Як організувати успішну медіа-подію

Одним з найпростіших способів отримання вашої компанії безкоштовного доступу до медіа (часто відомого як "зароблені ЗМІ") є події медіа.Незалежно від того, чи збираєтеся ви співпрацювати з кількома спонсорами, щоб допомогти найменш щасливим, або провести прес-конференцію, щоб оголосити про випуск продукту, є певні кроки, які ви повинні виконати, щоб організувати успішну медіа-подію.

Почніть з прес-релізу

Відправка вашого прес-релізу допоможе засобам масової інформації вирішити, чи ваша історія є досить гідною висвітлення. Ось чому це допомагає тримати ваш прес-реліз простим і ніколи не використовувати будь-який обман. Станції та газети шукають новини; вони не шукають продажі.

У вас є вікно для надсилання вашого прес-релізу. Ви не хочете надсилати її занадто рано, а потім її забувають або поховають, і ви не хочете надсилати її занадто пізно, коли інші історії вже були призначені, і вони просто не можуть відповідати вашим подіям Як правило, від 2 до 3 днів до Вашого заходу достатньо попереднього повідомлення.

Ви також хочете бути впевненими, що вказуєте напрямки та будь-які спеціальні інструкції в прес-релізі. Якщо штаб-квартира вашої компанії знаходиться в одному місці, але ваша подія знаходиться на вашому заводі за 30 миль, ви повинні чітко про це сказати у своєму релізі.

Дивитися телефонні дзвінки

Після того як ви надішлете прес-реліз, ви можете зателефонувати редакторам газет або продюсерам телевізійних станцій, щоб переконатися, що вони його отримали. Це все, що потрібно запитати.

Він часто відкриває розмову, щоб вони розповіли вам, якщо вони думають, що вони зможуть прийти чи ні. Але навіть якщо це не так, ви не хочете запитувати, якщо вони приходять. Вони будуть там, якщо можуть, але не обіцяють.

Майте на увазі, останні новини або важкі новини можуть перешкодити їм приїхати в останню хвилину. Ви не хочете приставати до них, щоб побачити, чи приїдуть вони, навіть у день заходу, коли ви стоїте там, чекаючи, коли з'являться репортери.

Ви також бажаєте спостерігати за часом, коли ви здійснюєте телефонний дзвінок. Дзвінок через 10 хвилин до 17:00. може здатися кінцем дня для вас, але для продюсера це 10 хвилин до нічних новин. Найкращий час для дзвінка, як правило, близько 10:00, а також з 1 до 14:30.

Плануйте час Вашої події Обережно

Кожен працює над термінами. Газети встановлюють час, коли вони ставлять питання наступного дня. Це означає, що вони прийдуть на вашу подію о 17:00. у четвер, охоплення може не відображатися до суботи.

Телевізійні станції зазвичай мають ранок, опівдні, 5, 6, 10 та / або 11 вечора. випуск новин протягом тижня, залежно від вашого телевізійного ринку. Отримання висвітлення, якщо медіа-подія розпочнеться о 16:00. може бути дуже складним. Вони не тільки скакнуть у їхню новину автомобіль та заженуть люблять божевільний отримати вашу стрічку у повітрі 5. Там сценарій що повинен бути написаний та стрічка що повинна бути відредагована.

Плануйте час свого заходу так, щоб він був не тільки зручним для журналістів, але й збільшив ваші шанси на більш негайне викриття.

Не намагайтеся робити все

Як спокусливо, як стати директором, не повідомляйте репортеру, фотографам або відеооператорам, які знімки ви хочете отримати. Ви хочете встановити з ними певний зв'язок і почати співпрацю з газетою або телеканалом. Ви не виграєте жодних друзів, розповідаючи їм, як виконувати свою роботу.

Зробіть його легким, щоб потрапити (і вийти)

Якщо ви проводите захід на вашому заході площею 50000 квадратних метрів, а область, де ви дозволяєте ЗМІ, знаходиться в задній частині будівлі, надайте їм максимально легкий доступ. Не треба їм паркувати в передній частині будівлі, а потім покласти своє обладнання назавжди, якщо ви можете допомогти. Якщо є спосіб доїхати до спини, дайте засобам масової інформації знати напрямки руху в прес-релізі та чітко позначте шлях, коли вони прибудуть.

Ви також хочете розглянути, яка область вашого об'єкта суворо заборонена. Наприклад, якщо ви не можете уникнути тривалої прогулянки, чи дійсно ви хочете, щоб засоби масової інформації пройшли через всю вашу будівлю з камерами? Це не означає, що вони почнуть знімати все, що захочуть. Але багато компаній мають чітку політику щодо того, де камери та особи, які не є працівниками, можуть піти з власних причин.

Розглянемо зображення

Подумайте про свої візуальні ефекти ретельно. Дайте засобам масової інформації якомога більше практичного досвіду. Говорити про продукт протягом півгодини, а потім посилатися на зображення в брошурі - це те, для чого засоби масової інформації навіть не повинні з'являтися. Пам'ятайте, що вони передають зображення своїм потенційним клієнтам (їх глядачам або читачам), тому важливо мати на увазі вашу аудиторію, щоб ви могли отримати потрібне покриття.

Не забувайте про прес-кіт

Включіть інформацію про свою подію та передайте її засобам масової інформації. Ця інформація допоможе їм написати історію, але також допоможе вам мати більше контролю над новинами, оскільки ви надаєте їм найважливішу інформацію.

Переконайтеся, що контакт медіа доступний

Не забудьте зробити свій медіа-контакт доступним для запитань. Якщо у репортера виникають додаткові запитання, їм необхідно швидко отримати доступ до ваших контактів у ЗМІ. Обов'язково вкажіть номер телефону медіа-контакту та будь-яку іншу контактну інформацію у своєму комплекті для преси.

Використовуйте співробітників з досвідом

Вам не потрібно обмежувати представників вашого заходу своїм медіа-контактом. Якщо працівник може дати кращий звук, оскільки він має більше досвіду розробки та роботи з певним продуктом, всіма засобами, зробіть його доступним для запитань.

Підготуйте свою заяву заздалегідь

Якщо ви плануєте розмовляти по камері або з газетним репортером, подумайте про те, що ви хочете сказати заздалегідь. Це може допомогти мати одного, який не знайомий з вашим бізнесом, щоб прочитати ваш прес-комплект і задати питання, які вони мають. З цих питань, а також з власним мозковим штурмом, придумайте список відповідей. Ви не хочете звучати репетирувати, але ви не хочете звучати непідготовленим або говорити "Umm …" багато.

Ви також хочете розглянути різні типи середовищ. Газета має різні потреби, ніж телебачення, і навпаки. Газетний репортер може задати вам питання, які сильно відрізняються від телевізійного репортера. Кожен носій має різні способи представлення ваших новин, тому їм буде потрібно тип, який найкраще підходить для їхньої аудиторії.

Що робити, якщо репортер не показується?

Радіостанція або газета можуть надсилати фотографа або відеооператора замість репортера. Це не означає, що для вас історія не є важливою. Вони не були б там, якщо б вони не планували надати своє висвітлення історії, так ставитися до того, хто з'являється дуже добре.

Якщо відеооператор тягне своє обладнання, не передайте йому прес-кіт прямо зараз. Пропонуйте носити його для нього, поки він не зможе отримати постріли, які йому потрібні. Лікування його, як громадянина другого класу, повернеться на станцію і може зашкодити вашим шансам на майбутнє висвітлення.