Найкращі методи роботи з персоналом

Це хороша ідея для роботодавця зберігати кадровий файл для кожного співробітника. Документація історії зайнятості, записів про внески та досягнення, дисциплінарних повідомлень, просування по службі, планів розвитку продуктивності та багато іншого, належать до кадрової справи. Розумні роботодавці також зберігають більше одного персоналу.

Роботодавець має вагомі підстави зберігати декілька кадрових файлів - деякі юридичні та деякі з найефективніших методів роботи. Необхідна документація, щоб роботодавець мав чітке уявлення про трудову історію працівника. Документація підтримує рішення роботодавця і може захистити роботодавця в судовому процесі - правильно збереженому.

Зміст кадрового файлу надає історичний огляд важливих подій під час кар'єри працівника. Вони підтримують рішення, що приймаються про працівника та його кар'єру. Вони демонструють обґрунтування роботодавця за прийомом на роботу, просування по службі, передачу, винагороду та визнання, а також рішення про звільнення.

Різні правила пов'язані з різними типами файлів персоналу

Оскільки рекомендовано декілька типів кадрових файлів, до кожного типу кадрового файлу пов'язуються різні правила та вказівки.

• Кожен файл персоналу має іншу причину для існуючого та різного змісту, що ґрунтується на цій причині.
• Кожен файл персоналу зберігається по-різному.
• Доступ до файлу персоналу обмежується певними працівниками більшості організацій. Багато організацій обмежують доступ до файлів персоналу лише персоналу людських ресурсів. Різні типи файлів персоналу мають різні правила доступу.
• Доступ працівників до його або її кадрового файлу дозволений, але більшість роботодавців створюють рекомендації щодо доступу працівників з політикою доступу до файлів персоналу в довіднику працівника. (Різні держави і юрисдикції мають різні правила, тому залишайтеся в курсі свого місцезнаходження.)

  Більшість організацій не дозволяють менеджеру працівника отримати доступ до загального кадрового файлу. Вони очікують, що керівники зберігатимуть відповідну документацію у своєму власному управлінському файлі, який не є офіційним кадровим файлом.

• Відділ кадрів володіє та відповідає за кадрові справи співробітників.

Рекомендовані файли персоналу

Нижче наведено типи рекомендованих файлів персоналу та те, що потрібно знати про роботу з ними.

Файл співробітників персоналу

Це основний кадровий файл, який роботодавець підтримує для кожного співробітника. Файл персоналу зберігає історію зайнятості кожного співробітника. Це те, що потрібно знати про файл персоналу персоналу.

Медичний файл

Медичний файл працівника має серйозні юридичні обмеження, які роботодавець повинен знати і прислухатися. Ось що потрібно знати про конфіденційність та вміст медичного файлу працівника.

Файл заробітної плати

Доступ працівників до файлу заробітної плати працівників менш обмежується, ніж доступ до медичного або кадрового файлу. У файлі нарахування заробітної плати міститься інформація про зарплату, вибір пільг, зміни ставки заробітної плати, гарнітури та іншу юридичну документацію, що впливає на зарплату працівника. Різні працівники бухгалтерського обліку та персоналу отримують доступ до інформації у файлі заробітної плати.

Файл I-9 для співробітників

Через права доступу різних урядових установ, ви дотримуєтеся найкращої практики, підтримуючи окремий файл для всіх форм працівників I-9. Дізнайтеся більше про зберігання форм I-9.

Політика доступу до персоналу для співробітників

Ви хочете, щоб кожен співробітник знав, що знаходиться в його або її кадровому файлі, але вам потрібно контролювати цілісність, повноту і ретельність файлу. Підтримка конфіденційності та обмеженого доступу працівників і роботодавців забезпечується політикою доступу до файлів персоналу.

Що не слід включати до файла персоналу персоналу

Шукаєте рекомендації щодо вмісту, який ніколи не повинен бути включений у файл персоналу персоналу? Нижче наводяться мої найкращі рекомендації щодо вмісту, який потрібно зберегти або в окремому, неформальному місці, або взагалі не зберігати. Збереження непотрібної і суто впевненої документації може зашкодити вам.

Документація

Чи знаєте ви, яка документація? Слово, документація часто виникає в світі зайнятості та людських ресурсів. Але, сенс документації і чому ви, можливо, захочете документально конкретні заходи зайнятості ретельно охоплюється, "Важливість документації в людських ресурсах". Погляньте, оскільки належні документи необхідні для точних файлів зайнятості.

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та правила про працевлаштування варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.