Мета та вміст файлу заробітної плати працівника

Файл заробітної плати працівника є сховищем для всього, що пов'язано з зарплатою працівника. Основною причиною створення файлу нарахування заробітної плати є обмеження доступу до решти конфіденційної інформації, яка знаходиться у файлі персоналу.

Мета робочого файлу співробітника

Файл заробітної плати дозволяє працівникам бухгалтерського обліку сплачувати працівнику, не звертаючись до конфіденційної інформації працівника. Бухгалтерський персонал може вести записи про заробітну плату, де має сенс оплачувати працівника. У випадках, коли нарахування заробітної плати та бухгалтерський облік є аутсорсинговими, це ще більш рекомендована практика для обліку зарплати працівника.

Файл заробітної плати обмежує доступність конфіденційної інформації працівника. Файл заробітної плати працівника дозволяє персоналу бухгалтерського обліку та фінансів мати інформацію, необхідну для оплати працівнику в зручному місці. Місцезнаходження повинно бути безпечним і недоступним для будь-яких інших працівників.

Необхідно вразити на бухгалтерському персоналі той факт, що інформація у файлах заробітної плати є конфіденційною і не повинна передаватися без дозволу та підписуватися з персоналу HR. Крім того, бухгалтерський персонал не повинен обмінюватися будь-якою інформацією про залучення працівників, просування по службі, бонуси та будь-яку іншу інформацію, яка є конфіденційною щодо працівників.

Людським ресурсам не потрібно контролювати доступ бухгалтерського обліку до файлів заробітної плати працівників. Як рекомендується для файлів відповідних працівників, таких як персонал та медичні файли, ви повинні обмежити доступ до файлу заробітної плати. Тільки люди, які повинні мати інформацію, щоб виконувати свою роботу, повинні побачити вміст.

Зміст файлу заробітної плати працівника

Це список запропонованих файлів заробітної плати працівників.

• Пропозиція листа підписується менеджером по найму, людськими ресурсами і працівником
• Дозвіл на оплату праці підписується Людськими ресурсами та менеджером по найму, коли існує контракт з працівниками
• Форма В-4
• Документи та авторизація, що стосуються будь-яких виплат працівникам, що передбачає вирахування заробітної плати
• Пряма форма оформлення депозиту
• Форми обліку робочого часу
• Щотижневі тижневі аркуші
• Часові записи, де використовуються
• Записи відвідуваності
• Запити на відшкодування витрат, включаючи документацію та квитанції про відрядження та інші уповноважені витрати

• Навчання відшкодовує форми та квитанції на оплату, книги, тощо
• Сплатити заздалегідь форми заявок
• Кредитні документи компанії та графік платежів
• Накази і записи про страхування
• Авторизація для випуску приватної інформації
• Документи, що стосуються кожного працівника, піднімаються
• Документи, пов'язані з будь-яким бонусом, розподілом прибутку або визнанням
• Форми W-2
• Дозвіл на будь-які інші дії з розрахунку заробітної плати, які дозволяє Ваша компанія

Також відомий якфайли співробітників, записи працівників, файли людських ресурсів, документація

Примітка: Сьюзан Хітфілд докладає всіх зусиль, щоб запропонувати точне, здорове, етичне управління людськими ресурсами, роботодавця та поради на робочому місці на цьому веб-сайті, але вона не є адвокатом. Вміст на сайті не слід розглядати як юридичну консультацію. Сайт має світову аудиторію, а закони та правила щодо зайнятості варіюються від штату до штату та країни, тому статті не можуть бути виразними для всіх робочих місць. Коли ви сумніваєтеся, завжди звертайтеся до юрисконсульта. Інформація на сайті надана лише для довідки.