10 Тимчасові методи управління часом

Кожна людина має однакові 24 години на добу, але деякі люди здаються набагато продуктивнішими за цей час, ніж інші. Якщо ви не відчуваєте себе продуктивно, звичайним рішенням, яке приходить на думку, є те, що вам потрібно краще управляти своїм часом. Ви не можете «управляти» тим часом, тому що 24 години на день, 60 хвилин за годину, 60 секунд за хвилину, і це ніколи не змінюється.

Ви можете, однак, контролювати, де і як ви витрачаєте свій час і вживати заходів для зменшення або усунення втрат часу. Насправді, управління часом насправді стосується управління собою.

Нижче наведено десять безмежних способів взяти під свій контроль свій графік щодня, щоб максимально використати час, який ви маєте.

1) Встановіть пріоритетні цілі

Без цілей, ви можете виявити, що ви, як правило, переслідуєте все, що здається найбільш терміновим, або дивитеся на вас. Важко не відволікатися на блискучі предмети. Щоб запобігти цьому, визначте ваші справжні пріоритети в житті і рухайтеся до них, встановлюючи щорічні, щомісячні, щотижневі та щоденні цілі або бажані результати. Ранжуйте кожну з них за допомогою наступної системи:

• Важливість: (A = висока, B = середня, C = низька)
• Терміновість: (1 = висока, 2 = середня, 3 = низька)

По-перше, завжди працюйте над найнеобхіднішими та найважливішими цілями та завданнями (А1), а потім пересувайтеся по списку.

2) Дотримуйтесь правила 80/20

"Правило 80/20", також відоме як принцип Парето, говорить, що 80 відсотків ваших результатів походять з 20 відсотків ваших дій. Це спосіб перегляду використання свого часу, визначення пріоритетів вибраних завдань щодо найважливіших цілей. Ви зосереджені на 20 відсотках заходів, які дають 80 відсотків бажаних результатів?

3) Навчіться говорити ні

Коли інші роблять запити від вас, ці завдання можуть бути важливими для них, але конфліктують з найважливішими цілями. Особливо, коли це те, що ви хотіли б зробити, але просто не маєте часу, але дуже важко сказати "ні".

Хоча це добре, щоб бути командним гравцем, але також важливо знати, коли і як бути наполегливим і дати людині знати, що ви не можете впоратися з їхнім запитом на даний момент. Якщо ви згодні взяти на себе завдання, узгодьте термін, який допомагає їм досягти своїх цілей, не жертвуючи власними.

4) Подолання зволікання за допомогою системи «4D»

• Видалити його: Які наслідки взагалі не виконувати завдання? Розглянемо правило 80/20; можливо, це не потрібно робити в першу чергу.
• Делегувати його: Якщо завдання є важливим, запитайте себе, чи справді ви несете відповідальність за це. Чи може завдання дане комусь іншому? Див. «10 речей, які менеджер ніколи не повинен делегувати».
• Зробіть це зараз: Відкладання важливого завдання, яке необхідно зробити, лише створює почуття тривоги і стресу. Зробіть це як можна раніше.

• Відкласти: Якщо це завдання, яке не може бути завершене швидко і не є пріоритетом, просто відкладіть його.

5) Їжте жабу

З книги Брайана Трейсі Їжте цю жабу, "Якщо перше, що ви робите щоранку є їсти живу жабу, ви можете пройти через день із задоволенням, знаючи, що це, мабуть, найгірше, що станеться з вами цілий день".

Ваші жаби кожен день є завданнями, які будуть мати найбільший вплив на досягнення ваших цілей, і завдання, які ви, швидше за все, затягувати починаючи.

6) Зменшити кількість зустрічей

Погано проводяться збори - це губи часу, помножені на кількість людей на зборах. Див. «Як очолити збори команд».

7) Скляна банка: камені, галька, пісок і вода

Класифікуйте свої завдання таким чином, а потім спершу вирішуйте «скелі». Якщо ви продовжуєте займатися дрібницями (піском, галькою і водою), а не важливими стратегічними речами, скелями, то ваш баночок швидко заповнюється без місця для більш скель.

8) Усунення електронних втрат часу

У кожного є певні відволікання, які переривають їх і віддаляють час від роботи. Ваш Facebook? Twitter? Перевірка електронної пошти? Постійні повідомлення з друзями та родиною? Зупиняйте перевірку їх так часто, комплектуючи ці типи завдань. Встановіть час, а потім перевірте і справитеся з усіма ними одночасно. Дайте собі 30 хвилин, а потім поверніться на завдання. Групуйте їх та роблять перерву один або два рази на день, щоб відповісти.

9) Організація

Для того, щоб ефективно управляти своїм часом і бути продуктивними кожен день, ви повинні створити правильне середовище. Усуваючи непотрібний загрозу, налаштуйте ефективну систему реєстрації, знайдіть поблизу місце для всіх необхідних вам робочих предметів і використовуйте інструменти управління робочими процесами, які допоможуть вам створити продуктивне середовище.

10) Піклуйтеся про своє здоров'я

Добрий нічний сон, здорове харчування та фізичні вправи дадуть вам енергію, фокус і витривалість, необхідні для максимального використання вашого дня. Може здатися, що робота є більш важливою, і ви завжди можете наздогнати сон, їжу та заняття пізніше. Якщо ви втратите своє здоров'я, ви не можете працювати, або робити багато чого іншого для цього, так що не скупіться на турботу про себе.