Ноу-хау, чому і коли потрібно документувати продуктивність працівників

У світі людських ресурсів та зайнятості документація про працездатність співробітника може зробити або порушити вашу здатність дисциплінувати, припинити чи справедливо сприяти, винагороджувати та визнавати співробітників.

Документація є важливою для керівників і персоналу персоналу, тому що вам потрібно докласти серйозних зусиль для реєстрації всіх подій в історії зайнятості ваших співробітників - як позитивних, так і негативних подій.

Тут все, що необхідно менеджерам і персоналу з персоналу, повинні ретельно документувати роботу працівників.

Чому ви повинні документувати продуктивність працівників

• Документація свідчить про те, що питання продуктивності обговорювалися з працівником своєчасно і лаконічно.
• Документація пропонує історію поліпшення працівника або невдалого підвищення ефективності з часом. Це хронологічний і точний опис дій співробітника, дій керівника та подій, коли вони відбуваються.
• Документація надає докази, які підтримують управлінські рішення щодо прийняття несприятливих дій, таких як дисципліна або припинення роботи з працівником.
• Документація надає докази того, що працівник заслуговує доступної акції або можливості над іншими працівниками, які також мають право.

• Документація надає докази, що обґрунтовують підвищення заробітної плати, зменшення чи чому працівник не отримав жодного підвищення.
• У разі судового позову повна та ретельна документація захищає інтереси роботодавця. Документація може підтримувати дії керівництва при припиненні дії невдалого працівника. Вона також може довести, що працівник був припинений з причин, які є легальними, на відміну від інших, наприклад, незаконною дискримінацією.

Що до документа

Менеджери повинні документувати продуктивність працівників, як позитивні внески, так і невдачі. Вони повинні точно документувати, що зробив і сказав працівник, і що зробив і сказав менеджер у відповідь під час зустрічі або розмови.

Необхідно задокументувати будь-які угоди, підписані під час розмови, встановлені цілі, необхідні та очікувані поліпшення, а також графік покращення. Документація також повинна містити зобов'язання, які менеджер робить для надання допомоги працівнику.

Документ

Документація повинна бути написана під час або відразу після зустрічі або розмови з працівником. Ви ніколи не повинні пропустити записування розмови в той день, коли він дійсно стався. Очікування пізніше впливає на якість документації, оскільки воно базується на пам'яті.

Однією з найгірших помилок менеджери вважають, що вони можуть реконструювати історію консультування працівників у міру необхідності. Жодна особа HR, яка має досвід гідної, своєчасної документації, ніколи не обманюється реконструйованим записом. Менеджери, які реконструюють з пам'яті, приносять непотрібний і неприйнятний ризик для своєї компанії, оскільки вигадана історія не витримає потенційного позову.

Необхідно, щоб ваша документація була професійною, акуратною та організованою. Напишіть документацію так, ніби ви говорите про історію третій стороні. Ви ніколи не знаєте, хто може прочитати вашу документацію одного дня, тому переконайтеся, що він відображає ваш професіоналізм. (Назад на серветку для коктейлів, конверт або наліпку не належить до професійної документації.)

Ваша документація повинна звернутися до нового менеджера співробітника, якщо працівник отримає нову роботу - або ви - у вашій організації. Для того, щоб пам'ятати і повідомити нового менеджера працівника, потрібно вказати ім'я та посаду працівника, ваше ім'я та назву, а також повну дату на кожному документі.

Напишіть документацію, яка є фактичною, справедливою, юридичною, об'єктивною, повною та послідовною. Уникайте думок (Майк недбалий. Аліса ледачий. Том бреше мене.), Називаючи, редагуючи (Джон - ривок. Марк має проблему ставлення.), І маркування (Марія не відповідає. Джордж не є командою. плеєр.).

Не намагайтеся також інтерпретувати поведінку працівника. (Марша не повинна сподобатися такому призначенню. Паула, здається, в неї над головою.) Мінімізуйте використання описових слів, таких як прикметники та прислівники (повільно, неквапливо, нещасно, примхливе, грубе). Вкажіть конкретну поведінку та дії співробітника, а не вашу думку або її інтерпретацію.

У документації потрібна точна запис розмови. Дотримуйтеся фактів і записуйте тільки те, що ви сказали і що сказав співробітник. Переконайтеся, що ваша документація є однозначною, і що вона отримує факти. (У будь-якій потенційній правовій ситуації, помилки в будь-якому з документованих подій роблять всю документацію підозрюваною.)

Нарешті, документуйте будь-які угоди, зобов'язання, терміни, необхідні поліпшення, пункти реєстрації та інші деталі, які можуть вислизнути з пам'яті. Переконайтеся, що ви встановили дату і час для кінцевих термінів і термінів, щоб не сталося нерозуміння.

Ознайомтеся з політикою документації відділу кадрів, яка розповість вам, яка документація потребує розміщення у кадровій справі працівника.

Де документувати та зберігати

Оскільки документація про працівників є конфіденційною та приватною для працівника, необхідно подбати про те, щоб будь-яка документація залишалася конфіденційною для менеджера, HR та потенційного наступного менеджера працівника. Таким чином, не рекомендується розміщувати документацію на спільному комп'ютері. Рукописну документацію та роздруковані документи керівника найкраще зберігати у закритому сховищі.

Якщо ви будете дотримуватися цих рекомендацій, коли ви звертаєтесь до HR з проханням про допомогу в дисциплінуванні, припиненні або передачі співробітника на роботу з кращим потенціалом, HR допоможе вам вирішити проблему або поліпшити ситуацію. Коли HR повідомляє вам, щоб документувати, документувати, документувати або вони не можуть вам допомогти; Ви отримаєте всі ваші бази.

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та положення про зайнятість варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.