Як вибрати інформаційні технології людських ресурсів

Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) має важливе значення для компаній, щоб керувати своїми планами допомоги та інформацією про своїх співробітників. Технологія управління пільгами вже не приємна, але необхідність допомагати HR керувати морем інформації та грошима, що витрачаються на плани пільг, оскільки HR стикається з обмеженими ресурсами та постійно змінюючими даними.

Але як HR та інші керівники знають, що вони обирають найкращу інформаційну технологію HR, щоб керувати всіма деталями, і що рішення, яке вони обирають, витримають випробування часом?

Нижче наведено ключові питання, які необхідно задати і відповісти у процесі вибору інформаційних технологій людських ресурсів.

Що таке ступінь гнучкості та масштабованості, яку надає програмне забезпечення з інформаційних технологій HR?

Професіонали з персоналу повинні визначити, чи може програмне забезпечення імпортувати дані з декількох електронних таблиць Excel, баз даних, паперових документів і рівень, з яким він може взаємодіяти з усіма іншими необхідними системами та даними.

Програмне забезпечення повинно мати можливість приймати та фільтрувати інформацію з різних джерел. В ідеалі цей процес також повинен бути автоматизованим. Багато рішення для реєстрації в Інтернеті вимагають, щоб дані вручну маніпулювали, перш ніж вони могли перейти до оператора, щоб оновити свої системи. Автоматизація формату оновлення, графіка передачі та спосіб доставки може допомогти уникнути проблем з виставленням рахунків та прийнятності.

Чи зможе Програмне забезпечення задовольнити правила Компанії та переваг HR?

Дійсно здатний механізм реєстрації оцінить кожну діяльність, пов'язану з реєстрацією, і застосує будь-яку необхідну комбінацію правил, повідомлень, підказок і варіантів, спеціально розроблених для задоволення бажаних бажаних вимог. Програмне забезпечення повинно враховувати будь-які правила прийнятності, які мають компанія та перевізники.

Чи зможе інформаційна технологія управління персоналом зростати і розширюватиметься з організацією?

HR має оцінювати здатність технології зростати, оскільки компанія наймає нових співробітників, офіси, зміни та пільги. HR повинен запитати про пороги для кожного з цих елементів.

Чи здатне технологічне програмне забезпечення інтегруватися з іншими системами?

Нарахування заробітної плати та інші функції часто поділяють більшу частину тієї ж інформації, що й управління пільгами. HR може отримати більшу ефективність, коли дані та інші дані про співробітників, введені в одну систему, спільно використовуються з іншою системою. Відстеження підбору персоналу є ще однією необхідною функцією.

Хто відповідає за реалізацію або побудову рішення?

Який рівень підготовки займається? Деякі рішення вимагають, щоб клієнт був дуже залучений до початкової реалізації, що може бути приголомшливим для вже зайнятих адміністраторів HR.

HR має мати чітке розуміння рівня підготовки та технічної експертизи, яка буде потрібна, та обсяг очікуваного часу. Опитування постачальників рішень на цю тему може дати уявлення про тонкі області, які спочатку можуть виглядати простими, але включати значну технологічну експертизу. HR може потім визначити конкретні завдання, які можуть бути настільки громіздкими, що реально перешкоджають завершенню, потенційно знижуючи вартість інформаційних технологій і рентабельність інвестицій.

Чи є оплата, якщо навчання здійснюється?

Витрати на навчання також мають бути оцінені, включаючи час, витрачений на відрядження, і транспортні витрати на поїздки за межі ділянки. HR має усвідомити всі важкі та м'які витрати, пов'язані з прийняттям інформаційних технологій HR.

Хто буде володіти даними?

Відповідь на це питання має бути організація «Людські ресурси». Компанії повинні мати можливість транспортувати свої дані до будь-якого постачальника прикладних послуг (ASP). Якщо дані знаходяться на власному сервері перевізника, компанії іноді може стягуватися додаткова плата, якщо вона змінює носії.

Які типи технічного обслуговування та утримання потрібні? Коли програмне забезпечення встановлюється на робочих станціях або серверах компанії, часто потрібні регулярні оновлення цієї технології і можуть бути громіздкими для планування та керування. Оновлення інформаційних технологій HR часто здійснюються автоматично за допомогою програмного забезпечення, доступного в Інтернеті через модель постачальника прикладних програм (ASP) або моделі SaaS.

Які заходи безпеки вбудовані в інформаційні технології HR?

Якщо програмне забезпечення доступне в Інтернеті, за допомогою моделі ASP або SaaS, провайдер повинен надавати щоденні резервні копії, резервні сервери та додані захисні шари. Необхідно запровадити додаткові системи та процедури, щоб захистити інформацію від втрати або доступу до неавторизованого персоналу. HR, за погодженням з іншими керівниками, повинен мати виключні повноваження вирішувати, кому буде дозволений доступ до інформаційних технологій HR і в якому ступені.

Чи зможуть працівники вступити до планів допомоги і внести зміни в реальний час до їхніх особистих даних і планувати вибір?

Доступ працівників повинен бути даним, враховуючи поширений, загальний доступ до комп'ютерів.

Більшість населення має доступ до Інтернету вдома. Співробітник самообслуговування надає величезний потенціал для економії часу і грошей. Гарна система самообслуговування керуватиме працівниками безперешкодно через введення інформації про себе та своїх утриманців.

Система повинна чітко представити наявні плани та дати змогу працівникам робити вибір у зручному для них порядку, спрощуючи ці дії протягом усього процесу за допомогою чарівників. Співробітники також повинні мати можливість додавати утриманців та змінювати інформацію, якщо це необхідно, 24 години на добу, сім днів на тиждень, цілий рік.

Це додаткові питання, на які потрібно відповісти, коли ви оцінюєте потреби інформаційних технологій вашої організації в сфері людських ресурсів.

Чи забезпечить технологія людським ресурсам влада, щоб вирішити, кому буде дозволений доступ і до якого ступеня?

У той же самий спосіб, що забезпечує доступ працівників, технологія повинна давати HR остаточне слово. Персонал повинен мати повноваження затверджувати всі дані, перш ніж вони будуть передані перевізникам, а також визначити, якою мірою співробітники та інші мають доступ.

Які типи можливостей звітування доступні з інформаційних технологій Hr?

Технологія звітності повинна пропонувати декілька переглядів і форматів (електронні таблиці, PDF, HTML), оцінку великої картини і можливість деталізації для підвищення прийняття рішень. HR має бути в змозі оцінити, у будь-який час, участь у конкретних планах, видатних діях і змінах демографічної інформації працівника стосовно пільг та інших даних про працівників.

Чи пропонують спеціальні функції програмного забезпечення, які допомагають врятувати час від часу?

Залежно від власних потреб департаменту, HR може запитати про здатність технології обробляти інформацію в партіях, керувати повідомленнями та виставленням рахунків для політики COBRA, надавати інструменти самовиплати та узгодження рахунків, а також конкретні звіти.

Особливості програмного забезпечення, які допомагають HR спілкуватися краще з працівниками?

Деякі програми надають HR гнучкість у спілкуванні з працівниками на декількох рівнях - через масову електронну пошту, електронні дошки оголошень і за певними критеріями фільтрації (наприклад, місцезнаходження, відділ, страхові плани, статус реєстрації, статус виходу на пенсію та інші) через Система інформаційних технологій HR. Наявність ряду засобів для комунікації може додатково автоматизувати процеси і допомогти HR краще спрямувати повідомлення.

Особливості програмного забезпечення, які допомагають HR спілкуватися краще з працівниками?

На додаток до того, що HR дозволяє затверджувати транзакції, багато систем інформаційних технологій HR також надають можливість HR служити прибічником у перевірці рахунків перевізників, щоб переконатися, що вони згодні з даними в системі. Це може:

• забезпечити точність рахунків-фактур перевізників
• заощаджуйте час і гроші
• сприяти своєчасному вступу до працівників;
• посилити підтвердження прийнятності, коли працівники підуть на догляд.

Як обмінюватиметься інформацією з перевізниками?

І хто буде відповідати за цю взаємодію? Про інтеграцію системи інформаційних технологій у сфері людських ресурсів слід судити не тільки за кількістю перевізників, з якими програмне забезпечення має відносини, але й за типом підключення, яке він надає. Забезпечення успішної взаємодії з операторами через програмне забезпечення для керування пільгами потребує багато кроків, включаючи:

• збирання первинного перепису даних про реалізацію;
• встановлення початкової інтеграції для поточного обміну інформацією;
• координація щоденної або щотижневої взаємодії для забезпечення отримання та точного застосування даних;
• перегляд поточних оновлень;
• забезпечення виконання вимог перевізника до зарахування відповідно до регуляторних органів; і
• сприяння активізації відносин з кожним перевізником для поліпшення відносин обміну даними.

Знання того, хто несе відповідальність за кожне завдання, є необхідним для повного розуміння пропонованого продукту. Кожен постачальник програмного забезпечення запропонує інший рівень інтеграції, забезпечуючи деякі завдання, описані вище. HR має прагнути працювати з постачальниками, які демонструють сильні, тривалі, безперечні відносини з обраними перевізниками компанії.

Багато постачальників дозволяють передачу загального файлу ANSI 834, який може або не може бути прийнятий перевізником, фактор, на який часто впливає розмір групи.

Менеджери повинні шукати постачальників, які пропонують чисті, перевірені перекази (забезпечення відповідності транзакції), налаштовані на потреби кожного перевізника, щоб уникнути проблем. Вони також повинні звертатися до постачальників, які мають спеціальний відділ EDI (Electronic Data Interchange), для взаємодії з власною, специфічною мовою передачі.

Який рівень обслуговування клієнтів?

Чи існує додаткова плата за послугу? HR повинен визначити рівень доступу до допомоги, що надається, і те, що являє собою обслуговування клієнтів - онлайн-довідку через базу даних, онлайн-чат, підтримку електронною поштою, розмови з живою людиною або їх поєднання. Враховуючи чутливість пільг та іншу інформацію з персоналу, менеджери повинні очікувати відповіді на запити протягом 24 годин від безпосереднього контакту, який може допомогти.

Що таке система інформаційних технологій у сфері управління персоналом і чи вона переважує переваги?

HR повинен оцінювати повну вартість системи інформаційних технологій HR, включаючи всі річні, місячні та одноразові збори, поряд з наданими пільгами. Дещо дорожча система може більше, ніж платити за різницю з функціями, які дозволяють співробітникам зберігати свої власні записи і пропонують більшу зручність, економію часу і точність. Ці фактори слід враховувати і зважувати при виборі системи інформаційних технологій з управління персоналом.

Зростає потреба в системах інформаційних технологій у сфері людських ресурсів. З персоналом HR, який знаходить широкий спектр варіантів у системах інформаційних технологій HR, все більш важливо аналізувати і зважувати всі доступні варіанти.

Вибір системи інформаційних технологій у сфері людських ресурсів має розглядатися як інвестиція, яка зростатиме разом з відділом та потребами компанії. Ці питання приведуть вас до відповідної системи інформаційних технологій HR для вашої компанії.