Найкращі навички менеджерів по роботі потрібно

Керівники офісів беруть на себе відповідальність за те, щоб весь офіс або комплекс офісів працювали безперебійно. Це може включати такі обов'язки, як управління і нагляд за одним або кількома адміністративними помічниками. Керівники офісів зазвичай не потребують спеціалізованої освіти, але їм потрібно багато відповідного досвіду та добре розвинених наборів навичок як в адміністративній, так і в управлінській ролі.

Якщо ви бажаєте працювати з таким типом роботи, ви можете значно поліпшити свої шанси на роботу, дізнавшись, які ваші навички та досвід необхідно виділити під час процесу застосування та інтерв'ю.

Як використовувати списки навичок

Перегляньте наступний список бажаних навичок. Ви можете виявити, що у вас є більше, ніж ви думали. Використовуйте назви відповідних навичок як ключові слова у своєму резюме та супровідному листі, тому керівник наймання може чітко побачити, що у вас є те, що вони шукають.

Уважно прочитайте опис роботи, щоб ви знали, який рівень навичок є найважливішим для вашого потенційного роботодавця. Досліджуйте компанію таким чином, щоб зрозуміти бізнес і будь-який додатковий, відповідний досвід або знання, які ви можете запропонувати.

Коли ви готуєтеся до співбесіди, придумайте принаймні один конкретний приклад того часу, коли ви продемонстрували кожну з навичок, які ви очікуєте обговорити. Не очікуйте, що потенційний роботодавець візьме одне ваше слово стосовно вашого досвіду.

Важливі навички

Не всі позиції менеджера офісу вимагають точно такого ж набору навичок. Багато чого залежить від того, скільки офісних помічників ви повинні контролювати, скільки людей використовують офіс, яким ви керуєте, і які програми та інші системи використовує ваш роботодавець.

Існують певні навички, які практично всі ефективні офісні менеджери мають і не можуть обійтися без них. Ви також можете переглядати списки навичок, перелічених за вакансіями та типами навичок.

Адміністративні навички

Як офіс-менеджер, ви будете відповідати за виконання декількох адміністративних завдань. До них відносяться найм та звільнення працівників, проведення оцінювання результатів роботи, навчання нових працівників та нагляд за іншими. Затвердження офіційних реквізитів, ведення загальних ділових операцій та ведення документообігу та кадрового обліку також можуть потрапити у вашу юрисдикцію.

Вам також доведеться планувати, брати на себе відповідальність за обробку пошти, планувати і відвідувати зустрічі. Вас можуть попросити практикувати вирішення конфліктів, делегувати роботу, а також бути політиком і керівником.

Аналітичні навички

Частиною вашої роботи буде пошук способів покращити свою роботу. Якщо ви можете виявити неефективність роботи вашого офісу та запропонувати рішення, ви зможете врятувати свого роботодавця великими грошима і врятувати своїх колег від багатьох обставин.

Великий офісний менеджер буде постійно запитувати себе стосовно всіх процесів, практик і процедур, «чи має це сенс? Це найкраще, що ми можемо зробити? »Рекомендується включити у свій резюме список аналітичних навичок.

Увага до дрібниць

Як менеджер офісу, долар зупиняється з вами. Ви несете відповідальність за своєчасне замовлення належного офісного приладдя, для точного та організованого ведення записів, а також для відстеження потреб та проблем усіх інших в офісі. Якщо ви добре виконуєте свою роботу, здається, що офіс працюватиме сам. Якщо ви отримаєте деякі деталі неправильно, інші люди можуть бути не в змозі повністю виконати свою роботу.

Навички комунікації

Як і офісні помічники, ви часто будете одним з перших, кого відвідувачі бачать, і ви можете іноді бути єдиним, кого вони бачать, якщо один з професіоналів, що працюють у вашому офісі, виявляється поза. Ви повинні діяти як ефективний секретар, одночасно виконуючи інші ваші обов'язки.

Ви також можете стати основною точкою контакту між різними людьми, які використовують офіс і, можливо, між вашим офісом та іншими особами в одній організації. Можливо, вам доведеться практикувати вирішення конфліктів і делегувати роботу. Все це додає багато комунікацій, як письмових, так і вербальних, які повинні бути точними, ефективними, дружніми і професійними в будь-який час.

Комп'ютерні навички

Важливо, щоб офісні менеджери мали широкий спектр комп'ютерних навичок. Особливості будуть залежати від вашого роботодавця, але зазвичай включають введення даних, електронні таблиці та загальні ІТ-завдання.

Керівні офіси можуть передбачати величезну відповідальність. Менеджери офісу зазвичай працюють на вершині організації, з їхніми руками в кожному аспекті компанії. Якщо ця центральна роль звертається до вас, продовжуйте переглядати список навичок, щоб дізнатися, чи це може бути для вас кар'єрою.

Фінансові питання

Ваші обов'язки можуть включати ведення бухгалтерського обліку, виставлення рахунків, складання бюджету та облік. Вам також може знадобитися обробляти нарахування заробітної плати, дрібні гроші та записи QuickBooks. Щоквартальні та піврічні звіти можуть також потрапляти до Вашого кола обов'язків. Принаймні, якщо ваш офіс взагалі обробляє гроші, ви будете в кінцевому підсумку відповідальні за те, щоб він добре працював.

Лідерські здібності

Як керівник великої групи офісних помічників, вам доведеться тримати всіх мотивованих і скоординованих. Вам доведеться домогтися спільної роботи. Ваша робота буде включати встановлення стандартів для роботи всіх інших і переконання, що ці стандарти виконуються. Лідерство часто означає допомагати іншим людям рости в їхній кар'єрі, а також допомагати людям самостійно починати спілкування і добре спілкуватися один з одним.

Соціальні навички

Міжособистісні навички відіграють велику роль в управлінні офісом. Ви повинні мати позитивне ставлення, вітати відвідувачів і працювати в команді.

Різні сильні сторони

Менеджери офісів, як правило, мають різноманітний набір навичок, що допомагає їм ефективно виконувати свою роботу. Це включає в себе увагу до деталей, в цілому гнучкі щодо підтримки, яку ви надаєте, і бути надійними. Офіс-менеджери також повинні бути мережевими, логічними мислителями, багатозадачниками та проблемами. Управління часом та організація повинні бути другою природою для людей, які виконують цю роль.