Як написати довідковий лист

Важливо знати, як написати довідковий лист, тому що майже кожен попросять надати довідку в певний час своєї кар'єри. Незалежно від того, чи це для співробітника, друга, чи для кого ви працювали, важливо бути готовим до написання ефективного рекомендаційного листа.

Читайте нижче, щоб дізнатися про те, як писати довідковий лист, а також про те, які матеріали потрібно попросити у кандидата, і коли сказати, що немає (і як сказати «ні») написання листа для когось.

Довідкові листи або рекомендаційні листи

Довідковий лист, також відомий як рекомендаційний лист, - це лист, який говорить про досвід, навички, досвід, особисті якості та / або академічну успішність. Він написаний колишнім роботодавцем, колегою, клієнтом, вчителем або іншим, хто може говорити позитивно про цю людину.

Коли вам потрібні довідкові листи

Вам потрібні довідкові листи, як правило, близько трьох з них Ви звертаєтесь до робочих місць, стажувань, волонтерських посад, коледжів та програм для випускників. Довідковий лист - це позитивне схвалення ваших навичок і атрибутів, написане кимось знайомим з вашою роботою, характером і досягненнями.

Довідкове лист пояснює, чому читач повинен вибрати вас, і що відповідає вам за можливість, яку ви подаєте. Листи можуть запитувати організація, яка розглядає особу для працевлаштування або прийняття в установі, або може бути запропонована шукачем роботи або заявником.

Що включено до довідкового листа

Довідковий лист - це позитивне схвалення ваших навичок та атрибутів. Вона пояснює, чому читач повинен вибрати вас і що вам надається для можливості, на яку ви претендуєте.

Aпрофесійний довідковий лист зазвичай написано керівником, колегою, клієнтом, викладачем або професором, який добре знайомий з вашими досягненнями в робочому типі. Як правило, це включає опис вашої позиції та відповідальності, тривалість вашого часу в компанії, ваші здібності, кваліфікацію та внески до організації.

Символ абоособистий довідковий лист може бути написаний другом родини, наставником або сусідом, який може засвідчити ознаки, які б зробили вас хорошим кандидатом на посаду, яку ви шукаєте. Це пояснює, як письменник знає вас і обговорює ваші особисті атрибути, як вони будуть застосовуватися в роботі.

Що робити перед написанням довідкового листа

Подумайте, перш ніж сказати "Так".Перш ніж погодитися написати лист, переконайтеся, що ви можете написати позитивну довідку для цієї особи. Якщо ви не знаєте людину добре або не думаєте, що ви можете говорити високо про навички або здібності людини, це добре, щоб відхилити запит на рекомендацію.

Краще сказати «не» написання рекомендації, а не написання негативного посилання на людину.

Ви можете бути неясними, коли ви відмовляєтеся від прохання, просто кажучи: «Я не вважаю, що я буду найкращою людиною, щоб написати вам рекомендацію».

Запит інформації. Дуже добре попросити людини скопіювати своє резюме або резюме, навіть якщо ви знаєте їх протягом тривалого часу. Вони можуть мати нову акредитацію або досягнення, і ви хочете надати якомога більше поточної інформації. Це також допоможе надати вам рекомендації для написання листа.

Якщо довідковий лист призначений для конкретної можливості працевлаштування, запитайте також про копію оголошення про роботу. Аналогічно, якщо довідковий лист стосується конкретної школи або програми, запитайте деяку інформацію про школу. Чим більше інформації ви маєте, тим легше буде написати лист.

Отримати всі деталі.Одночасно з проханням надати інформацію про кандидата, отримайте всю необхідну інформацію про те, як подати лист. Запитайте, до кого ви повинні надіслати листа, коли цей термін є, і в якому форматі має бути лист. Також запитайте, чи є якісь деталі, які школа або роботодавець хоче включити до вашого листа.

Що включити до довідкового листа

Якщо кандидат не дасть вам форму, на якій ви можете написати свою рекомендацію, ви повинні написати про це як офіційний лист. Довідковий лист має починатися з вашої контактної інформації роботодавця (ім'я, адреса, номер телефону, електронна пошта), а потім дата. Якщо це електронний лист, а не фактичний лист, вкажіть свою контактну інформацію наприкінці листа, після підпису.

Контактна інформація та привітання:Якщо ви пишете лист особі або комітету з найму, вкажіть їхню контактну інформацію у верхній частині листа та у вашому привітанні. Якщо ви пишете загальний лист, ви можете написати "Кого це стосується" або просто почати свій лист з першим абзацом.

Привітання: Почніть свій лист з написом "Шановний містер! Якщо ви не знаєте прізвища роботодавця, просто напишіть: "Шановний менеджер по найму". Якщо кандидат подає заяву на академічну програму, ви можете написати "Дорога приймальна комісія".

Вступ: Поясніть свої стосунки з людиною, для якої ви пишете лист. Ви можете вказати, як довго ви знаєте цю людину. Потім поясніть, чому ви пишете лист. Обов'язково вкажіть назву компанії, роботу, школу або можливість, за яку людина звертається. Наприклад, "Я був керівником Джеймса Сміта в компанії XYZ протягом останніх п'яти років. Я радий рекомендувати його на посаду головного бухгалтера в компанії ABC.

Огляд тіла:У тілі листа містяться конкретні відомості про особистісні характеристики кандидата (творчість, терпіння, впевненість тощо), специфічні навички (відмінні комунікативні навички, організаційні навички тощо). Будьте максимально конкретними.

Перший абзац: Перший абзац довідкового листа пояснює ваш зв'язок з особою, яку ви рекомендуєте, включаючи те, як ви їх знаєте, і чому ви маєте право писати довідковий лист, щоб рекомендувати роботу або дипломну школу. Згадайте відносини (особисті або професійні), які ви маєте з людиною, яку ви рекомендуєте.

Другий абзац (і третій, і четвертий)

Середні абзаци довідкового листа містять інформацію про особу, про яку ви пишете, зокрема, чому вони є кваліфікованими, і що вони можуть зробити. Якщо необхідно, використовуйте більше одного абзацу для надання деталей. Будьте конкретними та поділіться прикладами того, чому ця людина є кваліфікованим кандидатом. Якщо ви можете, пов'язати конкретні випадки, коли ви спостерігали, як людина успішно використовує навички, необхідні для роботи.

Спробуйте описати якості та навички, які стосуються конкретної роботи, школи або можливості. Наприклад, якщо людина подає заявку на роботу менеджера, зосередьтеся на керівництві та комунікативних навичках людини.

Закриття листа

У заключному пункті пропонуємо надати додаткову інформацію та включити контактну інформацію (телефон та електронну пошту), щоб ви могли надати усну рекомендацію або відповісти на додаткові питання, якщо це необхідно. Ви також можете нагадати, що ви рекомендуєте цю особу “повністю” або “без застережень”.

Підпис: Завершіть листи підписом, написаним від руки, а потім введіть назву. Якщо це електронна пошта, просто вкажіть набране ім'я, а потім контактну інформацію.

Рекомендована довжина листа, формат і шрифт

Перед початком написання листа: Попросіть кандидата надіслати Вам своє резюме, розшифровку, резюме або будь-які інші матеріали, які допоможуть вам точно описати людину. Ви також можете попросити опис позиції, на яку він подає заяву, та інформацію про компанію. Чим більше інформації ви маєте, тим легше буде написати сильну рекомендацію.

Довжина: Рекомендаційний лист має містити більше одного або двох абзаців; У листі з цього короткого випливає, що ви або не знаєте людину добре, або не повністю підтверджуєте їх. Тим не менш, ви хочете тримати лист коротким і зосередитися на декількох ключових моментах, тому уникайте писати більше однієї сторінки. Три або чотири абзаци, які пояснюють, як ви знаєте людину і чому ви рекомендуєте їх, є відповідною довжиною.

Формат: Рекомендаційний лист повинен бути один інтервал з пробілом між кожним абзацом. Скористайтеся полями близько 1 "для верхньої, нижньої, лівої та правої частини сторінки та вирівняйте текст ліворуч (вирівнювання для більшості документів).

Шрифт: Використовуйте традиційні шрифти, такі як Times New Roman, Arial або Calibri. Розмір шрифту має становити від 10 до 12 точок, тому його легко читати. Налаштування розміру шрифту - це хороший спосіб зберегти лист на одній сторінці.

Редагувати:Обов'язково прочитайте лист перед його відправкою. Ви можете мати когось, що редагує лист, але приховати ім'я кандидата, щоб зберегти його конфіденційність.

Зразки довідкового листа

Цей приклад можна використовувати як модель. Завантажте шаблон (сумісний з Документами Google і Word Online) або прочитайте текстову версію нижче.

Завантажте шаблон Word

Зразок посилального листа (текстова версія)

Мелісса Бредлі

123 Business Rd.

Бізнес-Сіті, Нью-Йорк 54321

555-555-5555

[email protected]

1 вересня 2018 року

Джим Лі

Людські ресурси

Маркетинг & PR

321 Бізнес пр.

Бізнес-місто, штат Нью-Йорк 12345

Шановний пане Лі, Я дуже радий рекомендувати Сару Джонс за посаду менеджера з цифрового маркетингу в Saber Marketing & PR. Як директор з маркетингу компанії A & B Media, я мав задоволення працювати керівником Сари, коли вона працювала тут як маркетолог. Відповідальна, пунктуальна і надзвичайно яскрава, Сара була одним з кращих талантів у A & B Media, і я абсолютно підтримую її кваліфікацію та свій набір навичок.

Я був постійно вражений знаннями, які вона принесла на стіл, та її відданістю залишатися на вершині останнього у цій галузі. Сара поєднує в собі різкі навички аналізу з сильною інтуїцією, і я завжди знав, що можу розраховувати на її дотримання термінів і перевищувати наші очікування. Протягом двох років з нами, вона досягла численних досягнень, від збільшення нашого соціального спілкування на 20%, до зниження нашого показника відмов на 10%, до збільшення прибутку на цифрові кампанії на 15%.

Незважаючи на те, що професія Сари була надзвичайно цінною для A & B Media, вона також була чудовим гравцем команди. Оптимістично, заохочуючи і легко дотримуючись, Сара була справжньою радістю мати в офісі і сприяла багатьом позитивним відносинам у нашому відділі, а також у всій компанії.

З урахуванням сказаного, я дуже впевнений у своїй рекомендації і вважаю, що Сара була б відмінно підходить для Saber Marketing & PR. Якщо ви хочете говорити далі про мій досвід роботи з Сарою, будь ласка, напишіть мені на [email protected] або зателефонуйте мені за номером 555-555-5555.

З повагою, Мелісса Бредлі

Директор з маркетингу, A & B Media

Форматування вашого листа

Якщо ви надсилаєте листа роботодавцю або школі, обов'язково дотримуйтесь відповідного формату ділових листів. Це включає в себе список ваших контактних даних, дату та контактну інформацію для особи, яка отримує ваш лист (як правило, менеджер по найму) у верхній частині листа. Також вкажіть свій рукописний підпис у нижній частині фізичного листа.

Однак, якщо ви надсилаєте цей лист електронною поштою, вам не потрібно вказувати будь-яку контактну інформацію або дату у верхній частині листа. Замість цього вкажіть свою контактну інформацію після підпису електронної пошти. Також переконайтеся, що у вас є чітка, лаконічна тематична лінія, що містить назву кандидата, роботу, на яку вони звертаються (якщо є), а також мету вашого листа. Наприклад, в рядку теми можна прочитати: "Рекомендація для Першого імені - Довідник по роботі з персоналом".

Використовуйте шаблон довідкового листа

Якщо ви не впевнені, що писати, скористайтеся шаблоном довідкового листа та персоналізуйте його, щоб він містив інформацію. Шаблон є корисним способом, щоб побачити, як відформатувати лист, і що потрібно включити до листа.

Ви також можете переглянути додаткові зразки посилань для ідей щодо того, що потрібно включити до власного листа. Однак, не забудьте змінити лист, щоб він стосувався конкретної особи, для якої ви пишете лист.