на роботу відчував себе так, ніби він опинився в центрі опитування на полі бою..

Кандидат міг би сказати: "Я намагався вирішити цю проблему, зібравши відділ навколо спільної мети - так, як я змушу, щоб команда маленької ліги сина зосередилася на ударі по м'ячу".

Ви можете дати перерву кандидату, запитавши: «Як довго ви тренувалися у лізі?», Перш ніж ви повернетеся до обговорення його викривлення і як він намагався це виправити.

Нарешті, ось два способи зіпсувати питання, які починаються з усіх необхідних компонентів і в кінцевому підсумку не вистачаєдобре.

1. Додавання занадто великої кількості класифікаторів або інших слів і фраз, які відволікають від питання. Наприклад, "Що ви мали на сніданок у закусочній, де стілець вінілового лічильника тріснутий і покритий клейкою стрічкою?"
2. Не очікування відповіді також поширене. Ви запитуєте: «Який ваш улюблений прийом їжі?». Ви дзвоните, "Ростбіф?" Тиша Не можна втратити відкриття, інформацію, провідники в результаті відкриття рота, коли потрібно відкрити вуха. Пам'ятайте правило «двох вух, один рот», щоб отримати максимальну віддачу від опитування.

   Довкілля та комунікація

   Вищезгадані компоненти комунікації сприяють спільному значенню, коли вони діють спільно, щоб доставити повідомлення ефективно. Робоче середовище, в якому відбуваються ці компоненти, також впливає на зв'язок і чи є повідомлення отримано.

   Коли ви ставите справжні питання, ви будуєте відносини і надихаєте довіру. Питання формують іншу частину фундаменту комунікації на робочому місці, яка поділяє сенс

   У робочому середовищі, яке підкреслює відкрите спілкування, залучення працівників і спільні цілі, спілкування частіше і ефективніше. Але, очікування на значні комунікації встановлює бар вище в цих кращих робочих місцях. Таким чином, навіть у високому моральному стані, працівників, що орієнтуються на роботу, працівники скаржаться, що вони не знають, що відбувається.

   Завдяки всім компонентам і загальному середовищу окремого робочого місця, спілкування залишається складним. Вікові питання про те, кому потрібно знати, що і коли їм потрібно знати, ніколи не повністю відповідає лише задоволеності будь-кого.

   Скарги працівників на надто багато інформації, недостатньо інформації, і навіть, перевантаження інформацією, продовжуватимуть резонувати на робочих місцях. Ви ніколи не вилікуєте проблему спілкування, але, з відданістю і продуманістю, ви можете підвищити ефективність як вашого міжособистісного спілкування, так і вашого спілкування на робочому місці.

   Більш пов'язані з ефективною комунікацією на робочому місці

   1. Отримайте зворотний зв'язок з витонченістю та гідністю
   2. Як розвивати свій емоційний інтелект
   3. Як провести важку розмову
   4. Зворотній зв'язок