Як писати листи догану для працездатності працівників

Листи догани написані наглядовим органом, щоб надати офіційну заяву про проблему продуктивності, яку повинен покращити працівник. Листи догани часто є кроком у процесі формальної дисциплінарної відповідальності, що може призвести до додаткових дисциплінарних заходів для працівника до і, зокрема, припинення роботи, якщо працівник не змінить поліпшення.

Листи довіри є важливим компонентом у документації щодо проблеми працездатності працівників і роботодавця. Письмові листи догану ясно і конкретно вказують на продуктивність, яка повинна покращитися і наслідки, якщо продуктивність не покращиться.

Листи догани зазвичай слідують за вербальним коучингом керівника. Їм часто передує словесна корекція працівнику, яка називається усною попередженням або офіційним словесним попередженням про проблему продуктивності або пов'язані з нею проблеми з продуктивністю.

Залежно від безпосередності та суворості виступу, письмовий вирок може почати дискусію про виконання, але це незвично.

Компоненти листів догани

Ефективні листи догани мають ці компоненти.

• Чітка заява про проблему або проблему продуктивності, яку повинен покращити працівник.
• Лист догани може перерахувати декілька прикладів способів, яким працівник може змінити свою роботу, щоб відповідати очікуваним показникам. (Це надає працівникові загальну картину або спільне значення навколо очікувань керівника).
• Вплив невиконання на успіх працівника та організації. (Як невиконання негативно впливає на робоче місце.)

• Якщо це доречно, графік, в якому повинна покращитися ефективність роботи працівника.
• Якщо це доречно, дата завершення або дата закінчення, в який час керівник буде повторно оцінювати роботу працівника.
• Чітке твердження про наслідки, яких може очікувати працівник, якщо їхня робота не вдасться поліпшити, як описано в листі догану.
• Підпис керівника або керівника працівника.
• Підпис працівника, чия робота знаходиться в центрі уваги листа догану. Лист, як правило, містить заяву про те, що підпис працівника означає, що вони отримали лист, не обов'язково, що вони погоджуються з його змістом.

• Можливість для працівника заперечувати, письмово, змісту листа догану. Працівник може погодитися, не погодитися, виразити потурання і так далі. Скарби, написані працівником, додаються до оригінальних листів догани.

Нижче наведено два приклади офіційних листів догани. Використовуйте їх, коли ви розробляєте власні листи догану.

Зразок листа догану

Це приклад листа догани. Завантажте шаблон із застереженням (сумісний з Документами Google і Word Online) або див. Нижче.

Зразок листа з доганою № 1 (текстова версія)

До: Джеффрі Джонс

Від: Джордж Петерсон

Дата: 1 вересня 2018 року

Re: Лист догану

Це офіційний лист догани, який сповіщає Вас, що Ваша діяльність не відповідає очікуваному рівню внеску. У вашій роботі як технічний експерт для підтримки клієнтів, очікування роботи були розроблені всією групою експертів з технічної підтримки та їх менеджером. Це означає, що вони є прийнятим стандартом для кожного експерта технічної підтримки.

Ви не можете виконати такі дії.

• Кількість клієнтів, які ви обслуговуєте за тиждень, на 30% нижче стандартної, що зустрічається з іншими експертами з технічної підтримки.
• Ступінь складності проблем, на які ви вирішили відповісти, на 40% нижче за стандарт, який досягає решта працівників.
• Тривалість часу, який клієнти витрачають на телефон з вами, перевищує решту персоналу на 25%.

Як ви можете бачити, у трьох найважливіших вимірах продуктивності для вашої роботи ви не досягаєте успіху. Ваш керівник багато разів говорив з вами, і ви отримали додаткове навчання. Отже, ми вважаємо, що ви не бажаєте виконувати. Це негативно впливає на навантаження інших працівників технологій.

Ми повинні побачити негайне вдосконалення в усіх трьох сферах діяльності або додаткових дисциплінарних заходів до і, зокрема, припинення роботи. Ми віримо, що у вас є можливість покращити. Ми повинні побачити негайне поліпшення.

Джордж Петерсон, керівник

Маріан Демарк, менеджер з людських ресурсів

Зразок листа про догану # 2 (текстова версія)

Для: Лінда Родрігес

Від: Мері Вілмонт

Дата: 1 вересня 2018 року

Re: Лист догану

Метою цього листа з висловом є офіційне повідомлення про те, що ваша присутність негативно впливає на вашу здатність завершити роботу. Незважаючи на те, що працівники, звільнені від заробітної плати, звільняються від роботи, вони не зобов'язані працювати на певні години.

Ви не змогли з'явитися на роботу принаймні один день на тиждень, починаючи з нової роботи і працюєте лише тридцять дві години на тиждень. Ваш менеджер повідомив Вас про наявність вільного часу для особистих або сімейних медичних питань. Він також попросив вас, якщо вам потрібне житло, щоб ви могли ефективно виконувати свою роботу.

Він запропонував вам відвідати відділ людських ресурсів, щоб обговорити ці питання та вашу присутність. Ви відмовилися від усіх трьох можливостей, які ми пропонували, щоб допомогти вам поліпшити цю низьку продуктивність.

Реальність така, що ви не можете виконувати свою роботу менш ніж за сорок годин. Вам не вистачає термінів для виконання своїх робочих завдань, і ваше запізнення негативно впливає на роботу ваших співробітників відділу маркетингу. Вони втрачають свої терміни в результаті вашої невиконання.

Крім того, ваша незакінчена робота, призначена вашим співробітникам, перевантажує їх робоче навантаження, оскільки вони вже мають робочі місця, які вимагають сорока годин роботи на тиждень. Це несправедливо, і ми не будемо терпіти ці негативні наслідки на робочому місці вже зараз.

Ми повинні побачити негайне поліпшення вашого відвідування, або ми припинимо роботу. Це означає, що ви повинні відвідувати роботу п'ять днів на тиждень. Якщо ви не відвідуєте роботу п'ять днів на тиждень, ви не можете досягти цілей, для яких ви працювали.

Наша стандартна політика оплати за відпустку дає вам шість оплачуваних днів хвороби та два особисті дні відпустки, які ви повинні використовувати протягом року. Ви повинні подати заявку на відпустку днів заздалегідь.

Ви вже використали чотири ваші дні хвороби і всі ваші особисті дні з поточними відсутністю. Ми не плануємо виділяти вам більше часу. Це залишить вас лише двома днями хвороби та сплаченим часом відпустки, які ви повинні запросити заздалегідь.

Якщо у вас є відсутність, що перевищує доступний оплачений час, ми припинимо роботу. Ми сподіваємося, що ви зрозумієте, наскільки близько ви втрачаєте роботу. Ви більше не отримуватимете попереджень.

З повагою, Мері Вілмонт, менеджер

Томас Креденс, директор з людських ресурсів

Див. Приклад підтвердження отримання для керівництва щодо того, як працівник, який отримує догану, має право відповісти.

Вам сподобалася ця стаття? Ви хочете, щоб підписатися на безкоштовний інформаційний бюлетень HR тепер, тому що ви хочете прочитати всі нові статті, як тільки вони будуть доступні.

Зразкові листи догану

• Зразок листа догани: неправомірність управління
• Зразок письмової догани: Відвідування

Відмова від відповідальності: Зверніть увагу, що надана інформація, хоча й авторитетна, не гарантується для точності та законності. Сайт читається всесвітньою аудиторією, а закони та правила про працевлаштування варіюються від штату до країни та країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогою, або допомогу від державних, федеральних або міжнародних державних ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для надання рекомендацій, ідей та допомоги.