Дізнайтеся, як вести протокол зустрічей

Протоколи засідань є докладними записками, які служать офіційним письмовим записом про зустріч або конференцію. Особа, яка відповідає за збори, зазвичай просить одного з учасників схилятися до цього завдання. Одного разу, що хтось може бути ти! Хоча це не надто складна робота, вона важлива. Оскільки протоколи зустрічей є офіційним записом про те, що сталося, точність вимагається. Вам доведеться приймати детальні зауваження, які люди повинні мати можливість звертатися до пізніше, якщо це необхідно. Ось деякі вказівки, які допоможуть вам впоратися з цим завданням.

Дізнайтеся, що робити до, під час і після зустрічі.

Перед зустріччю

• Виберіть інструмент запису: Перше, що ви повинні зробити, це вирішити, як ви будете приймати ваші нотатки. Чи будете ви йти до старої школи і використовувати ручку і папір або ви будете ходити на техніку і використовувати портативний комп'ютер, планшет або смартфон? Перевірте з вашим босом, чи він або вона вважає за краще використовувати певний метод. Це малоймовірно, але можливо.
• Переконайтеся, що ваш вибір є в робочому стані і маєте резервну копію тільки на випадок, якщо ваш оригінальний збій. Якщо ви привезли ноутбук, наприклад, у вас є ручка і папір. Вам не потрібно зупиняти зустріч під час пошуку того, щоб писати, якщо комп'ютер аварійно завершує роботу.

• Прочитайте порядок денний наради перед початком засідання. Це дозволить вам сформулювати план ваших хвилин. Залишіть простір під кожним елементом і напишіть свої нотатки. Зробити це зробить вашу роботу трохи легше, якщо людина, яка керує зустріччю, дотримується порядку денного.

Під час зустрічі

• Пройдіть навколо листа відвідуваності та переконайтеся, що всі входять. Вам потрібно буде включити список всіх учасників у офіційні протоколи зустрічей.
• Переконайтеся, що ви знаєте, хто є всі.Таким чином, ви зможете визначити, хто говорить і правильно записувати цю інформацію.
• Зверніть увагу на час початку зустрічі.
• Не намагайтеся записати кожен коментар. Включати лише основні ідеї. Будьте дуже обережні, щоб не виходити з предметів, з якими ви не згодні. Ваші упередження не повинні впливати на вас. Пам'ятайте, що це офіційний рахунок, а не ваша думка про те, що сталося!

• Запишіть всі пропозиції, які вони зробили, і результати голосування, якщо такі є; Вам не потрібно записувати, хто надіслав цей запис. Звичайно, правила вашої організації можуть відрізнятися, тому перевірте їх насамперед.
• Якщо голосування з будь-яких пропозицій або обговорень відкладено до наступного засідання, відзначте це.
• Запишіть час закінчення зустрічі.

Після засідання

• Введіть хвилини якомога швидше після зустрічі, поки все ще свіже у вашому розумі. Якщо ви помітили помилку у своїх примітках або якщо у вас є запитання, ви можете швидко розібрати її, розмовляючи з іншими учасниками.
• На останню копію протоколу вкажіть назву організації, назву комітету, тип зборів (щоденний, щотижневий, місячний, річний або спеціальний), а також його призначення.
• Дайте часи, які вона почала і закінчилася.
• Вкажіть список учасників та відомості про те, хто керував зустріччю. Ви також можете вказати тут, що ви прийняли протокол. Включіть своє ім'я до списку учасників і в дужках після свого імені скажіть, що ви прийняли протокол. Або, наприкінці документа, ви можете підписатися, написивши "Відповідно подано", а потім ваше ім'я.

• Прочитайте хвилини перед поданням. Попросіть когось іншого, хто брав участь, також шукати їх. Він або вона зможуть повідомити вас, якщо ви випадково щось залишили.
• Надішліть їх людині, яка керувала зустріччю, якщо не буде доручено зробити інше.