Інтерв'ю з адміністративними помічниками Питання та відповіді

Коли ви проводите інтерв'ю для роботи адміністративного помічника, інтерв'юер захоче дізнатися про те, наскільки відповідна ваша кваліфікація на посаду та як ви вписуєтеся в компанію та відділ.

Оскільки робота вимагає як адміністративних, так і міжособистісних навичок, менеджери по найму часто запитують про специфічні атрибути, які ви маєте, щоб відповідати вашим посадам, а також ваші менші навички людей.

Поради щодо проведення інтерв'ю

Важливо знати, що дискусія, швидше за все, вийде за межі м'яких навичок, таких як ваші комунікативні здібності, організаційні навички або своєчасність. Ви також повинні бути готові говорити про складні навички.

1:14

Дивитися зараз: Як відповісти 4 Загальні питання для адміністративних вакансій

Будьте готові до обговорення програм програмного забезпечення

Оскільки багато позицій адміністративних асистентів вимагають частого використання спеціального програмного забезпечення, можливо, доведеться обговорити різні програми, з якими ви працювали, як використовувалися ці програми та рівень вашого досвіду.

• Зразок відповіді:Я люблю використовувати технологію та вивчати нові програми. У мене також є вміння навчати співробітників, які не можуть бути настільки підкованими щодо використання систем. У своїй останній роботі в Kent Associates, я добровільно звернувся до перегляду систем управління проектами для команди професіоналів, яку я підтримував. Мій бос схвалив мою рекомендацію, і ми внесли в веб-систему, Asana, яка допомагає нам відстежувати проекти та обмінюватися інформацією на веб-платформі.
• Зразок відповіді: Я є особистою особою в офісі для слайдів PowerPoint і насолоджуюся тим, щоб наші продавці могли здивувати клієнтів своїми презентаціями. Я також досвідчений користувач Excel і створюю складні макроси для підготовки бюджетних прогнозів для проектних пропозицій.

Будьте готові до обговорення адміністративних процесів

Ви повинні бути готові обговорити ваш робочий процес і адміністративні процеси на попередніх позиціях. Як адміністративний фахівець не повинно бути сумніваюся, що ви організовані і орієнтовані на деталі. Ваш інтерв'юер захоче знати як ви проявляєте ці якості в повсякденному робочому процесі.

• Зразок відповіді:Організаційні здібності та увага до деталей є одними з моїх найсильніших активів. Я процвітаю в ситуаціях, коли можу навести порядок у складних проектах. Наприклад, я раніше підтримував вісім фахівців, які планували рекламні заходи для клієнтів. Я розробив шаблон для відстеження цілей і прогресу для кожного проекту і встановив його на спільному диску, щоб усі учасники персоналу могли відстежувати свій прогрес щодо проектів і подій команди.
• Зразок відповіді:Працюючи в Альфред Груп, я створив посібник з процедур, який окреслив кроки, необхідні для оформлення кредитних заявок, а потім завантажив його в Інтернет, щоб усі кредитори могли виконувати ті ж процедури.

Завжди відповідайте позитивно

Пам'ятайте про свою поведінку протягом всього інтерв'ю.

Оскільки адміністративні помічники часто дуже тісно взаємодіють з особами, для яких вони працюють, необхідно бути завжди позитивним, професійним і ввічливим.

Ви хочете, щоб інтерв'юер не сумнівався, що робота з вами буде приємним досвідом.

• Зразок відповіді:Я працював на стійці реєстрації в нашому агентстві, і було критично, що я зробив позитивне перше враження як для поточних, так і для потенційних клієнтів. Я природний "може зробити" людина, і мої відгуки регулярно хвалили мою орієнтацію обслуговування клієнтів.
• Зразок відповіді:Компанія проводить опитування клієнтів після взаємодії, і моє ім'я постійно виступає як співробітник, який є корисним, приємним і професійним. Мій начальник прокоментував, як часто клієнти звертаються до мене за допомогою.

Підготовка до інтерв'ю

Один із способів підготовки полягає в аналізі опису посади, щоб спробувати отримати уявлення про те, чи існує певний набір навичок, на якому зосереджена позиція. Наприклад, чи є акцент на плануванні поїздок, координації проекту, щоденному плануванні зустрічей, особистої допомоги або що-небудь ще? Якщо так, то обов'язково наголосіть на найбільш релевантному досвіді під час відповіді на запитання щодо співбесіди.

Складіть список навичок, про які йдеться у вакансії, і додайте інші, які, на вашу думку, будуть застосовні. Потім подивіться на власні адміністративні та офісні навички, а також відповідайте своїй кваліфікації роботі.

Це допоможе вам адаптувати свої відповіді найбільш релевантним способом до конкретної позиції.

Інтерв'ю з адміністративними помічниками Питання та відповіді

Під час підготовки це може бути корисним для перегляду запитань, які ви могли б задати, і подумайте над тим, як формувати відповідь, висвітлюючи конкретний досвід і успіхи попередніх робочих місць.

• Які комп'ютерні навички у вас є, і які програми вам зручно користуватися? - Найкращі відповіді
• Вам зручно користуватися телефоном з декількома лініями і обробляти велику кількість телефонних дзвінків? - Найкращі відповіді
• У цій компанії ми хотіли б думати про себе як про команду, яка працює спільно до тих самих цілей. Як ви ставитеся до роботи в командному середовищі? - Найкращі відповіді
• Як би ви відчували нагляд за двома або трьома іншими працівниками? - Найкращі відповіді
• Яка ваша найбільша сила, і як це допоможе вашій роботі на цій посаді? - Найкращі відповіді

• Яка ваша найбільша слабкість? - Найкращі відповіді
• Як ви справляєтеся зі стресом і тиском? - Найкращі відповіді
• Як він працював для вашого керівника? - Найкращі відповіді
• Що ви очікуєте від керівника? - Найкращі відповіді
• Ви віддаєте перевагу працювати самостійно або в команді? - Найкращі відповіді
• Ви добре працюєте з людьми? - Найкращі відповіді
• Дайте особисті приклади колективної роботи. - Найкращі відповіді
• Питання на інтерв'ю у рецепціонерів: - Список питань

Питання, які потрібно задати інтерв'юеру

Ви також повинні провести дослідження про компанію і бути готовими задати відповідні питання, коли з'явиться така можливість. Може бути корисним розглянути кілька питань, які ви могли б задати, або обговорити далі, якщо ви не отримали шанс раніше в інтерв'ю.

Часто це буде ближче до кінця інтерв'ю, тому важливо залишити інтерв'юеру з хорошим враженням. Відмінний спосіб це зробити - показати свій інтерес і підготовку до співбесіди, пов'язуючи питання, які вам задали, з власними запитаннями.

• Які обов'язки цієї позиції?
• Чи можете ви описати типовий день (тиждень) у цьому відділі?
• Які сильні сторони цього відділу? Які слабкі сторони?
• Які ваші колишні помічники скажуть, що це найкраща частина роботи для вас? Що б вони сказали найгірше?
• У якому напрямку ви бачите компанію в найближчі п'ять років? Чи відчуваєте ви, що існують якісь загрози для його успіху?
• Чому ваш останній помічник покинув посаду? Які були його / її сильні сторони? Які були його слабкі сторони? Що він / вона робить зараз?
• Які атрибути мав ваш найкращий помічник? А як щодо вашого найгіршого помічника?
• Як часто виконуються огляди ефективності? Хто їх веде?
• Які навички для вас найважливіші в адміністративному помічнику?
• Як ви винагороджуєте та заохочуєте людей, які працюють у вашому відділі?
• Чи існують у цьому відділі поточні питання виробництва?
• Як ви займалися кадровими проблемами в минулому?
• Які найбільші виклики для людини в цій позиції?
• Який, на вашу думку, найбільш корисний аспект цієї позиції?
• Чи підтримуєте ви (чи компанія / відділ) членство в професійних асоціаціях і постійний професійний розвиток?
• Що б ви описали як роль адміністративного персоналу в цьому офісі?
• Чи очікується понаднормовий час або вихідні години?
• Що вам найбільше подобається у роботі в цій компанії? Чи є якісь зміни, які ви б зробили?
• Що вам подобається найменше працювати тут?
• Чи ви заохочуєте відділ працювати в команді або зосереджуватися більше на індивідуальних внесках?

Будьте готові до більше питань для співбесіди

На додаток до запитань щодо співбесіди, Вам також будуть задані більш загальні питання про вашу історію зайнятості, освіту, сильні сторони, недоліки, досягнення, цілі та плани. Ось список найбільш поширених запитань та інтерв'ю.