Як зробити зазвичай нудну зустріч більш захоплюючою

Зустрічі є неминучою частиною бізнесу. Ви обмінюєтеся інформацією, обмірковуєте ідеї, генеруєте рішення та створюєте процеси та системи. Проблема в тому, що багато з цих зустрічей болісно нудні, а це означає, що люди, які відвідують, мають відключені мозок.

Якщо люди не звертають уваги і зосереджуються, зустріч - це просто марна трата часу кожного. Як ви можете зробити цікаві зустрічі більш захоплюючими, щоб вони щось здійснили? Ось 5 практичних порад:

Заборона смартфонів

Так, це як би казати людям викидати своїх дітей у вовчий ложе перед тим, як прийти на зустріч. Люди будуть наполягати на тому, що вони повинні мати свої телефони - врешті-решт, може виникнути надзвичайна ситуація. Так. Світ може закінчитися під час щоквартальної зустрічі з планування, але це малоймовірно.

Проблема сучасних технологій полягає в тому, що вона дозволяє зосередитися на тому, що не є перед вами - зустріч. Найсмішніше, якщо люди зустрічалися лицем до лиця з людьми, яких вони надсилали під час зустрічі, вони надсилали текстові повідомлення комусь іншому. Телефони залишаються за столами.

Без телефону дві події відбуваються під час зустрічі. Ви змушені залишитися в сьогоденні, а час простою витрачається на спілкування з іншими учасниками. Чому це важливо? Тому що ви знайдете свої зустрічі цікавішими, коли знаєте своїх колег.

Як ви їх дізнаєтеся? Розмовляючи з ними. Що ви робите, коли у вас є телефон? Ви не розмовляєте з новими людьми.

Готуйте, Готуйте, Готуйте

Зустріч, на якому лідер або модератор приходить пізно, не має порядку денного, а крила його - нудна і нудна. Добре підготовлена ​​зустріч може бути захоплюючою та цікавою. Коли лідер має план і мету, зустріч буде більш цікавою. Коли немає напряму чи мети, зустріч не буде цікавою.

Інша частина підготовки - поліпшити свої навички. Ви були на зборах, які були продуктивними та інтерактивними, і змушували вас відчувати, що ви могли б вийти і здійснити великі справи. І ви відвідували зустрічі, на яких ви впевнені, що якщо ви заснули, то вам ніхто не буде не вистачати, і ви не пропустите нічого важливого. Різниця - це особа, яка керує зустріччю.

Якщо ваші зустрічі нудні, подивіться в дзеркало. Знайдіть спосіб покращення. Ви можете взяти формальний клас (ваш відділ кадрів може допомогти вам з пропозиціями), ви можете попросити зворотного зв'язку і наставництво від колеги, чиї навички зустрічі ви захоплюєте, або ви можете взяти онлайн-клас. Велика допомога доступна для вас, і багато з них є безкоштовним для прийняття, коли ви хочете зробити свої звичайні нудні зустрічі більш захоплюючими.

Кожен бере участь

Чому всі повинні брати участь? Добре, тому що якщо участь не потрібна, ви можете вирішити всю цю проблему електронною поштою. Серйозно. Існує дуже мало випадків, коли потрібно навести групу для передачі інформації.

Так, є деякі речі, такі як масові звільнення або повна реструктуризація компанії, які перейдуть на краще, якщо у вас є менеджер, який розмовлятиме з цією групою, але в більшості випадків зустрічі завжди повинні бути інтерактивними.

Як інтерактивно? Ну, це залежить від мети зустрічі. Якщо це сесія мозкового штурму, кожен повинен говорити. Якщо хтось не говорить, зателефонуйте цій людині. Інтроверти можуть не подобатися такого типу зустрічей, і ви не повинні проводити зустрічі з високим тиском для інтровертів, розміщуючи їх на місці.

Але ваша культура зустрічей повинна гарантувати, що кожен бере участь у цих сесіях, і вони повинні знати, що їхня участь потрібна заздалегідь.

Якщо це засідання з планування або засідання цілеспрямованості, або навіть щоквартальна зустріч звітів, має бути час для внесення вхідних даних, чи варто ставити питання або робити коментарі. Атмосфера повинна заохочувати участь, але з кількома межами (див. Нижче).

Не дозволяйте будь-якій людині домінувати

Якщо ви ведете зустріч, природно, що ви повинні говорити найбільше. Проте після вас ви не хочете, щоб інша людина домінувала в розмові. Це може зробити зустріч втомливим. Не забувайте переадресовувати коментарі та закликати людей, яких ви знаєте, є фахівцями в даній області, щоб розсіяти нав'язливого голосника.

Наприклад, коли Джейн зробила свій четвертий коментар і почала виходити на п'яту, вирізала її якомога краще, сказавши: «Спасибі, Джейн, ми знаємо вашу позицію. Я хотів би почути те, що Карен має сказати. І, Джим і Боб ще не мали можливості виступити.

Іноді вам доведеться поговорити з Джейнсом Вашого офісу перед зустріччю, щоб нагадати їм, що сенс об'єднання як групи полягає в тому, щоб ділитися ідеями з усіма, і якщо вона домінуватиме, зустріч не буде такою успішною. Або ж відразу після зустрічі теж добре працює, тому що у вас будуть свіжі приклади, якщо потрібно.

Люди, які знайшли час для участі у зустрічі, приносячи свої знання та досвід, заслуговують на можливість виступити і поділитися своїми думками. Як лідер, ви можете навчитися контролювати поведінку, що підриває зустріч.

Зробити діючі елементи

Зустріч, що закінчується без будь-яких дій, була просто марною тратою часу. Це інформаційний дамп, і в цьому випадку зустріч була не найкращим способом. Цікава і захоплююча зустріч закінчується речами, які люди можуть і повинні робити - або для досягнення своїх індивідуальних цілей або цілей компанії, або, в ідеалі, обох. Якщо люди не йдуть, знаючи, що їх наступні кроки, то зустріч не вдалася.

Окрім того, що вони мають дієві елементи, необхідно провести наступні дії. Це може відбутися на другому засіданні або окремо, але це має відбутися. Люди будуть налаштовуватися, якщо знатимуть, що всі дії для показу.

Зустрічі ніколи не будуть замінювати поїздки в Діснейленд для хвилювання, але ви можете зробити їх більш захоплюючими, цікавими і продуктивними. Зробіть ці п'ять змін, і ви зробите свої звичайні нудні зустрічі більш захоплюючими для людей, які відвідують. І це добре для успіху вашої організації.