Плюси і мінуси 3 організаційних структур проекту

Структурування організації впливає на те, як ви керуєте та керуєте проектами. Це також може впливати на те, скільки повноважень і досягнень ви повинні виконувати на посаді керівника проекту.

Існують три загальні організаційні структури, і у всіх них працюють менеджери проектів: функціональні, проектні та матричні. Давайте розглянемо переваги та недоліки кожного з них, щоб ви знали, проти чого ви стикаєтеся, коли ви приєднуєтеся до нової структури.

Функціональна організаційна структура

У структурі функціональної організації керівник проекту та всі ресурси працюють в одному відділі компанії, наприклад, у відділі продажів та маркетингу. Як правило, функціональний менеджер має більше повноважень, ніж менеджер проекту.

Переваги

Функціональна структура надає вам найменшу владу як менеджера проекту, але пропонує багато інших переваг:

• Він добре працює для невеликих команд і невеликих проектів, оскільки функція має повний контроль над членами команди та іншими необхідними ресурсами.
• Ви можете легко отримати доступ до потрібних вам фахівців, оскільки вони знаходяться в тій самій функціональній зоні.
• Це швидко, щоб усі разом вирішували проблеми, пов'язані з проектом.
• Ви можете обмежити засоби комунікації проекту, які потрібно використовувати, оскільки команда порівняно невелика і проста.
• Ви часто отримуєте захоплених членів команди, які прагнуть працювати над проектом, оскільки він надає їм можливості для кар'єрного росту. Робота над проектом може бути відмінним способом мотивувати вашу команду.

• Якщо ви передаєте проект функціональній команді, це буде функціональна команда, в якій ви працюєте, що може полегшити закриття проекту.

Недоліки

Незважаючи на те, що ця структура має багато переваг, розгляньте також деякі недоліки:

• Робота відбувається в бункері, що може означати, що ви не маєте доступу до людей, які не належать до вашого функціонального підрозділу.
• Люди в команді проекту можуть бути більш лояльними до свого відділу або керівника команди, ніж до роботи над проектом, що може створити конфлікти.
• Великий проект може мати функціональний менеджер проекту для кожної функції. Це може призвести до падіння роботи тріщин, якщо всі керівники проектів не працюють гармонійно.
• Функціональна робота може бути ізолюючою в тому, що ви не маєте можливості широко розповсюджуватися з компанією. Підтримка стратегічної спрямованості може бути важче.

Організаційна структура проекту

Спеціальні команди об'єднуються для роботи над проектами в організаційній структурі проекту. Керівник проекту, мабуть, несе відповідальність за лінійне керівництво для членів команди проекту. Прикладами цього є великі будівельні споруди, а також корпоративні ініціативи, які потребують спеціальної команди. Керівник проекту володіє повноваженнями, звітуючи спонсору проекту та раді проекту. Особи, що працюють в команді, безпосередньо для керівника проекту.

Переваги

Очевидною перевагою структури проекту є те, що ви маєте більше контролю над командою, але й інші переваги.

• Команди можуть мати сильне почуття ідентичності. Це найпростіша структура, в якій можна створити сильну командну культуру.
• Вся команда орієнтована на цілі команди, тому існує конфлікт лояльності з денною роботою для людей, які працюють над проектом. Їхня робота - це проект.
• Ресурси присвячені проекту, тому набагато легше планувати роботу. Ви дізнаєтеся, коли доступні члени команди, і немає жодного ризику, що вони будуть зняті в найкоротші терміни для роботи іншого керівника.

• Проекти, які виконуються в цій структурі, є прекрасним середовищем для поліпшення навичок управління проектами, а також більш технічних навичок лідерства.

Недоліки

Структура проекту найлегше працювати, але все ще має певні недоліки.

• Команда, присвячена одному проекту, є дорогим зобов'язанням. Вона, як правило, є варіантом тільки для великих проектів.
• Якщо ви вилучите людей з їхніх функціональних робочих місць, їм буде важко повернутися назад, особливо якщо проект довгий. Робота над проектом розтягується, і повернення до того, що ви робили раніше після періоду роботи в мультидисциплінарному середовищі на новому, непростому проекті, не є привабливою перспективою для багатьох людей. Управління переходом команди під час закриття проекту стає ще більш важливим.

• Іноді закриття проекту може означати втрату роботи, якщо компанія перейшла, а інша роль не доступна для вас.
• За своєю природою, цілеспрямовані команди всмоктують ресурси, щоб працювати лише на одній справі. Вони можуть обмежити кількість проектів, які компанія може зробити в будь-який час, особливо коли різні проекти вимагають однакових навичок.
• Менеджери проектів у такій структурі також здійснюють лінійне управління для своїх команд, що означає витрачати час і зусилля на завдання людських ресурсів, які ви не повинні робити в інших структурах. Якщо вам сподобається цей елемент роботи з людьми, цей фактор може бути перевагою.

Організаційна структура матриці

Третій варіант - матрична структура. Ресурси розподіляються як на роботі, так і на роботі. Це може означати наявність двох менеджерів або "пунктирної" відповідальності перед менеджером проекту, а також до менеджера команди. Структура ліній функціонального управління зазвичай знаходиться на першому місці, а менеджер проекту приймає пунктирну лінію.

Ця структура розбиває владу і повноваження між керівником функціонального або відділу і керівником проекту. Ви повинні використовувати свої навички ведення переговорів у повній мірі.

Переваги

Матричні структури дуже поширені, тому що вони дозволяють менеджерам робити гнучкий вибір з тим, як люди витрачають свій час. Ви, ймовірно, працюватимете в матричному середовищі в певний момент вашої кар'єри. Переваги цієї структури такі:

• Ресурси використовуються ефективно і можуть рухатися між проектами за необхідності.
• Ви можете працювати над багатьма різними речами, іноді паралельно, хоча цей момент також можна вважати недоліком.
• Команди та окремі особи можуть бути дуже чуйними. Якщо з'явиться новий проект, який має взяти на себе пріоритет, досить легко повернутись і раптом зосередитися на чомусь іншому. Це неможливо зробити легко в структурі проекту, що вимагає більше часу для розпуску та перегрупування.
• Структура вимагає, щоб кожен використовував один і той же життєвий цикл управління проектами та методологію, тому переміщення між проектами легко. Люди можуть приєднатися до команди проекту з відносно невеликим набором даних, коли термінологія та процеси є загальними.

Недоліки

Як і всі інші налаштування, у цього також є свої пастки. Незважаючи на те, що вона є загальною структурою, не багато сучасних робочих місць порушили проблеми перевантаження. Надання людям занадто багато для виконання може бути легким, якщо у вас немає систем для керування та контролю всього обсягу їх роботи. Інші недоліки:

• Конфлікт між проектами є загальним, тому що ви можете боротися за ті ж ресурси, що й інший проект.
• Інший проект, можливо, забезпечив кращі ресурси - найбільш відповідні люди з належними навичками - або їх керівник не може зробити їх доступними для проектної роботи.
• Може виникнути певний конфлікт між звичайними завданнями та роботою над проектами для окремих осіб, особливо коли обидва керівники надають їм різні пріоритети.
• Ресурси можуть мати конфлікт про те, який шлях розвитку вони беруть для своєї майбутньої кар'єри. Хоча ви можете знати, що ви хочете залишитися в управлінні проектами, ви можете мати можливість перейти до більш старшої функціональної ролі або більш орієнтованої на проект ролі. Але мати безліч варіантів кар'єри є гарною річчю, навіть якщо це робить важкі рішення.

Організаційна структура, яка ідеально працює для всієї роботи, не завжди працює для проектів, і ви повинні керувати в середовищі, в якому ви працюєте. Отримання певного досвіду в кожній з цих структур є гарною ідеєю, щоб ви могли пережити їх з перших рук. Це допоможе вам вирішити, яке середовище найкраще підходить вам і відповідає вашим навичкам та уподобанням. Тоді ви зможете зробити усвідомлений вибір, якщо у вас є шанс вирішити своє майбутнє робоче середовище.

Розуміння плюсів і мінусів кожної організаційної структури проекту дає вам можливість розібратися, де краще витрачати свій час і вплив, щоб отримати максимальну віддачу від своєї команди і допомогти успішному завершенню проекту.