Як керувати проектом, коли ви не бос команди

Ще в школі проект групи не завжди був позитивним досвідом. Неминуче в кожній групі деякі працювали важче, ніж інші, тоді як інші ніколи не з'являлися. Як наслідок, це може засмучувати, якщо ви один з членів команди, що несуть більшу частину навантаження.

Це трохи відрізняється в діловому світі, оскільки у кожного проекту є менеджер проекту, і ця людина може роздати справжні наслідки, якщо члени команди не виконують свої завдання. Навіть якщо менеджер проекту не має дисциплінарних повноважень щодо своєї команди, будь-яка погана робота члена може повернутися до свого начальника і негативно відбитися на їхній кар'єрі.

Швидше за все, менеджер проекту не зможе обирати членів команди для проекту і не матиме повноважень видаляти учасника через погану роботу. Як ви керуєте проектом, коли члени вашої команди не повідомляють вам?

Ось шість порад про те, як керувати проектом, коли члени команди не повідомляють вам.

Уточнити свої обмеження з босом

Перш ніж ви навіть зібралися на першій зустрічі, поговоріть з людиною, яка призначає вам цей проект, і розповідайте про очікування керівництва. Це найпростіше, звичайно, якщо ви і всі члени команди повідомляєте про одну й ту ж особу, але навіть якщо ні, ви захочете провести цю розмову.

Ці запитання потрібно поставити:

• Чи маєте ви право видаляти та замінювати людей у ​​команді, якщо вони не працюють?
• Чи має цей проект пріоритет перед іншими проектами? Якщо ні, то де ваш проект сидить у ієрархії. Іншими словами, чи можете ви розповісти своїм членам команди, що вони повинні припинити виконувати інший проект, щоб виконати термін?
• Якщо у вас є проблеми з діяльністю члена команди, чи зможе вам начальник дисциплінарної влади, або ж ви вважаєте себе рівним з членами команди?
• Якщо ви ще цього не зробили, запитайте, які цілі є для проекту та очікувані терміни завершення.

Якщо ви встановили свої межі до початку проекту, ви будете знати, наскільки далеко ви можете піти і що ви можете попросити членів вашої команди. Бос, який каже, що «цей проект є головним пріоритетом», але не підтримає вас на цьому, такий же, як сказав бос, «це не головний пріоритет».

Тим не менш, отримати бай-ін від вашого боса про те, чи є проект головним пріоритетом може допомогти вам вплинути членів, щоб працювати якомога сильніше. І не бійтеся бути прямою з вашим босом, зазначивши, що ви хочете знати рівень важливості проекту, щоб ви могли передати це повідомлення команді. Ви хочете повідомити, що кожна людина має однакову мету, щоб завершити проект належним чином і вчасно.

Крім того, ви можете проконсультуватися зі своїм начальником по електронній пошті з проханням підтвердити, що проект є головним пріоритетом. Після отримання підтвердження, надісланого електронною поштою, можна надіслати електронний лист команді, якщо це необхідно.

Важливо пам'ятати, що члени команди можуть мати інші обов'язки на додаток до проекту. Як наслідок, вони можуть не вважати ваш проект першочерговим для них на початку, але це не обов'язково, тому що їм це не важливо, або вони прагнуть уникнути роботи. Цілком імовірно, що вони просто мають інші завдання та обов'язки, які вони повинні виконувати щодня. Особливо це стосується роботи з колегами з різних відомств.

Розмовляючи з вашим начальником, щоб роз'яснити важливість проекту, цілі та терміни, а також повідомити, що інформація з командою на ранній стадії може допомогти зробити процес більш плавним і менш напруженим.

Поговоріть зі своєю командою, перш ніж виконувати завдання

Якщо у вас є команда, що складається з декількох організацій, можна легко виконувати завдання. Джейн з маркетингу буде займатися маркетинговими завданнями. Карен з фінансів буде керувати фінансами. Але навіть якщо відповідальність чітка, поговоріть з членами вашої команди.

Ви можете дізнатися, що і Карен, і Джейн попросили бути в цій команді, щоб дізнатися більше про інші області компанії, тому, коли ви призначаєте їх у свої сфери знань, вони можуть бути розчаровані.

Ця розмова є критично важливою для створення відмінних командних відносин.Хоча ви несете відповідальність за кінцевий результат проекту, ви не зможете досягти великих результатів без членів команди, які знаходяться на борту. Коротше кажучи, розширити можливості членів вашої команди, попросивши про їхній внесок та їхні проблеми. Коли проект буде завершений і успішним, вся команда може відчути гордість, знаючи, що кожен з них відігравав активну роль у його успіху.

Подвійна перевірка з босом

Якщо після розмови з членами вашої команди ви визначите, що єдиним способом досягти цього завдання, є надання завдань, які один або більше людей знайдуть неприємними, поговоріть зі своїм начальником, перш ніж виконувати завдання.

Чому? Ви хочете переконатися, що у вас є необхідна резервна копія, і що ви не знехтували опцією, яка зробить виконання завдань більш повноцінними для членів команди.

Візьміть принаймні одне паршиве завдання самостійно

Кожен може знати, що ви були обрані для того, щоб керувати цією командою через ваші успіхи, але також важливо згорнути рукави і потрапити в поєднання речей.

Взяти на себе щось важке або неприємне посилає повідомлення, що ти є частиною команди, і що ти дбаєш про своїх товаришів по команді. Призначення неприємних завдань посилає повідомлення, що ви думаєте, що ви краще, ніж ваші товариші по команді.

Це не означає, що ви повинні виконувати всі важкі завдання. Але переконайтеся, що вони досить розділені серед членів команди. Те, що неприємно, варіюється від команди до команди, але кожен проект має те, чого ніхто не хоче робити. Часто існують численні завдання, яких кожен хотів би уникнути. Переконайтеся, що вони розділені справедливо, і ви берете свою частку.

Надішліть швидкий відгук

Пам'ятайте, що зворотний зв'язок - це більше, ніж сказати: "велика робота" або "погана робота", це "це була велика робота, тому що …" і "що не вийшло так добре, тому що …" Без того, що фрази ніхто не дізнається. І якщо ви хочете отримати зворотний зв'язок, переконайтеся, що ви приймаєте відгуки від членів вашої команди.

Знову ж таки, ви надаєте їм можливість зробити велику роботу і нагадати їм, що їх успіх - це ваш успіх і що ви все в цьому разом. Надаючи зворотний зв'язок і навчаючи їх як виконувати завдання, особливо якщо у вас є більше досвіду, ви будете створювати позитивне робоче середовище.

Тримайте всіх

Як керівник команди, ви будете повідомляти про успіхи керівникам вашої організації та вищим керівникам. Переконайтеся, що ви берете інформацію з цих зустрічей до своєї команди. Крім того, нехай ваша група дізнається, що ви збираєтеся сказати на цих зустрічах.

Крім того, дайте кожному кредит, особливо коли це залучення похвали. Чи іде проект добре, тому що ви казкові? Ну, звичайно, але не говоріть про це. Кажуть, що проект іде добре, тому що команда казкова. Кожен буде знати, що ви - частина команди.

Але що, якщо проект йде жахливо? Ви поділяєте провину? Так, але лише приватно. Ви йдете до членів команди індивідуально і працюйте, щоб допомогти змінити їхню спрямованість або внесок. Якщо це не спрацює, ви йдете до свого начальника і вирішуйте питання.

Якщо у вас є влада видалити людей з команди, тепер настав час зробити це, але якщо ви цього не зробите, ви можете поговорити з людиною, яка це робить. Але що б ви не робили, не починайте пліткувати або скаржитися на членів вашої команди. Це знищить їхній моральний дух і зробить все гірше.

Пам'ятайте, що успішно проведений командний проект може підвищити вашу кар'єру, підвищити вашу професійну репутацію і зробити вашу роботу видимою у вашій організації. Результатом можуть бути додаткові призначення або просування.

-------------------------------------------------

Сюзанна Лукас - позаштатний письменник, який провів 10 років в корпоративних людських ресурсах, де найняв, звільнив, керував цифрами, і двічі перевірив з адвокатами.