Що роботодавці не повинні зберігати в кадрах

Роботодавці ніколи не повинні розміщувати окремі предмети у вашій загальній кадровій документації. Зміст файлів і записів персоналу Вашого працівника, як правило, доступний персоналу людських ресурсів, працівнику та керівнику або керівнику працівника в деяких компаніях.

В інших країнах доступ обмежений персоналом персоналу, і працівники можуть запитувати доступ до своїх записів. Адвокати також можуть запросити до суду інформацію про судові справи та скарги Комісії з рівних можливостей зайнятості (EEOC). Колишній працівник може також запитати копію своїх кадрових записів.

Найкраща практика робить доступ до персоналу доступним лише працівникам персоналу. Необхідно зберігати файли персоналу під замком і ключем у зоні зберігання, що робить їх недоступними для інших працівників.

З усіма цими потенційними можливостями та потенційними глядачами записів персоналу Вашого працівника роботодавець повинен подбати про збереження неупередженої, фактичної документації щодо трудової історії працівника у Вашому штатному обліку персоналу.

Отже, ви захочете застосувати ці загальні вказівки до документації, яку ви зберігаєте в кадровій документації вашої організації.

Настанови щодо вмісту файлу персоналу персоналу

Інформація в кадровій документації повинна бути фактичною.

Думки керівника чи персоналу персоналу; випадкові ноти; плітки; необгрунтовані чутки; запитання, звіти або звинувачення, зроблені іншими співробітниками, які не досліджені; звинувачення не переслідували, розслідували і укладали; і будь-яка інша нефактична інформація, коментарі або примітки повинні бути виключені з кадрової справи працівника.

Один з найгірших прикладів образливого коментаря, який менеджер з персоналу виявив у кадровому записі працівників, стосувався записів про співбесіду менеджера з найму. Один з них заявив: "Можливо, занадто товстий, щоб піднятися і спуститися по сходах, якщо це необхідно". Уявіть, що співробітник, адвокат і навіть майбутні співробітники та керівники читають такі коментарі.

В іншій компанії менеджер знайшов необґрунтовані зауваження, які менеджери та інші помістили у файли працівника, такі як: "Сердиться Мері, тому що вона не отримала підвищення. Вона сповільнила свою роботу навмисно, щоб дістатися до свого менеджера". Побачте проблему?

Кадрова документація повинна бути ретельно віднесена до відповідних розташувань файлів.

Визначте протокол кадрового обліку вашої компанії на основі державних і федеральних законів, законів про зайнятість, таких як закон про перенесення медичного страхування і звітність 1996 року (HIPAA), а також найкращі практики роботодавця.

Потім дотримуйтеся протоколу. Ви не хочете знаходити виправдань випадкового лікаря, заправлені в кадровий файл, коли вони належать до медичного файлу. Ви також не бажаєте обґрунтування та обґрунтування просування по службі у файл заробітної плати.

Ви також не хочете, щоб записи про прийняття рішення про наймання включали перевірку фону або примітки з обговорень з колишніми роботодавцями у кадровій справі.

Навчання, керівництво та інші працівники, які розміщують документацію в кадровій документації, потребують підготовки.

Будь-яка особа, яка має доступ і може розміщувати документи в особовому файлі персоналу, потребує навчання, щоб належним чином написати документацію.

Вказуючи у працівнику догану, що працівник був повним безладдям, він не завоює жодних призів. Але, як відомо, непідготовлені супервізори писали подібні заяви і розміщували їх у файлах персоналу співробітників.

А ще краще обмежити доступ до файлів персоналу HR персоналу, який несе відповідальність за записи, і знає, що потрібно і не слід розміщувати в особовому файлі.

Врівноважуйте інформацію, яку ви розміщуєте в записі персоналу.

Включити як позитивні, так і негативні аспекти трудової історії працівника. Занадто часто кадрові записи підкреслюють кожне негативне явище і пропускають позитивні компоненти, які переживає кожен співробітник. Подумайте про підвищення, просування по службі, нагороди досконалості, копії похвал і подяки.

Визнати різницю між особистими примітками керівника щодо персоналу, що звітує, та офіційного обліку персоналу компанії.

Нотатки супервізора, які використовуються для поліпшення продуктивності, для відстеження проектів і завершення цілей, а також для справедливого визначення підвищення та планів розвитку продуктивності, наприклад, належать до приватного файлу керівника, а не в офіційних документах компанії.

Визнати також необхідність підготовки наглядових органів щодо ведення записів і ведення документації в їх управлінському файлі. Ті ж критерії для фактів, а не думки, і конкретні приклади, а не чутки, застосовуються до приватних нотаток.

Особисті нотатки керівника можуть бути оприлюднені в судовому порядку, тому рекомендується обережність навіть для приватних нотаток. Практика керівників, які зберігають копії записів, які існують у офіційному файлі персоналу службовця, не рекомендується.

Документація з прийому на роботу та записки на інтерв'ю представляють певну проблему.

Найкраща практика полягає в тому, щоб зберегти окремий файл для кожної заповненої позиції, що включає всю документацію, пов'язану з заповненням цієї позиції від опублікування завдання до контрольних перевірок. Резюме заявників, супровідні листи та додатки належать до цього файлу, за винятком того, що ви повинні перенести заявку найманого працівника до файлу персоналу працівника.

Цей файл має офіційні контрольні списки та форми, які прагнуть до неупередженого представлення кваліфікації потенційного працівника та підтримують ваше рішення найняти найбільш кваліфікованого кандидата. Думки менеджера наймання та примітки, зроблені під час процесу найму, не належать до цього файлу.

Людські ресурси можуть збирати ці нотатки для ведення повної документації щодо рішення про працевлаштування, але вони не належать до кадрових записів.

Фактична документація щодо рішень щодо працевлаштування.

Ця документація включає такі рішення, як просування по службі, перехід на бічні можливості, підвищення зарплати і вони належать до кадрових записів. Думки начальника або HR щодо працівника не відповідають. Офіційна дисциплінарна документація, наприклад, письмове попередження, також належить до кадрової справи працівника.

Конкретні приклади документації, яка не повинна бути в кадровій документації

Наступна інформація не повинна розміщуватися в кадровій документації. Документація може вимагати окремого файлу, може бути класифікована як наглядова або управлінська записка, або не повинна зберігатися взагалі роботодавцем.

• Будь-яка медична інформація належить до медичного файлу.
• Інформація про нарахування заробітної плати належить до файлу зарплат.
• Документи, які включають номери соціального страхування працівників або інформацію про захищені класифікації працівників, такі як вік, раса, стать, національне походження, інвалідність, сімейний стан, релігійні переконання та ін.
• Наглядова документація з метою управління роботою співробітника, встановлення цілей, наданих відгуків та ін.
• Розслідувальні матеріали, у тому числі скарги працівників, інтерв'ю зі свідками, інтерв'ю з працівниками, висновки, рекомендації адвоката, а також дозвіл, а також подальші заходи для забезпечення відсутності відплати, повинні знаходитися у файлі розслідування, яке відокремлюється від кадрових записів.
• Файл співробітника I-9 формується в I-9 файлі або місці, далеко від записів персоналу співробітників.
• Розміщуйте попередні перевірки, включаючи кримінальну історію, кредитні звіти і т. Д., А також результати тестування на наркотики в окремому файлі, який не мають доступу до наглядових органів, менеджерів і працівників. SHRM рекомендує або цей окремий файл, або рекомендує, щоб ця інформація також була подана у медичний файл працівника.
• Документи щодо рівних можливостей працівників, такі як форми самоідентифікації та урядові звіти, не повинні зберігатися в кадровій справі, а також у будь-якому місці, де керівник має доступ.

Якщо ви дотримуєтесь цих вказівок, ваша організація ефективно зберігає фактичні, підтримувані історію зайнятості та записи персоналу у відповідних місцях.

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та правила про працевлаштування варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.