3 сценарію при спілкуванні в Інтернеті - це не правильно

Є багато способів спілкування в Інтернеті. Є електронна пошта, текстові повідомлення або повідомлення через одну з багатьох програм, які її підтримують. Але використання електронної пошти чи обміну повідомленнями не завжди є найефективнішим способом спілкування.

За певних обставин слід уникати їх. Звичайно, легко сховатися за комп'ютером і сказати те, що ви хочете сказати за допомогою клавіатури. Але іноді потрібно вийти в світ і використовувати свій голос.

Ось три ситуації, в яких було б краще, якщо б ви не потрапили до відправки.

Уникайте попадання посилань, щоб вирішити конфлікт

Ми всі були частиною повідомлення електронної пошти або рядка повідомлень між двома сторонами, які намагалися вирішити проблему. Іноді ви можете бути одним з двох основних учасників або, можливо, ви просто один з багатьох людей, кого хтось відчував, що ви повинні були включити вас.

При кожній відповіді на електронну пошту або повідомлення проблема стає зростаючою. Зрештою, те, що було порівняно невеликим, стало набагато більшим. Як правило, це призводить до зустрічі між двома сторонами, а також керівником або керівником для вирішення конфлікту.

Замість того, щоб використовувати електронну пошту або обмін повідомленнями для вирішення конфлікту, або зателефонуйте людині, або заплануйте зустріч. Якщо ви отримуєте електронний лист або повідомлення від когось іншого, хто намагається вирішити проблему, не піддавайтеся спокусі відповісти електронною поштою. Візьміть телефон або зайдіть в офіс іншої особи і скажіть: "Я отримав вашу електронну пошту і подумав, що краще, якщо ми обговоримо цю ситуацію один-на-один, а не електронною поштою. У вас є кілька хвилин, щоб поговорити?"

Якщо електронна пошта є єдиним варіантом, не копіюйте на неї інших людей. Це призводить до ескалації проблеми. Якщо ви перебуваєте на кінці такого повідомлення, не натискайте "відповісти всім". Просто надішліть відповідь лише тій особі, яка надіслала електронну пошту. Якщо ви "відповісте всім", у вашій відповіді слід сказати: "Я вдячний за те, що ви довели цю ситуацію до уваги. Я зателефону вам за хвилину, щоб обговорити". Це сповістить всіх, хто був скопійований, що ви піклуєтесь про ситуацію один на один.

Уникайте попадання відправити, коли ви засмучені

Після погіршення ситуації або взаємодії нам потрібен період охолодження. Електронна пошта та повідомлення не підходять для цього; це миттєвий дизайн. Замість цього, як тільки ви заспокоїлися, зателефонуйте або завітайте до особи, щоб обговорити ситуацію. Якщо ви перебуваєте на кінці надмірної електронної пошти, уникайте бажання відповісти. Дайте собі час, щоб заспокоїтися, а потім подзвонити людині і попросити обговорити лицем до лиця.

Надалі вирішуйте заздалегідь, що ви ніколи не будете використовувати електронну пошту або повідомлення, коли ви засмучені. Зроби сам пакт, що не підлягає обговоренню.

Якщо ви відчуваєте необхідність написати щось, коли ви засмучені, вручну напишіть повідомлення. Не вводьте його в електронну пошту, навіть якщо ви не маєте наміру надсилати повідомлення. Ви б не були першою людиною, яка випадково потрапила в "send" замість кнопки "save".

Уникайте натискання кнопки Відправити на надсилання поганих новин

Ніхто не любить отримувати погані новини і отримувати їх по електронній пошті або повідомлення може додати сіль до рани. Ви коли-небудь посилали клієнту електронну пошту, щоб повідомити, що їхнє замовлення відкладено?

Якщо відповідь на будь-яке з цих запитань «так», припиніть користуватися електронною поштою або повідомленнями, щоб повідомити про погані новини. Використання електронної пошти чи обміну повідомленнями для передачі поганих новин може надіслати повідомлення про те, що вам не важливо, або що проблема не є достатньо важливою, щоб гарантувати вашу особисту увагу. Коли ви використовуєте електронну пошту або повідомлення для поганих новин, ви не маєте можливості оцінити реакцію людини. Швидше за все, люди будуть розчаровані або засмучені. Якщо ви не передаєте новини особисто, їхнє почуття розчарування може загостритися і створити ще гіршу ситуацію.

Нарешті, коли ви використовуєте електронну пошту або повідомлення в цьому сценарії, ви виявляєте боягузливість. Клієнти, колеги, начальники і друзі цінують людей, які мають сміливість спілкуватися з поганими новинами особисто.

Якщо ви не впевнені, що ваше повідомлення кваліфікується як погана новина, запитайте себе: "Чи хочу я отримувати електронну пошту або повідомлення з цим типом новин, або я б віддав перевагу, щоб він спілкувався особисто?". Потім діяйте відповідно.

Хоча немає сумніву, що електронна пошта або повідомлення є швидким і ефективним засобом комунікації, це не завжди доречне. Дотримуйтесь наведених вище вказівок і уникайте використання електронної пошти чи повідомлення, якщо це неприйнятно.