Як довго HR повинен зберігати файли співробітників

Одна з великих речей у сфері людських ресурсів полягає в тому, що у нас є багато документів. Тонн і тонн і тонн. Звичайно, багато хто з них є електронним у ці дні, але принцип залишається. HR веде облік. І ми повинні зберігати ці записи, але як довго?

Ось основні принципи ведення обліку кадрів. Пам'ятайте, однак, що державні закони можуть відрізнятися від цих рекомендацій. Якщо закони штатів і федеральні закони конфліктують, завжди зберігайте записи на основі будь-якої вимоги, яка є більшою. Краще тримати щось занадто довго, ніж досить довго.

Оренда записів

Ви повинні зберегти всі ці резюме, примітки інтерв'ю, додатки, і оголошення про вакансії, і навіть запис ваших пошуків через вашу систему відстеження заявника протягом одного року після прийняття рішення про пропозицію роботи було зроблено. Отже, якщо ви проінтерв'юєте заявника, і весь процес триває три місяці, це не станеться, поки не буде прийнято остаточне рішення про наймання годинника.

Чому ви повинні це робити? Якщо хтось колись ставить під сумнів своє рішення щодо найму, вам доведеться довести, що ви не дискримінували нелегально будь-яким чином, у формі або формі. Такі закони, як Закон про американців з обмеженими можливостями, Розділ VII і багато інших вимагають, щоб ви демонстрували, що ви дотримуєтеся відповідності. Ведення цих записів допомагає зробити це.

Документи про тест на наркотики

Якщо вам потрібне тестування на наркотики для попередньої зайнятості, це є частиною запису на роботу, і ви повинні зберігати копію результатів протягом одного року. Якщо ви проводите додаткове тестування на наркотики, чи то внаслідок інциденту на роботі або як частина випадкової перевірки, ви також повинні зберігати ці записи протягом одного року. Проте, якщо ви підпадаєте під дію нормативно-правових актів Департаменту транспорту, то мінімальний термін для записів про випробування наркотиків становить п'ять років.

Розрахунок заробітної плати / Timecards, Etc.

Закон вимагає, щоб ви зберігали ці записи протягом трьох років, але нещодавні судові позови означають, що для вас буде розумнішим тримати їх довше. Ви хочете вести облік того, наскільки кожен співробітник був оплачений, і скільки годин вони працювали на весь час перебування у вашій компанії. Зберігайте свої записи протягом принаймні п'яти років після того, як співробітник звільниться, незалежно від причини.

Для звільнених працівників, звичайно, вам не потрібно зберігати часові записи, оскільки їхня оплата однакова незалежно від кількості відпрацьованих годин. Проте, якщо ви коли-небудь помилково класифікували співробітника як звільненого від сплати податку, якщо вона не була звільнена від сплати податків, ці записи, що використовувалися, можуть допомогти вам сплатити понаднормово. Переконайтеся, що ви вказуєте, як компанія розрахувала оплату. Наприклад, потрібно відстежувати, чи це була пряма заробітна плата, зарплата плюс комісія, понаднормова робота, відрядження або пряма погодинна оплата.

Ви повинні зробити це не тільки для питань оплати праці і оподаткування, але багато інших рішень покладаються на кількість відпрацьованих годин. Наприклад, прийнятність для FMLA залежить від кількості відпрацьованих годин за рік. Якщо у вас є працівник, який звільняється від роботи на умовах неповного робочого часу, ви можете розглянути можливість запису часу, щоб визначити права FMLA. Ви також повинні бути в змозі довести, що ви заплатили своїм працівникам протягом всього часу роботи.

Форма I-9

Підтримуйте форму I-9 працівника, що зберігається окремо від Вашого обліку персоналу, протягом трьох років після того, як Ви найняли працівника та протягом одного року після припинення роботи, залежно від того, що відбудеться пізніше.

Інформація про здоров'я / пенсійні виплати

Ви повинні зберігати записи про свої плани на всі ваші вигоди протягом мінімум шести років. Суд постановив, що якщо працівник подає позов проти вас, кажучи, що він або вона заслуговує вищої пенсії, наприклад, відповідальність роботодавця доводити, що вони не зобов'язані більше, а не відповідальність працівника, щоб довести, що вони роблять. Зберігайте всі описи зведеного плану.

Якщо у вас є колишні працівники, які мають право на отримання COBRA, розширюючи їх переваги для здоров'я, ви також повинні зберігати ці записи протягом шести років, щоб бути безпечними. Закон не вказує на утримання, але оскільки це може бути застосовано відповідно до Закону про забезпечення пенсійного забезпечення працівників (ERISA), цей закон вимагає утримання протягом шести років. Щоб бути на безпечній стороні, не викидайте ці записи.

FMLA Records

Коли працівник звертається до FMLA, ви повинні тримати цей папір, навіть якщо ви відмовляєте у відпустці на три роки. Переконайтеся, що ви відстежуєте відпустку кожного працівника - коли він почав і скільки часу використовується. Якщо працівник має переривчасту FMLA, переконайтеся, що ви стежите за кожним відпуском і зафіксуйте кількість використаних годин. Дати та кількість годин повинні бути задокументовані. Пам'ятайте, що переривчасте відпустка можна використовувати кілька годин на день або кілька днів на тиждень. Документуйте все та зберігайте ці записи.

Пам'ятайте, що це не вичерпний перелік і стосується лише федеральних законів. Можливо, ви підлягаєте додатковим законам збереження записів, якщо, наприклад, ви є федеральним підрядником або ваша держава має різні стандарти. Коли ви сумніваєтеся, не викидайте його.

Ви можете отримати доступ до додаткових ресурсів щодо ведення обліку та обов'язкової звітності в Товаристві з управління людськими ресурсами (SHRM).

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та положення про зайнятість варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.