Як організувати свою документацію

Єдиний раз, коли ви думаєте про ваші важливі документи, коли ви їх потребуєте. І, часто, ви не можете знайти їх, коли ви їх потребуєте, тому що у вас немає організованої і централізованої системи для зберігання важливих документів і / або в останній раз, коли ви їх потребували, ви просто кинули її назад у море папери у вашому домашньому офісі замість того, щоб покласти його туди, де він належав.

Починаємо

З усіма вашими важливими документами, поширеними по всьому вашому дому, ви витрачаєте багато часу та енергії на їх пошук. Ви також ризикуєте втратити деякі з них повністю. Але за допомогою декількох простих кроків можна організувати важливі паперові документи за одну годину в ці вихідні!

Вам знадобляться невеликий шафа для подачі документів з двома ящиками або портативне вікно для файлових вікон, різнокольорові висячі файли (6 різних кольорів), маніла папки третього розрізу, а також вогнезахисний сейф (додатково). Або ви можете придбати великі вставки для вкладок і вкладок. Після того, як ви отримали товар, вам запропонують шість кроків, які ви будете дотримуватися, щоб організувати свої документи.

Зберіть свої документи

Перш ніж ви зможете організувати всі важливі документи, ви повинні знайти їх. Іноді легше сказати, ніж зробити.

Перевірте свій домашній офіс у висувних ящиках і паперах, складених на столі або столі. Перевірте купи паперу, що загрожують вашій кухонні стільниці, а також кухонні ящики та кошики. Подивіться на вашій спальні і тумбочці (ви могли б залишити їх там вранці і забути про них). Нарешті, але не в останню чергу, перевірте свій гаманець або портфель для важливих документів, які ви випадково все ще носите.

Категоризуйте

Найважливіші документи потрапляють в одну з наступних шести категорій. Сортувати всі зібрані документи наступним чином:

1. Домашні та майнові записи - іпотека, право власності на нерухомість, проекти та надходження домогосподарств, інструкції та гарантії на пристрій, інформацію про податок на майно, поліси страхування житла та посібники
2. Auto Records - назви, записи про технічне обслуговування, страхові поліси та інформацію, інформацію про кредит і платіжні записи
3. Звіти про здоров'я - страхові поліси, посібники з медичного страхування, пояснення медичних пільг, рахунки лікаря, рецептурні списки, гнучка інформація про витрати, медичні розписки, медичні директиви, поліси страхування життя

1. Фінансові записи - банківські виписки, податкові декларації, звіти про податкові відрахування, записи про інвестиції, облікові записи кредитів, виписки з кредитних карт
2. Електронні записи - контракти та посібники для мобільних телефонів; доходи від продажу та гарантії на комп'ютери, ноутбуки та iPad; кабельні та інтернет-плани та рахунки; бездротовий маршрутизатор, квитанція про продаж і ручний
3. Особисті записи - свідоцтва про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розлучення, документи про взяття під варту, інформацію про соціальне забезпечення, записи про вакцинацію, паспорти, записи про військову службу, записи про хрищення та підтвердження, заповіти, план поховання та інформацію про поховання. Якщо у вас є домашні тварини, у цю категорію також можна включити важливі документи, такі як інформація про ветеринарні препарати та вакцини.

Знайдіть свої життєві документи

Більшість важливих документів можна зберігати в звичайному картотеці або в портативному вікні. Є деякі. Однак, це дійсно потрібно зберігати у вогнезахисному безпечному або віддаленому варіанті зберігання, наприклад, у сейфі.

Життєві документи - це документи, які дуже важко або вимагають багато часу для заміни. Вони можуть містити конфіденційну особисту інформацію, яка може бути скомпрометована в разі вторгнення або розбої. У випадку, якщо ваш будинок був знищений вогнем або повені, ви хочете, щоб ці життєво важливі документи залишилися недоторканими.

Для більшості людей наступні документи вважатимуться життєво важливими: інформація про соціальне забезпечення, свідоцтва про народження, страхові поліси разом з контактною інформацією вашого агента, заповіти, майнові справи, назви автомобілів, паспорт і будь-який контракт або угоду, які вимагали вашого оригінального підпису.

Зробіть основний список всіх життєво важливих документів, які ви розміщуєте у своєму вогнезахисному сейфі або в іншому варіанті зберігання.

Дублюйте Ваш гаманець

Більшість з нас несе важливу інформацію в наших гаманцях щодня. Чи знаєте ви все, що є у вашому гаманці? Що б ви зробили, якщо ваш гаманець був втрачений або викрадений?

Зробіть копії водійських посвідчень, донорської картки, картки (ів) медичного страхування, членські картки, такі як карти лояльності продовольчих магазинів, складські клуби, і, головне, всі кредитні та дебетові картки (копіювання спереду і ззаду). Зберігайте ці копії з іншими важливими паперовими документами:

Крок п'ятий: Створіть просту систему подачі

Чим простіша система подачі документів, тим більша ймовірність використання її на постійній основі. Візьміть кожну категорію важливого документа та призначте йому колір висячого файлу:

• Домашні та майнові записи
• Auto Records
• Звіти про здоров'я
• Фінансові записи
• Електронні записи
• Особисті записи

Додайте відповідну кількість висячих файлів до вашої системи подачі для кількості документів у кожній категорії.

Використовуйте папки manila і створіть папку для кожного окремого документа в межах кожної категорії. Розташуйте папки у відповідному розділі кольорових висячих файлів.

Якщо ви придбали велику папку з трьома кільцями та вставками для вкладок, позначте закладки з назвами вищезазначених записів, пробийте папір на всі документи і організуйте їх. Якщо папери не повинні бути пробитою на папері, проріжте папку і покладіть документи в папку.

Тепер, якщо документи просто не ваша справа, це може бути вільним моментом для вас. Ви можете просканувати всі ці документи, зберегти їх на жорсткому диску, а потім все це розрізати. Але використовуйте свій власний розсуд, оскільки деякі документи краще залишити збереженими. Використовуйте найкраще рішення.

Поточне обслуговування

Тепер, коли ваші важливі документи організовані, тримайте їх організованими. Щомісяця, коли ви оплачуєте рахунки, подайте нові документи у відповідний розділ своєї системи подачі. У той же час шукайте документи, які ви видалили з системи протягом місяця, які, можливо, залишилися поза системою подачі документів. Повторно запишіть їх. Принаймні двічі на рік переглядайте документи у вашій системі подачі документів, щоб дізнатися, чи можна їх очистити. Хороший графік для наслідування - це перший рік і кінець кожного навчального року.

З невеликими зусиллями ви можете скористатися довгостроковими вигодами, організувавши важливі паперові документи.

Під редакцією Елізабет Макгрорі.