Дізнайтеся про протоколи зустрічей і чому вони важливі

Протоколи засідань є письмовою або записаною документацією, яка використовується для інформування учасників та інших учасників про те, що було обговорено або що відбулося під час зустрічі. Протоколи засідань або записки, як правило, приймаються призначеним записником протоколу засідань під час розгляду, так що існує точний облік того, що відбулося під час засідання.

Протоколи зазвичай включають:

• Імена учасників
• Розглянуті питання порядку денного
• Рішення, прийняті учасниками
• Наступні дії, вчинені учасниками
• Терміни виконання зобов'язань
• Будь-які інші події або обговорення, що мають вагоме документування для подальшого огляду або історії

Протокол зустрічі як історичний документ

Як історичний документ, протоколи корисні для документування ключових ідей або питань для обговорення, що призвели до прийняття рішення. Наприклад, ефективні протоколи засідань можуть визначити п'ять альтернатив, які обговорювалися командою, і ключову причину вибору одного з інших.

Протоколи для типової ділової зустрічі не обов'язково записувати кожну дискусію або деталізувати, хто що сказав. Звичайно, це правило відрізняється для інших типів засідань, таких як судові слухання та ситуації, коли обговорюється судова справа. Ці типи зустрічей вимагають точного запису бесіди та заяв. Але, якщо людські ресурси не обговорюють судовий процес, типова робоча зустріч не документує кожну йоту.

Коли і як ділитися протоколом зустрічей

В ідеалі, протоколи засідань записуються на електронному пристрої, наприклад, на ноутбуці або iPad, і після швидкого перегляду орфографії, граматики та ясності, що розповсюджується учасникам засідання в електронному вигляді в кінці зустрічі. Таким чином, учасники негайно сповіщають про свої зобов'язання та терміни і можуть ставити питання або шукати роз'яснення. Якщо це неможливо, оскільки реєстратор хоче записати протоколи або перевірити їх на наявність помилок, він повинен поширити їх протягом 24 годин після зустрічі.

Протоколи також служать нагадуванням про зобов'язання членів команди, зроблені під час зустрічі, і допомагають учасникам передати ці пункти до своїх календарів і щоденних списків завдань.

Диктофон повинен завжди переглядати протоколи попередніх зустрічей на початку наступної зустрічі, щоб люди могли перевірити їх на точність та наступні кроки.

Як організації обробляють протоколи зустрічей

Важливі для успіху зустрічі, протоколи надають історію зустрічі учасників та працівників, які не змогли взяти участь. Без повноти протоколу зустрічей перспективи успіху зустрічі зменшуються, оскільки люди, в свою чергу, не можуть одночасно поглинати та зберігати багато інформації.

Працівник, який приймає протоколи засідань, зазвичай є членом команди і бере під час участі у засіданні. На засіданнях, які передбачають судові справи, пов'язані з правовими чи урядовими заходами, або на засіданнях правління, не учасник приймає офіційні протоколи та часто записує провадження.

Щоб точно записати ключову інформацію, реєстратор протоколів про зустрічі повинен мати детальнішу інформацію та можливість залишатися зосередженими. Цей співробітник також повинен ефективно виконувати багатозадачні дії, щоб мати можливість брати участь у зустрічі під час запису хвилин.

У деяких організаціях той самий співробітник приймає протоколи на кожному засіданні. Або відповідальність може перейти від працівника до працівника. Роль одержувачів протоколів створює ефективні навички лідерства та спілкування і може бути бажаною роботою.

Вимоги до реєстратора протоколів засідань

Вимоги до рекордера включають можливість:

• Регулярно записуйте рішення, зобов'язання та основні моменти обговорення, зроблені на засіданні
• Зафіксуйте позиції дій та строки, на які зобов'язані члени зборів (пункти дії додаються до назв, але протоколи не вказують, хто сказав, що на неформальних зустрічах на робочому місці)
• Огляд основних рішень і завдань чи добровільних зобов'язань і позицій дій наприкінці зустрічі, щоб учасники могли погодитися з ними перед від'їздом
• Будьте командним гравцем і бути гнучким, тому що учасники можуть додавати або виправляти все, з чим вони не згодні, в протоколі

• Працюйте доцільно поширювати копії протоколів засідань протягом 24 годин після зустрічі