12 речей, які треба враховувати при роботі з відходом від сім'ї

Оплачується чи ні, 80% батьків виїжджають у відпустку після народження дитини. Тоді, коли працівники, які незабаром будуть батьками, зайняті розписом дитячих кімнат і читають "Що очікувати, коли чекаєте", ви можете почати планувати сімейний відпочинок.

Коли йдеться про відпустку з родини, людські ресурси повинні охоплювати багато основ. Ви юридично зобов'язані робити деякі речі, поки ви повинні робити інші, щоб зберегти роботу поточної та піклуватися про працівників, які є новими батьками. Ваш список сімейних листів повинен враховувати ці дванадцять пунктів.

Знати правила про відпустку в сім'ї

Сполучені Штати є однією з небагатьох країн у світі, яка не вимагає оплачуваного відпустки по материнству або батьківству, однак Закон про надання медичної допомоги для сімей (FMLA) вимагає 12 тижнів неоплаченої відпустки для працівників, які мають право на отримання допомоги.

Зрозумійте цей закон і що мають право працівники отримувати. Наприклад, працівники не зобов'язані приймати повні 12 тижнів в одному шматку - вони можуть зайняти час з перервами.

Народження мам, партнерів і усиновлення батьків - це право (якщо вони відповідають критеріям). Ознайомтеся з цим законом, а також з будь-якими іншими законами у вашій державі. Регулярно приймається більше законів про зайнятість, тому він платить за знання законів у вашій юрисдикції.

Напишіть формальну політику щодо відпустки сім'ї

Задокументуйте політику компанії щодо відпустки сім'ї. Так, дотримуйтесь законів, але ваша компанія може вирішити інші деталі. Розгляньте ці варіанти, коли ви думаєте про відпустку в сім'ї.

• Чи запропонуєте ви сплатити відпустку для сімейного відпочинку? Це не вимагається федеральним законом, але для цього є багато переваг. Google збільшив утримання нових матерів на 50%, просто запропонувавши трохи додаткової оплати. Якщо ви пропонуєте оплачений відпустку, конкретно зазначте, скільки часу пропонується і які працівники мають право. Наприклад, штатні працівники отримують суму x, але працівники, що працюють за сумісництвом, не претендують.
• Чи виплачуватиметься відпустка для сімейного відпочинку одночасно з часом FMLA? Якщо працівники отримують два тижні оплаченого відпустки, вирішіть, чи буде цей час проходити окремо або одночасно з часом FMLA. Якщо він працює окремо, працівники потенційно можуть зайняти 14 тижнів. Якщо він працює одночасно, ви повинні просто заплатити працівникові протягом двох з 12 тижнів, які вони мають право через FMLA.

• Чи будете ви мати універсальний план відпустки для сім'ї? Якщо ви пропонуєте співробітникам оплачуваний час, вирішіть, чи отримає кожен батько точно таку ж кількість вільного часу або якщо різні ситуації отримають інше лікування. Наприклад, чи повинні родові матері отримувати два тижні оплачуваного відпустки, але прийомні батьки або партнери, які не родять, отримують оплачувану за один тиждень? Це залежить від компанії, але запишіть політику відпустки сім'ї, щоб подібні ситуації ставилися послідовно.

Координація роботи для сімейного відпочинку

Переконайтеся, що менеджери працюють з співробітниками набагато раніше відпустки сім'ї, щоб координувати роботу, коли працівник пішов. Отримати всі деталі, що охоплюються, зрозуміло, що їхні електронні листи будуть відправлені колезі (якщо необхідно).

Це зменшить навантаження на колег та усуне потенційні вузькі місця. Менеджери можуть працювати зі своєю командою для перехресних тренувань, що корисно не тільки для відпустки у сім'ї, але й при втраті працівника з інших причин.

Пам'ятайте про конфіденційність співробітників про відпустку в сім'ї

Не всі хочуть, щоб вся компанія знала, що вони чекають або мали дитину. І насправді, HR не зобов'язаний навіть повідомляти менеджерам, чому співробітник виходить на FMLA (хоча вони, ймовірно, знають, чому очевидно вагітний співробітник раптово пропав на кілька тижнів).

Подумайте, як відкрито співробітник обговорював вагітність з колегами і діяв з повагою. Якщо працівник хоче поширювати фотографії новонародженого на соціальний сайт компанії, на Facebook або по електронній пошті, відмінно. Але ти це не слід робити.

Зробити доступні переваги

Переваги важливі під час вагітності та пологів, а відсутність їх або плутанина у них породжує стреси для працівників. Майже всі працівники хочуть отримати переваги спілкування, пристосовані до життєвих подій. Хоча потреби в охороні здоров'я неможливо передбачити, їх, звичайно, легше передбачити, коли хтось очікує на дитину.

Ходьба це тонка лінія, але надайте якомога більше допомоги, не поважаючи приватність співробітника. Наприклад, неприпустимо повідомляти вагітному працівникові, що ваш медичний працівник має гарячу лінію підтримки сестринської справи, якщо вони спеціально не запитають.

Ви не маєте жодного уявлення про те, які вибори вони зроблять для своєї дитини, але ви все ще можете допомогти, нагадавши їм, що програма допомоги працівникам (EAP) має хороші ресурси підтримки.

Отримайте безпечну систему в Інтернеті, де співробітники можуть отримати доступ до інформації про переваги або надати співробітникам копії відповідних документів. По можливості, направляйте працівників до місць, де вони можуть досліджувати і знаходити відповіді. Це призводить до меншої роботи для вас і надає їм можливість самостійно орієнтуватися та досліджувати переваги, поважаючи при цьому їхню конфіденційність.

Забезпечити гнучкість

Люди хочуть гнучкості, але тягнуть необхідні лінії. Theнова назва батьків не робить прийнятним для штатних працівників працювати лише 25 годин на тиждень. Це, мабуть, не є розумним для працівників, щоб привести свою нову дитину до роботи весь час. Це, мабуть, не велика угода, якщо Еріка прибуде о 9:15, розібравшись у розкладі висадки.

Гнучкість може допомогти працівникам пристосуватися до своєї нової відповідальності. Співробітники повинні мати команду людей, які підтримують їх на роботі, а надання гнучкої години ілюструє вашу підтримку.

Деякі компанії вважають, що співробітники можуть повільно повертатися до роботи. Дозволити працівникам повертатися на неповний робочий день протягом декількох тижнів після відпустки родини дає їм можливість приносити гроші, не отримуючи при цьому заваленості. Вона також полегшує тягар залучення працівника до офісу.

Якщо працівники користуються всім своїм часом FMLA, але все ще потребують трохи більше часу для відновлення, спробуйте розширити його з неоплаченим часом відпустки. Якщо працівники не можуть претендувати на отримання виплат FMLA (і згідно з оплачуваними адвокатами батьківського відпустки, 40% працівників США не мають), спробуйте їх у будь-якому випадку.

Створити план надзвичайних ситуацій

Гнучкість може також принести користь компанії, якщо зміна посади вимагається до або після того, як працівник приймає батьківський відпустку. Наприклад, батьки, можливо, захочуть скоротити кількість годин або переключити час (або всі) свого робочого часу на дистанційну роботу, щоб залишитися вдома зі своєю новою дитиною.

Ви тільки законно зобов'язані відновити позицію рівної заробітної плати, пільг і престижу для працівника, який повертається з FMLA, але працівники можуть працювати більш ефективно, якщо будуть внесені додаткові коригування.

Не всі компанії можуть дозволити собі внести ці зміни, але іноді можливе розміщення. Деякі батьки хочуть змінити свій робочий план після народження і можуть повністю скоротити роботу з плану. І не припускайте, що тільки батьки-жінки вирішать залишити робочу силу.

Розглянемо зміни у виплатах працівникам

З усією хвилюванням нової дитини, працівники можуть забути, що новий пакет радості також є новим залежним, якого вони повинні додати до своїх планів медичного страхування. Нагадуйте працівникам про дати та вікна, де вони можуть і повинні змінити свої вибори.

Інші зміни щодо переваг стосуються працівників, які отримують відпустку. Під час неоплаченої відпустки FMLA працівники не збирають зарплату. Як вони будуть платити за свої премії?

Ви повинні приймати рішення щодо ряду інших питань політики для вашого посібника та вашої реалізації.

• Вирішіть, чи будуть працівники продовжувати накопичувати час у відпустці. Якщо вони не нараховуватимуться, візьміть це до уваги під час розрахунку часу або скоригуйте цю відпустку в програмному забезпеченні, що не використовується в компанії.
• Якщо працівники не повернуться після народження, виплачуйте час відпустки на останньому рахунку заробітної плати, якщо це передбачено політикою про відпустку компанії.
• Перевірте політику відпусток, щоб визначити, чи можуть працівники додавати будь-який накопичений час відпустки до батьківської відпустки або часу FMLA, яку вони вже беруть.

Всі ці деталі повинні бути включені в політику виключення часу. Якщо вони не є, додайте їх так, щоб кожен співробітник оброблявся однаково.

Будьте чутливими

Іноді народження дитини не є святковою подією в житті людей. Відбуваються незаплановані вагітності. Пізні термінові викидні та дитяча смертність є руйнівними. Працівник може вирішити поставити дитину на усиновлення або припинити вагітність. Підійдіть до будь-якої з цих ситуацій з чутливістю і повагою.

Співпрацюйте з працівником та менеджером співробітника, щоб чітко обробити перехід назад до роботи. Крім того, розгляньте деякі ситуації (наприклад, викидні) у політиці компанії, пов'язаної з втратою ваги.

Болісні події життя важкі для працівників, але також важкі для працівників, які піклуються про них. Подумайте про те, як компанія може завчасно (і приватно) впоратися з цими ситуаціями.

Святкуйте

Невеликий, приємний жест організації нагадає співробітникам, що у них команда колег підбадьорює їх у офісі. Зачекайте кілька днів після народження, щоб переконатися, що все пройде добре, а потім надішліть трохи квітів, листівки або штуки. Подумайте, що цей співробітник оцінить, і спробуйте індивідуалізувати цей жест.

Подумайте про розміщення пост-дитини

Для багатьох компаній батьківські пільги не припиняються, коли родина залишає. Розглянемо, що потребуватимуть або оцінять співробітники. Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA) вимагає від компаній надавати годуючим матерям час перерви і десь приватне, щоб висловити грудне молоко.

Працюючим батькам без партнера по дому, швидше за все, знадобиться догляд за дітьми, який є найбільшим статтею бюджету для американських сімей. У середньому американські сім'ї витрачають 9,589 доларів на рік на догляд за дитиною до 28 353 доларів для вихователя на дому.

Розгляньте додаткові переваги для працівників

Розглянемо можливість створення певного виду допомоги по догляду за дітьми для працівників, наприклад, субсидування витрат або навіть надання послуг для виховання дітей на місцях або близьких до роботи. 83% працівників, які отримують допомогу по догляду за дитиною, говорять, що це допомагає їм зменшити стрес і підвищити баланс між роботою та життям.

Що стосується допомоги по догляду за дитиною, працівники оцінять допомогу, і єдиним обмеженням є те, наскільки творчо ви можете підійти до вигоди (і що компанія може собі дозволити і розмістити).

Допоможіть працівникам мати спокійний, не стресовий сімейний відпустку, забезпечуючи адекватне догляд за бізнесом під час їхнього відходу та повернення.

Дотримуйтесь правил та встановіть керівні принципи для забезпечення дотримання та справедливого ставлення до всіх працівників, які приймають відпустку у сім'ї.

Великі зміни в житті співробітників є захоплюючими і перехідними для всіх. З невеликим плануванням ви можете легко пересуватися з сімейними листям.

--------------------------------------------------

Келсі Девіс - бренд-журналіст і захисник висококваліфікованих фахівців з персоналу. Вона досліджує, аналізує та пише, щоб заохотити HR до отримання максимальної користі від своїх ініціатив.