Як створити реєстр ризиків проекту

01 Дизайн хорошого реєстру ризиків

Одним із способів заохочення участі в управлінні ризиками є створення гарного реєстру ризиків. Правильний формат швидко передасть вам загальний рівень ризику в проекті та іншим членам команди проекту.

Вона повинна дозволити користувачам легко отримати більш детальну інформацію про окремі ризики, коли це необхідно. Це, у свою чергу, стимулює кожного мислити з точки зору ризиків - виявляти нові, коли вони виникають, та контролювати та вживати заходів для зменшення існуючих ризиків.

02 Включіть потрібні поля

Як мінімум, ваш реєстр ризиків повинен включати унікальний ідентифікатор для кожного ризику, його опис, дії, які необхідно виконати у відповідь, і власника завдання.

Описання повинні бути короткими і доречними. Наприклад, ризик, визначений як "збиток від дощу", може включати цей опис: "Сильний дощ може затопити поле і спричинити псування сільськогосподарських культур".

03 Додаткові заходи

Можливо, ви захочете включити кількісні показники ймовірності, впливу та загального ризику та залишкових значень після зменшення ризику для більш ризикованих проектів.

Чисельні поля, які розраховуються автоматично, можуть бути корисними, якщо ви використовуєте метод оцінки ризику, як метод Монте-Карло. Інші корисні поля включають ключові дати, категорію ризику, категорію відповіді на ризики, близькість, витрати на пом'якшення та статус.

Немає обмежень на кількість полів, які можна включити, але на рівні списку повинні відображатися лише ключові поля. Уникайте переважної більшості користувачів, додаючи непотрібні деталі на рівні списку. В ідеалі глядачів, які потребують більш повної інформації, перейдіть до деталей.

04 Інший варіант

Ви можете створити базу даних реєстру ризиків для кожного проекту, щоб ви не були обмежені стандартним набором полів. Хоча електронна таблиця може допомогти вам відстежувати ваші проекти, особливо невеликі проекти, база даних, створена за допомогою таких програм, як Kahootz або Podio, може бути кращою. Вони дозволяють легко додавати документи та велику кількість тексту, коли це необхідно.

05 Світлофори

Важко побити систему світлофорів для візуального впливу. Користувачі знають, що червоний означає високий ризик, жовтий означає середній ризик, а зелений - низький ризик. Ці швидкі візуальні підказки допомагають читачам швидше сканувати інформацію.

06 Функції безпеки

Можливо, ви захочете заохочувати участь, дозволяючи всім членам команди проекту і, можливо, окремим зацікавленим сторонам переглянути реєстр ризиків. Тим не менш, ви повинні встановити права доступу користувача, щоб його можна було редагувати лише ключовими власниками ризику та менеджерами. Вам потрібен ревізійний слід того, хто змінив, що і коли.

07 Резюме профіль ризику

Старші члени проектної групи та зацікавлені сторони можуть не мати часу для перегляду списку всіх ризиків. Для них підсумковий профіль ризику дає короткий огляд загальних ризиків для проекту. Він ілюструє кількість ризиків на кожному рівні ймовірності та впливу.

08 Все про комунікацію

Пам'ятайте, що реєстр ризиків за проектом не лише перераховує ризики та заходи щодо пом'якшення. Це інструмент комунікації, який залучає ваших колег до управління ризиками. Ваш дизайн повинен відображати цю мету з різними поглядами для різних аудиторій.