Ви Мене Привіт: Правильний телефонний етикет

Правда полягає в тому, що, хоча це не ракетна наука, належний телефонний етикет в робочому середовищі передбачає трохи більше, ніж можливість висловити привітання. Оскільки це може бути ваша початкова точка контакту з клієнтом, клієнтом або навіть роботодавцем, це ваша можливість зробити гарне перше враження, або бідне. Нижче наведено кілька порад, які ви повинні дотримуватися при роботі з телефоном:

Ластівка перша

Іншими словами, ваш рот повинен бути незайнятим під час здійснення дзвінка або відповіді на телефон. Ви хочете бути в змозі говорити чітко, і це неможливо, якщо ви жуєте або ковтаєте.

Ім'я та ранг Будь ласка

Коли ви отримуєте виклик на роботі, ви повинні ідентифікувати себе та свою компанію та відділ, якщо це необхідно. Якщо абонент був переданий вам з основної лінії компанії, ви можете вказати лише своє ім'я та відділ. Людина, яка спочатку відповіла на виклик, швидше за все, дала назву компанії. Коли ви є абонентом, ідентифікуйте себе таким же чином, перш ніж запитати про особу, яку ви намагаєтеся досягти.

Манери роблять справу

Завжди будьте ввічливі незалежно від того, хто знаходиться на іншому кінці лінії. Якщо ви розмовляєте з адміністратором або президентом компанії, ніколи не забудьте сказати, будь ласка, і дякую вам. Окрім того, що кожен заслуговує на повагу, людина, яка відповідає на ваш дзвінок, може переконатися, що вона отримає належне вирішення.

Фокус

Хоча ми всі любимо багатозадачність (або намагаємося) утримуватися від тенденції до інших речей, поки ви знаходитесь на дзвінку. Ви повинні дати людині, з якою ви розмовляєте, вашу неподільну увагу. Вашу електронну пошту, соціальні медіа та ігри можна чекати.

Тепер зачекайте

Перш за все, слід уникати всіх інших розмов під час перебування на телефоні. Реальність іноді проходить через дорогу. Можливо, вам доведеться поговорити з людиною, яка приходить у ваш офіс або кабіну або збирати інший дзвінок. Вибачте, а потім обмежте іншу розмову лише на кілька секунд. Не залишайте когось на очікуванні на невизначений час. Якщо ви не можете піклуватися про іншу справу швидко, але з цим треба негайно розібратися, замість того, щоб поставити людину, з якою ви розмовляли, на запит, чи можете ви передзвонити в зручний для неї час.

Не дозволяйте вашему абоненту втрачати в системі

Є випадки, коли ви не зможете допомогти людині на іншому кінці лінії і доведеться передати його комусь, хто може. Коли ви це зробите, переконайтеся, що він знає, кому ви передаєте виклик і чому. Дайте йому знати, що робити, якщо виклик не пройде або якщо людина, якій ви посилаєте його, не існує або не може допомогти.

Тримайте повідомлення короткими та солодкими

Коли хтось залишає повідомлення голосової пошти, говоріть повільно і чітко, особливо коли ви вказуєте своє ім'я та номер телефону. Занадто багато людей залишають дуже довгі та розбіжні повідомлення лише для того, щоб швидко мімбити свої імена та цифри в кінці, що залишає одержувача нездатним повернути дзвінок.

Одного разу достатньо

Якщо ви залишите повідомлення, і особа, для якої ви залишили, не повертається до вас негайно, це може бути тому, що вона зараз не може. Немає потреби дзвонити знову і знову. Якщо це надзвичайно важлива проблема, спробуйте зателефонувати на наступний день або надіслати електронний лист із повідомленням, що ви залишили голосову пошту.

Слухайте спочатку

Прослухайте голосову пошту, яку ви отримали повністю, перш ніж повернути телефонний дзвінок. Ви можете дізнатися, що навіть не потрібно передзвонити (wow, що заощаджує час) або що потрібно спочатку подбати про щось. Наприклад, абоненту може знадобитися інформація, яку ви можете отримати, коли ви повернетеся до неї.