Як Chunking покращує ефективність роботи та продуктивність

Як менеджери, ми витрачаємо занадто багато часу на те, щоб намагатися більше працювати на менший час. Поширеною реакцією для перевантажених професіоналів на всіх рівнях є спроби багатозадачності, виконуючи кілька заходів одночасно. Проблема в тому, що багатозадачність не працює.

Чому багатозадачність не є найефективнішим підходом до продуктивності праці

Наприклад, уявіть, що, як ви чистите зуби вранці, ви починаєте думати про порядок денний для великої зустрічі пізніше цього дня. Це не займе більшу частину оброблювальної потужності вашого мозку, щоб чистити зуби, і ви могли б фактично сконцентруватися на порядку денному, а механічно обробляти завдання з очищення ранкових зубів.

А як щодо двох завдань, які потребують більше можливостей вашого мозку? Ви можете розмовляти по телефону, поки готуєте сніданок. Ви можете виконати обидва завдання правильно, але можливість для помилок через упущення увага велика.

Структура як альтернатива багатозадачності

"Розбиття" описує, як працює використання людської пам'яті. Важливо пам'ятати цю концепцію, оскільки ми розглядаємо виконання декількох завдань одночасно. Ми, по суті, перемикаємося між ними, а не робимо їх одночасно (хоча, у випадку чищення зубів, це може здатися, що вони одночасні).

Уявіть, що ви телефонуєте, коли хтось заходить у ваш офіс. Вони просять про вашу пораду або швидке рішення з цього питання. Ви ненадовго перестаєте слухати людину по телефону, скануєте нотатку перед собою, записуєте відповідь і повертаєтеся до телефонного дзвінка. Ви не виконували дві дії (телефонний дзвінок і особисту розмову) одночасно.

Ви насправді виконували три завдання послідовно; почав телефонний дзвінок, провів особисту розмову, а потім відновив телефонний дзвінок. Так само, як і в прикладі сніданку вище, ви могли б зробити як обох зробити краще, так і за менший загальний час, якщо б ви зробили їх один за одним, а не в той же час. Причина полягає в тому, що, починаючи кожне завдання, потрібно зосередитися на цьому і розпочати роботу.

Чому час запуску в багатозадачності неефективний

Коли ви почали телефонний дзвінок, ви повинні були подумати над цим, знайти номер телефону і зробити виклик. Коли ви були перервані, ви повинні були з'ясувати, чого людина хотіла від вас, щоб мати можливість дати їм рішення. Нарешті, коли ви відновили телефонний дзвінок, ви повинні були пам'ятати, де ви зупинилися. Ви навіть могли б сказати, "Ой, вибачте, хтось увійшов. Що ви говорили?"

Чим більше запусків і зупинок ви робите протягом дня, тим більше таких часу, які вимагають багато часу. Ці моменти непродуктивні. Якщо у вас є щоденний звіт для підготовки, початковий момент, ймовірно, є досить коротким у порівнянні з цим для звіту, який ви робите тільки щоквартально. Тим не менш, якщо ви готуєте цей звіт, і ви перериваєтеся, у вас є майже однаковий проміжок часу для запуску кожного разу.

Скажімо, наприклад, ви можете написати звіт за 30 хвилин без будь-яких перерв. Проте може знадобитися кілька годин, якщо протягом дня з'являться незаплановані завдання та перерви. Ця істотна затримка часто не настільки сильна від фактичних перерв як часу, необхідного для перезапуску звіту знову і знову.

Чому ви повинні спробувати Chunking замість багатозадачності

Добре, іноді доводиться багатозадачність. Ваша робота може працювати як моя, так що краще, ніж багатозадачність? Шнаки краще.

Chunking це концепція розбиття вашого дня на великі шматки замість того, щоб реагувати на постійні перерви. Чим більше часу ви можете присвятити конкретним завданням, тим меншою буде кількість моментів запуску, і ваша ефективність покращиться порівняно. Оскільки ви не будете витрачати стільки часу на початкові моменти, у вас буде більше часу, і ви будете робити більше. Як бонус, так як ви зможете зосередитися на одній завданні, ви зробите це краще.

Як бічна панель, менеджери проектів давно зрозуміли силу цієї техніки і створили власну версію "chunking" через процес розбивки роботи.

Як почати роботу з шейпінгом на роботі

Отже, як ви можете почати шматок?

• Почніть з малого, поки не відчуєте його. Виберіть одне завдання, можливо, ваш щотижневий звіт.
• Відкладіть 30 хвилин ви знаєте це візьме.
• Закрийте двері або поставте знак, який читає "Геній на роботі" або щось подібне, а потім зосередьтеся на звіті і нічого, крім звіту.
• Ігнорувати телефон.
• Не перевіряйте електронну пошту.
• Просто напишіть звіт.

Спроба те ж саме з телефонних дзвінків, зборів працівників та інших регулярних заходів. Сфокусуйте, відряджайте свої дні, і після декількох тижнів практики ви відчуєте і будете ефективнішими.

Суть

Не витрачайте так багато свого часу на багатозадачність. Замість цього, зробіть себе більш ефективним і більш продуктивним шляхом шматки. Хоча термін незручний, концепція ефективна.

Оновлено Art Petty