Управління несподіваним на роботі

Вислів "Ніщо ніколи не йде, як планувалося" так само точні на роботі, як і в іншому місці. Коли справа йде неправильно, вона часто без попередження. Якби ви могли запобігти подібним невдачам, ви б хотіли. Хоча деякі з цих проблем є передбачуваними, більшість з них не є. Ось чому важливо знати, як можна ідентифікувати та вирішувати ці ситуації, як тільки вони виникнуть. Нижче наведено кілька порад щодо керування несподіваним на роботі:

1. Очікуйте, що щось піде не так, навіть якщо ви цього не знаєте

Завжди стежте за проблемами. Ніхто не хоче бути шахраєм, але чим раніше ви усвідомлюєте складність, тим швидше ви можете почати робити кроки, щоб виправити його. Відмінні навички вирішення проблем є вирішальними при вирішенні таких ситуацій. Вони включають вашу здатність розпізнавати існування проблеми, а потім визначити її причину.

Невелика невдача може перерости у велику проблему, а потім у кризу досить швидко, якщо не буде вжито негайних дій. Коли проблема ігнорується або невизнана, вона з часом стає все важче або навіть неможливо вирішити. Ваша пильність може врятувати вашу компанію від серйозних пошкоджень.

2. Не панікуйте

Ваш базовий інстинкт може викликати паніку, коли щось піде не так. Ваш адреналін почне текти, що може спонукати вас до дій. Однак, це також затьмарить ваше судження. Ваша здатність залишатися спокійною сприяє вашому успіху в управлінні несподіваним. Паніка змушує нас поширювати невеликі ускладнення. Ця емоційна реакція може перетворити невеликий збій у масову кризу у вашому розумі.

Зробіть глибокий вдих і витрачайте хвилину-другу на оцінку ситуації і подумайте про те, що вам потрібно зробити далі. Хоча ви повинні швидко реагувати, не поспішайте. Це призведе лише до прийняття дезінформованих рішень і вчинення безнадійних дій.

3. Попередньо готуйте розчини

Хоча для кожного найгіршого сценарію неможливо планувати, майте на увазі стратегію для вирішення питань, які, швидше за все, підуть не так. Наприклад, якщо ви відповідаєте за велику конференцію, яку організовує ваша організація, будьте готові до того, щоб постачальник послуг скасував у останню хвилину або звукова система вийшла з ладу. За день до події підтвердіть з провайдером та перевірте, чи працює звукова система.

Визначайте пріоритети, плануючи більш поширені події, а не ті, які є малоймовірними. Якщо ви турбуєтесь про те, що занадто багато речей відбувається неправильно, ви не зможете виконати свою роботу. Налаштуйте свої плани, оскільки малоймовірні події стануть можливими. Наприклад, якщо вам не потрібний план реагування на ураган у січні, вам знадобиться в липні.

4. Використовуйте свої навички критичного мислення

На додаток до відмінних навичок вирішення проблем, чудові навички критичного мислення є також важливими для успішного управління несподіваними на роботі. Візьміть системний підхід до вирішення як малих ускладнень, так і значних криз. Хоча швидкі дії є обов'язковими, знайдіть час, щоб придумати кілька альтернативних рішень. Тоді оцініть їх, перш ніж вибрати найкраще, яке ви вирішите. При необхідності отримуйте інформацію від команди та керівників, як при виборі можливих рішень, так і при виборі того, який з них потрібно виконати.

5. Зберігайте список ресурсів на ваших пальцях

Коли виникають проблеми, і вам потрібна зовнішня допомога для їх вирішення, список постачальників послуг виявиться безцінним. Повертаючись до прикладу конференції і готуючись до прохання відмовитися в останню хвилину, маєте список інших компаній, які можна зателефонувати. Якщо у вашому списку контактів є людина, яка займається ремонтом аудіообладнання, відмова системи звукового супроводу не призведе до проходження вашої конференції.

Залежно від потреб вашої організації, включайте сантехніків, електриків, комп'ютерних експертів, людей з ремонту оргтехніки, громадських організацій та агентств з тимчасового працевлаштування, які знаходяться у вашому списку контактів. Перед тим, як найняти зовнішню службу, переконайтеся, що маєте схвалення особи, яка контролює ваші гаманці для вашої організації. За потреби налаштуйте список контактів. Додайте до нього, коли ви знайдете додаткові провайдери та видаліть контакти, які не з'являються для вас або які більше не працюють. Зв'яжіться зі своїми колегами, навіть з іншими організаціями, за рекомендаціями та відгуками.

Швидка та виміряна реакція на критичну ситуацію зменшить негативний вплив на вашу організацію та її суть. Ваш начальник оцінить ваші зусилля, спрямовані на реагування на потенційно шкідливу кризу.