Як супервізор може керувати відсутністю

За даними CCH Unscheded Absence Survey, роботодавці втрачають свої позиції, коли йдеться про підтримання працівників на робочому місці. Показники незапланованого прогулу зросли до найвищого рівня з 1999 року. Найбільше занепокоєння викликає те, що майже два з трьох співробітників, які не з'явилися на роботі, не є фізично хворими.

Для більшості компаній відповідальність за управління прогулами знижується в першу чергу на безпосередніх керівників. Ці керівники часто є єдиними людьми, які знають, що певний співробітник відсутній.

Вони знаходяться в найкращому становищі, щоб зрозуміти обставини, що оточують відсутність особи, і помітити проблему на ранній стадії. Таким чином, їхня активна участь у процедурах відсутності компанії має вирішальне значення для загальної ефективності та майбутнього успіху політики або програми відсутності.

Для того, щоб наглядові органи були комфортними та компетентними у своїй ролі керування неприбуттям, вони повинні мати повну підтримку вищого керівництва. Всі сторони повинні знати про мету політики та процедури відсутності. Чи мають місце розбіжності між відомствами; політика може втратити свою ефективність.

Щоб забезпечити більшу узгодженість, наглядові органи повинні пройти підготовку щодо відповідальності щодо управління прогулами, порадити про те, як проводити ефективні інтерв'ю з поверненням на роботу, а також навчатись у застосуванні дисциплінарних процедур, коли це необхідно.

Обов'язки супервізора

На додаток до забезпечення того, щоб робота була належним чином охоплена під час відсутності співробітника, існує низка інших важливих дій, які наглядачі повинні вжити, щоб керувати прогулами. Вони повинні:

• забезпечити, щоб усі працівники були повністю обізнані з політикою та процедурами організації, що стосуються відсутності,
• бути першою точкою контакту, коли працівник телефонує у хворого
• зберігати належним чином деталізовані, точні та актуальні записи про відсутність своїх співробітників (наприклад, дату, характер хвороби / причину відсутності, очікувану дату повернення на роботу, сертифікацію лікаря, якщо це необхідно),
• виявити будь-які закономірності або тенденції відсутності, які викликають занепокоєння,
• проводити інтерв'ю з поверненням до роботи
• запровадити дисциплінарні процедури, де це необхідно.

Інтерв'ю з поверненням на роботу

Підготовка наглядових органів щодо того, як найкраще керувати прогулами, повинна включати в себе інструкції щодо проведення ефективних і справедливих інтерв'ю з поверненням до роботи. Останні національні дослідження показують, що ці інтерв'ю вважаються одним з найбільш ефективних інструментів управління короткостроковими прогулами.

Обговорення повернення до роботи дасть змогу керівнику заохотити співробітника до роботи, крім того, що демонструє прагнення керівництва до контролю та управління прогулами на робочому місці. Інтерв'ю дозволить зробити перевірку того, що співробітник буде достатньо для повернення на роботу.

Необхідні документи можуть бути завершені так, щоб відсутність і його висновок були правильно записані. Той факт, що існує встановлена ​​процедура для розслідування та обговорення відсутності з працівником, може сам по собі служити стримуючим фактором для відсутності присутніх з неналежних причин.

Інтерв'ю необхідно проводити якомога швидше після повернення на роботу відкріпного (не пізніше, ніж через день після повернення). Працівникам слід надавати широкі можливості для визначення причин його відсутності. Орган нагляду повинен використовувати інтерв'ю як час для вивчення будь-яких питань, які можуть мати працівники, які ведуть до відсутності.

Мета полягає в створенні відкритої і підтримуючої культури. Процедури існують, щоб переконатися, що допомога та консультації пропонуються, коли це необхідно, і для забезпечення того, щоб працівник був здатний повернутися до роботи.

Працівники зазвичай оцінюють можливість пояснити справжні причини відсутності в межах формалізованої структури. Якщо керівник сумнівається в автентичності причин, що наведені для відсутності, він / вона має скористатися цією можливістю, щоб висловити будь-які сумніви або побоювання.

У будь-який час працівник повинен знати, що інтерв'ю - це не просто частина процедур компанії, а важлива зустріч, під час якої відсутність була відзначена і може мати наслідки для майбутнього працевлаштування. Дисциплінарну процедуру компанії, у разі неприйнятних рівнів відсутності, слід пояснити працівнику.

Ні в якому разі в ході зустрічі співбесіда не повинна бути формою покарання, але повинна розглядатися як привід для висвітлення та пояснення наслідків відсутності в межах відділу. Переважна більшість працівників отримують почуття гордості і досягнення від своєї роботи, і керівництво повинно заохочуватися до лікування цих осіб як відповідальних дорослих.

Рекомендовані дисциплінарні процедури, якщо продовжується відсутність навчання

Наступні рекомендації визначають рекомендовані кроки, які необхідно вжити в тих випадках, коли короткострокові відсутності вважаються вище прийнятного рівня в певний період часу.

Етап 1: Інтерв'ю з консультуванням

• Негайний керівник повинен повідомити працівника про його стурбованість з приводу відсутності, спробувати встановити причини хвороби і визначити, що потрібно зробити для поліпшення відвідуваності.
• Якщо на даному етапі виявлено будь-яке медичне захворювання, що може вплинути на придатність до роботи, керівник повинен організувати зустріч з лікарем, затвердженим компанією. Це має бути підтверджено у письмовій формі працівником протягом п'яти робочих днів.
• Якщо з обговорення проблема, як видається, не пов'язана з базовою непридатністю до роботи, керівник повинен повідомити працівника, що, хоча записувані хвороби можуть бути справжніми, очікується постійне поліпшення відвідуваності або наступний етап процедури буде прийнято.
• Огляд відвідування буде автоматично проводитися кожного місяця протягом наступних шести місяців.

Етап 2: Перший офіційний огляд (етап словесного попередження)

• Якщо відсутність працівника продовжує погіршуватися після аналізу та регулярного моніторингу, його слід запросити на офіційну зустріч з керівником.
• Документ про відсутність має бути деталізований у листі, який запрошує працівника до цього інтерв'ю. Працівника слід попередити, що вона має право бути представленим представником профспілки або колегою, якщо це необхідно.
• Метою цієї зустрічі буде:

  - продовжувати обговорювати основні причини відсутності, - консультувати співробітника служби та витрат на її відсутність, і

  - попередити працівника (за винятком випадків, коли вирішити звернутися до лікаря), що якщо не відбувається істотного і постійного поліпшення, її робота може бути припинена через її нездатність підтримувати прийнятний рівень відвідуваності. Це є словесне попередження.

• Якщо медична допомога виправдана, необхідно негайно вжити заходів. Тому нарада відкладається лише для завершення цієї частини процесу. Протягом п'яти робочих днів працівник повинен отримати медичну консультацію. Потім зустріч збирається з персоналом, і обговорюється думка лікаря.
• Якщо лікар підтверджує придатність до роботи, працівника слід попередити про наслідки продовження відсутності.

Етап 3: Другий офіційний огляд (етап письмового попередження)

• Регулярний моніторинг свідчить про те, що жодного поліпшення у схемі відсутності не відбулося, другий офіційний з'їзд буде організований з персоналом.
• Лист із запрошенням працівника на зустріч буде включати запис про відсутність та, знову ж таки, поради щодо представництва.
• Будь-яку нову інформацію, надану на зустрічі з приводу хвороби або зміни характеру хвороби, можливо, доведеться оцінити лікарем, затвердженим компанією.
• Працівник повинен мати можливість пояснити свою відсутність запису. Якщо це доречно, керівник повинен повідомити працівника, що офіційне письмове попередження видається, і що це попередження залишатиметься у файлі працівника протягом певного періоду. Копія попередження повинна бути видана працівникові та його представнику.
• Працівник повинен бути поінформований про те, що невиконання вимог компанії щодо відвідування та покращення існуючої неприйнятної інформації про відсутність, призведе до припинення працевлаштування працівника.
• Якщо існує сумніви у придатності до роботи, виконайте варіанти передислокації відповідно до рекомендацій лікаря. Проконсультуйтеся з представником профспілки працівника (якщо є) щодо процесу та варіантів перерозподілу.

Етап 4: Тимчасова суспензія з роботи

• Якщо після виконання попередніх етапів дисциплінарного процесу не відбувається поліпшення відвідуваності, керівництво може приступити до тимчасового призупинення без оплати. Намір призупинити дію має бути підтверджений у письмовій формі з датами початку та закінчення. Копія листа про призупинення повинна бути надіслана представнику працівника (якщо є).

Етап 5: Припинення трудової діяльності

• Це завершальна стадія в дисциплінарному процесі, коли співробітник звільняється за нездатність виконувати вимоги компанії щодо відвідування роботи. Звільнення може відбуватися тільки з письмового дозволу старшого менеджера і HR.
• У листі, що викликає співробітника, знову буде включено пораду щодо подання і буде викладено запис про відсутність. Працівнику слід повідомити, що в результаті співбесіди він може бути звільнений за нездатність виконувати службові обов'язки.
• Знову ж таки, лікаря компанії, можливо, доведеться проконсультуватися, якщо з'явиться якась нова інформація щодо здоров'я або працездатності працівника.
• Якщо прийнято рішення про відмову на підставі можливостей, копія листа про звільнення повинна бути надіслана представнику працівника (у разі необхідності).
• Працівник може мати право оскаржити звільнення. Апеляція повинна відповідати дисциплінарним процедурам компанії.

Проблеми в управлінні відсутністю наставників

Майте на увазі, що керівники часто незручні або не бажають повідомляти про тих, хто перевищив допустимі рівні прогулів. Через безліч тисків, які вже існують на керівників, послідовна реалізація політики прогулів не завжди є їх першочерговим завданням.

Важливо спробувати взяти суб'єктивність з управління невиходом і забезпечити, щоб до всіх працівників ставилися однаково. Необхідно бути послідовними, наполегливими і справедливими до всіх. Коли відсутність не вирішується або не розглядається непослідовно, може призвести до зниження морального рівня.

Більшість працівників оцінять політику та програми, які сприяють, а не карають. Суворі або каральні заходи, які змушують працівників прийти на роботу, можуть призвести до того, що працівники стануть «відсутніми під час роботи».

Вони роблять якомога менше і протистоять будь-яким зусиллям, щоб змусити їх зробити більше. Необхідно запровадити інші програми, які допоможуть працівникам бути присутніми на роботі, такі як гнучке планування роботи, обмін роботою, нагороди на відвідування та програми оздоровлення.

-------------------------------------------------

Стефані Йорж є консультантом з лідерства у провідних вищих навчальних закладах і спеціалізується на допомозі переможеним лідерам, які перемагають на роботі та досягають успіху в житті.