Як розробити ефективну програму зустрічей

Порядок денний зустрічі - це список елементів, які учасники сподіваються досягти на зустрічі. Порядок денний повинен бути розповсюджений до початку засідання, мінімум за 24 години до того, щоб учасники мали можливість підготуватися до зустрічі. Бажано, якщо це можливо, програма повинна бути доступна за кілька днів до засідання.

Розробка порядку денного наради

По-перше, визначте, чи потрібні інші працівники, щоб допомогти вам спланувати зустріч. Потім вирішіть, що ви сподіваєтеся досягти, провівши зустріч, і встановіть реальні цілі для своєї зустрічі. Цілі, які ви ставите, створять рамки для ефективного плану зустрічей. Переконайтеся, що ви не планували більше, ніж це можна досягти в терміни Вашої зустрічі.

Як сказав Стівен Кові в «7 звичках високоефективних людей», «почніть з кінця на увазі». Ваша мета зустрічі буде визначати фокус зустрічі, порядок денний зустрічей та учасників зустрічі.

Потім розгляньте, скільки часу ви очікуєте для кожного пункту порядку денного. Якщо нарада триватиме одну годину, і ви маєте п'ять пунктів порядку денного, це дає вам загальне уявлення про часові рамки, з якими ви працюєте. Це не означає, що кожен пункт порядку денного повинен бути точно 12 хвилин, але п'ять об'єднаних, очевидно, не можуть в середньому більше часу.

Рішення зробити

Визначивши загальну мету, вам або вашій команді необхідно прийняти певні рішення. Окрім мети чи мети зустрічі, також включіть до порядку денного:

• Дата, час і місце зустрічі
• Учасникам необхідно було зустрітися
• Пункти для обговорення
• Час, який ви очікуєте від групи, потрібно обговорити кожен пункт
• Підготовка до зустрічі. Це буде включати будь-яке читання, документацію, дані, протоколи зустрічей з попереднього засідання або будь-яку іншу підготовку, яка зробить вашу фактичну зустріч успішною. Відповідні документи повинні бути прикріплені до повідомлення про засідання і порядку денного, коли Ви розповсюджуєте їх на запрошення учасників.

Визначення учасників

Після того, як ви вирішили, що зустріч необхідна для досягнення вашої мети, вам необхідно розробити список учасників. Не кожен співробітник може або повинен брати участь у кожній зустрічі, але запрошувати правильних учасників підвищить ймовірність успіху. Визначте своїх учасників, задавши собі кілька запитань:

• Хто повинен володіти рішенням, яке розробляє група?
• Хто володіє процесом, який обговорює група?
• Хто повинен знати інформацію, яку ви розповсюджуєте?
• Хто може надати дані та факти для керівництва прийняттям рішень?
• Хто має досвід або досвід, щоб поділитися з групою?
• Хто повинен підтримувати реалізацію будь-яких рішень або завдань?
• Хто повинен надавати дозвіл або ресурси для досягнення результату зустрічі?
• Хто може протистояти реалізації будь-яких рішень чи напрямків?

Регулярні зустрічі

Не кожній зустрічі потрібен спеціально розроблений порядок денний. Більшість працівників регулярно проводять зустрічі для своїх відділів або робочих груп. У вас також є команди та проекти, в яких ви берете участь.

Поточний проект може не вимагати нещодавно розробленого порядку денного для кожної зустрічі, але ваша команда буде добре обслуговуватися, прийнявши стандартний підхід до Вашої зустрічі.

Регулярні зустрічі співробітників поділяються на три сегменти, для яких кожен має стандартні пункти порядку денного:

1. Інформаційні елементи: Напишіть будь-які пункти порядку денного, які є інформаційними для кожної зустрічі. Наприклад, менеджер оновлює групу за результатами зустрічі вищого керівництва.
2. Елементи дії: Помістіть на порядок денний будь-які пункти, які ви очікуєте, що група захоче переглянути на кожному регулярному засіданні. Наприклад, продуктивність до бюджету за період часу та визначення економії витрат і постійних поліпшень, які група планує досягти.
3. Планування вперед: Покладіть на порядок денний будь-які пункти, які група бажає заздалегідь спланувати або підготувати. Наприклад, короткострокові цілі на наступний місяць або необхідність допомоги колегам на майбутніх завданнях.

Якщо ви будете дотримуватися цих вказівок, коли будете розвивати порядок денний зустрічей, ви підвищуєте ймовірність того, що ваша зустріч буде більш продуктивною.

Що включати

Порядок проведення регулярно запланованих зустрічей може допомогти досягти результатів, які ви шукаєте, включаючи деякі основні елементи:

• Розминка і привітання. Розгляньте короткий ледоруб залежно від того, як часто зустрічається група.
• Перегляньте мету зустрічі, порядок денний та очікувані результати та продукт.
• Перегляньте, виправте (за необхідності) та затвердьте протокол попереднього засідання.
• Надайте відповідну відомчу та фірмову інформацію, яка потрібна команді.
• Проаналізуйте прогрес у сфері дій, планах дій та зобов'язаннях. Перегляньте прогрес групи щодо цілей.
• Обговоріть і приймайте рішення щодо питань порядку денного цього засідання.
• Визначте наступні кроки.

• Визначте мету, результат та порядок денний наступної зустрічі.
• Наприкінці засідання учасники записки повинні переглядати зобов'язання, зроблені людьми під час зустрічі.
• Визначте будь-яку допомогу, необхідну від людей, які не входять до групи, та призначте учасників контакту.
• Визначте, хто з учасників зустрічі повинен знати, що і як вирішуватимете спілкування.
• Розповсюджуйте протоколи протягом 24 годин після зустрічі або негайно, якщо беруть записки електронним шляхом.