Загальні питання інтерв'ю і найкращі відповіді

У багатьох організаціях рецептори є обличчям компанії. Кожен новий клієнт, заявник на роботу, працівник або постачальник третіх сторін проходитиме або проходить реєстрацію в адміністратора, тому роботодавці прагнуть знайти когось, хто буде відповідальним, доброзичливим і спокійним.

10 Типові запитання, що ставляться до інтерв'ю в прийомній службі

Тут ви знайдете найпоширеніші запитання для адміністраторів, зразки відповідей та поради щодо того, що сказати під час інтерв'ю.

1:53

Дивитися зараз: Як відповісти 4 Загальні питання інтерв'ю в рецепції

1. Що ви робите, щоб не відставати від швидкого робочого середовища?

Що вони хочуть знати: Ваш інтерв'юер хоче бути впевнений, що ви можете йти в ногу. Як ви це робите, ймовірно, не має значення, але ви повинні мати чіткий і впевнений відповідь.

Перше, що я роблю, це зберегти спокій, оскільки несамовито, підкреслене ставлення не є корисним, а також не виглядає добре перед персоналом або клієнтами. Я намагаюся сортувати завдання, так що я завжди працюю над найважливішим завданням. Як правило, це все, що стосується одного з клієнтів компанії. Крім того, я зберігаю список всіх необхідних дій, щоб не зневажати будь-які важливі обов'язки.

2. Як ви організовуєте свій щоденний графік?

Що вони хочуть знати: Те, як ви організуєте свій день, не дуже важливо. Справа полягає в тому, щоб продемонструвати, що ви добре організовані і виконуєте всі свої обов'язки компетентно і своєчасно.

Я починаю кожен день, складаючи список всього, що потрібно зробити. Я перевіряю свій календар на будь-які зустрічі або зустрічі, так що я можу знати їх і отримувати покриття на стійці реєстрації, якщо це необхідно. У моїй роботі, спілкування є ключовим, тому я постійно відповідаю на телефон і перевіряю свою електронну пошту на нові запити, а потім оновлюю список завдань з наступними завданнями відповідно.

3. Яку роль відіграє портьє в першому враженні клієнта від організації?

Що вони хочуть знати: Ваш інтерв'юер повинен бути впевнений, що ви розумієте, на яку позицію ви претендуєте, але це питання також може бути культурним, торкатися вашої філософії роботи.

Адміністратор може зробити велике враження - позитивне чи негативне - на клієнтів. Оскільки я є одним з перших, кого клієнти бачать, розчарування або погана взаємодія дійсно можуть викликати їхню думку про компанію або загальний досвід, який вони мали. Для мене це схоже на те, коли господар зустрічає вас у ресторані. Якщо вони здаються шаленими або грубо діють, то він може відчувати себе пізніше, як ваша їжа просто не відчуває смаку. Ось чому я завжди переконуюсь привітати людей з посмішкою на обличчі і переконатися, що всі клієнти відчувають, що вони отримали мою повну увагу.

4. Розкажіть мені про час, коли вам довелося мати справу з розгніваним клієнтом або гостем, або по телефону, або особисто. Як ви справилися з ситуацією?

Що вони хочуть знати: Це один з декількох запитань, які можуть бути задані вам, пов'язані з напруженими та складними умовами. Вас також можуть попросити, як ви реагували на кримінальну або неетичну діяльність. Бути чесним. Не перебільшуйте, а також не продавайте себе коротко.

Як секретарка лікаря, я часто спілкувався з розчарованими пацієнтами по телефону. Одного разу жінка була настільки шалена, що відділ виставлення рахунків не повернувся до неї в той же день, що вона почала кричати на мене по телефону. Це було неприємно! Те, що я намагаюся зробити в таких ситуаціях, - це думати про те, як людина повинна відчувати себе таким чином. Через хвилину її крику, я сказав: "Ви повинні бути дійсно розчаровані. Чи можете ви розповісти мені більше про те, що відбувається?" Це допомогло уповільнити розмову і зменшити її обсяг. Вона пояснила всю ситуацію, і я запевнила її, що наша людина, що виставляє рахунки, просто вирушає на цей день і буде на зв'язку. Я також сказав їй, що я покладу записку на стіл виставлення рахунку, попросивши її подзвонити жінці як її перше завдання. До кінця виклику вона була набагато спокійнішою і вибачилася за свої більш суворі слова.

5. Чи готові ви працювати понаднормово?

Що вони хочуть знати: Якщо ви не готові працювати понаднормово, скажіть так. Якщо ви готові працювати понаднормово, але тільки в певних межах, скажіть це. Так, є компанії, в яких непрацюючі понаднормові будуть коштувати вам роботи. Але прийняття зобов'язання, яке ви не можете зберегти або поставити в положення, де ви повинні пожертвувати своїм добробутом або вашою сім'єю для вашої роботи, не є прийнятним варіантом. Потрібна робота, яка відповідає вашій доступності.

Мені зручно працювати понаднормово кілька разів на місяць, поки я заздалегідь маю попереднє повідомлення. Маючи хедз-ап, мені легше переставляти плани. У крайньому випадку, я, ймовірно, можу зробити одноденний понаднормову роботу, теж, але я б віддав перевагу щоденному повідомленню.

6. Скільки співробітників працювало у вашому останньому офісі?

Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче знати, який тип середовища ви працювали, як він порівнюється з компанією, з якою ви проводите співбесіду, і чи вам зручно працювати на малих та / або великих робочих місцях.

У моєму останньому кабінеті було п'ять співробітників. Це досить мало, що ми почали відчувати себе як сім'я. Ви знаєте, всі знали, що Марта у відділі виставлення рахунків потребувала двох чашок кави, перш ніж ви могли задати складні питання. До цього, однак, мій офіс був досить великим - 60 співробітників. Я відчував себе комфортно в обох середовищах, хоча перший місяць у великому офісі був трохи складнішим, оскільки мені довелося з'ясувати, хто що робить, і куди направляти дзвінки з великою кількістю доступних варіантів.

7. Опишіть свої попередні обов'язки адміністративного помічника, секретаря або адміністратора.

Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче переглядати обов'язки, які ви перерахували на своєму резюме, і підтверджуєте, що вони підходять до позиції, яка пропонується. Це також хороша можливість розширити питання, висвітлені у вашому досвіді роботи.

Як адміністратор в ABC Financials, я був першою людиною для клієнтів. Я відповів на загальну телефонну лінію, а також відповів на телефони для п'яти віце-президентів компанії. Я також відповідав за отримання пакетів і розповсюдження пошти, привітання та супровід клієнтів і продавців до приміщень для зустрічей, а також підтримку загальної електронної адреси компанії. Я також мав багато адміністративних обов'язків: я керував календарями цих віце-прем'єрів, організовував їхні ділові поїздки, допомагав створювати та вдосконалювати презентації PowerPoint та інші матеріали для розповсюдження на подіях.

8. Як ви визначаєте пріоритети дзвінків, клієнтів, поставок та інших питань, які необхідно вирішити негайно?

Що вони хочуть знати: Інтерв'юерхоче знати, наскільки добре ви працюєте в багатозадачності, організовуєте час і визначаєте пріоритети завдань. Це також хороша можливість вказати, як ви зіткнулися з багатьма пріоритетами і пояснити, як ви обробляли їх усі.

Багатозадачність необхідна, коли офіс зайнятий. Коли це не грубо, я намагаюся виконувати кілька завдань одночасно. Наприклад, я можу легко відповісти на телефонний дзвінок під час підписання пакета від постачальника. Коли багатозадачність неможлива, я зосереджуюся на клієнтах і клієнтах як на пріоритеті номер один. Якщо необхідно, я запитаю, чи можуть вони дати мені хвилину, щоб зробити перше завдання, і якщо справи дійсно зайняті, я намагаюся зателефонувати співробітникам, щоб мені забезпечити охоплення.

9. Наскільки сильні ваші навички роботи з комп'ютером?

Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче, щоб ви підтвердили, які комп'ютерні навички у вас є, чи ваш рівень кваліфікації сумісний з очікуваннями компанії, і які програми вам найбільш зручно користуватися. Якщо це можливо, добре вивчити, які програми використовує компанія перед інтерв'ю.

У мене дуже сильні навички роботи з комп'ютером. Окрім того, що я був знайомий з Microsoft Office, я також використовував для оновлень веб-сайт компанії в моїй останній ролі, тому мені зручно користуватися WordPress. Коли я починаю використовувати нову програму або програму, я, як правило, вважаю, що на більшість моїх запитань можна відповісти за допомогою онлайнового пошуку, хоча я ціную отримати підручник від колеги.

10. Розкажіть про свій досвід обслуговування клієнтів.

Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче отримати огляд вашого досвіду обслуговування клієнтів - скільки років, конкретних прикладів і які навички вам зручно використовувати для вирішення проблем.

Я працював у службі обслуговування клієнтів, оскільки я був підлітком. Моя перша робота працювала в книжковому магазині, де я допомагала клієнтам знаходити книги, а іноді й покривала касу. Під час навчання в коледжі я також працював на роздрібній торгівлі, цього разу продаючи одяг. Тоді, звичайно, як адміністратор в компанії ABC, я також мав справу з клієнтами, хоча в цій ролі, я не безпосередньо робив будь-які продажі. Я відчуваю себе дуже комфортно, взаємодіючи з клієнтами і вирішуючи їхні проблеми, чи то знайти книгу, яку вони шукають, або змінюючи час зустрічі з виконавчим.

Поради щодо відповіді на запитання на рецепціоні

Найкращі рецептори орієнтовані на деталі, організовані та відмінні комунікатори. Таким чином, кандидати повинні з'являтися готові відповісти на питання з відкритим інтерв'ю, які оцінюватимуть досвід, знайомство з інструментами на робочому місці, процесом і набором навичок, включаючи роботу з обслуговуванням клієнтів, багатозадачність і можливість здійснювати швидкі виклики.

У цьому випадку інтерв'юери не обов'язково шукають відповіді так чи ні. Замість цього вони очікують, що кандидати відповідуть конкретними прикладами, які описують, як вони виконували минулі ситуації на робочому місці, і задають пильно досліджені питання про пріоритети компанії, очікування, цілі та виклики.

Через постійно зростаючі технологічні досягнення на робочому місці, адміністратори повинні також мати сильні технічні навички. Ви повинні мати досвід використання телефонних систем і офісних машин, таких як принтери, копіри, сканери та факсимільні апарати (так, як і раніше), на додаток до комп'ютерних програм, таких як MS Office і галузеве програмне забезпечення.

7 запитань, які потрібно задати інтерв'юеру

Інтерв'юери очікують, що ви ставите питання. Нижче наведено список питань, які можна задати під час або наприкінці вашого інтерв'ю:

1. Чи можете ви розповісти мені більше про щоденні обов'язки для цієї роботи?
2. Які якості ви шукаєте у людини, яку ви бажаєте найняти для компанії?
3. Які ваші очікування від цієї роботи, і як ви оцінюєте успіх?
4. Чому остання людина, яка займала цю роботу, виїжджала?
5. Кому звітує ця позиція?
6. Які можливості для просування по службі у компанії?
7. Чи пропонує компанія будь-які можливості для навчання співробітників?

Як зробити найкраще враження

Позиція адміністратора може вважатися початковим рівнем, але вона також може бути першим кроком по корпоративній сходинці. Майбутній роботодавець буде звернений до впевненої, впевненої у собі особи. Часто ви будете першою людиною, з якою зустрінуться їхні клієнти або пацієнти, коли вперше вийдете в офіс.

Переконайтеся, що ваше перше враження найкраще. Ось як можна підготуватися до співбесіди. Поряд з відмінним резюме, знайдіть час, щоб одягнути частину, коли ви інтерв'ю. Якщо ви отримаєте роботу, ви збираєтеся бути першою особою, і важливо показати роботодавцю свій професійний імідж.

Якщо ви не впевнені в тому, що потрібно одягти в інтерв'ю, ознайомтеся з цими порадами щодо одягу для співбесіди. Якщо і ваше резюме, і ваш професійний одяг знаходяться на точці, і ви готові відповісти на ймовірні питання, ви будете успішні в отриманні позиції, на яку ви берете інтерв'ю.