Як написати запит на пропозицію або RFP

Запит на пропозицію, який іноді називається RFP або RFQ ("запит на котирування"), є документом, який компанія випускає, коли хоче купити товар, і він хоче зробити свої специфікації доступними для громадськості. Це, як правило, відбувається, коли кілька компаній ставлять заявку на роботу, а RFP пропонує більш конкурентоспроможні ціни. Але, якщо ви не підготуєте RFP правильно, ваші зусилля можуть виробляти ставки, які є марною тратою часу, або, що ще гірше, ніяких заявок взагалі. Ось як можна створити RFP, щоб забезпечити найкращі результати.

Складність: Середній

Необхідний час: Кілька днів

12 кроків

1. Роби своє домашнє завдання:Визначте, що вам потрібно, що ви хочете, і що можливо, перш ніж почати писати свій ЗП. Не видайте RFP для машини, яка може виробляти 1500 віджетів на годину, якщо ви ніколи не продавали більше 25 на місяць. Там немає сенсу у видачі RFP для потужного автомобіля, коли посланник може отримати через трафік так само швидко, як на велосипеді.
2. Розрізняйте свої потреби та побажання: Якщо ви хочете придбати програму, яка може передавати фотографії між штаб-квартирою та вансами на робочому місці, ви можете вказати кількість зображень, які потрібно в секунду, максимальний розмір потрібних зображень і необхідну роздільну здатність. Хоча це може бути приємно мати ці зображення в кольорі, вирішити, якщо це дійсно необхідно. Якщо ви дійсно потребуєте певного конкретного, використовуйте такі слова, як "воля", "повинна" і "повинна". Це означає, що це вимоги. Технічні характеристики, які просто "хоче", повинні бути ідентифіковані словами "може", "може" і "необов'язково".

1. Вирішіть, як буде виглядати переможець: Пропозиції, які ви отримаєте у відповідь на ваш ППП, будуть відрізнятися. Кожна відповідна компанія матиме різні сильні та слабкі сторони. Деякі з них будуть зосереджені на найнижчій вартості. Інші будуть зосереджені на найкращій якості. А інші пропонують повний набір функцій. Визначте, що ви шукаєте - найнижчу ціну, найшвидшу доставку або якусь комбінацію цих двох.
2. Організуйте документ: Все, що ви пишете для бізнесу, має бути дуже продуманим і організованим. План є гарним місцем для початку. Як мінімум, вам знадобляться розділи для вступу, вимоги, критерії вибору, терміни та процеси. Багато з цих розділів будуть мати підрозділи.

1. Напишіть вступ: Тут ви можете пояснити потенційним учасникам тендеру, чому ви публікуєте ЗП і що ви сподіваєтеся досягти завдяки цьому. Вступ може також включати короткий виклад ключових моментів, вибраних з інших розділів, включаючи дату. Впровадження RFP для системи передачі зображень може читати щось на кшталт наступного: «Компанія XYZ вимагає пропозицій щодо високонадійної, простої у використанні системи, здатної передавати зображення з головного офісу в мікроавтобуси в будь-якій точці міста. повинні бути отримані до понеділка, 5 березня 2007 року, о 8:00 PST. "

1. Поясніть вимоги: Цей розділ є одним з найважливіших і зазвичай займає найбільше часу. Ви повинні будете вказати розмір і чіткість зображень, що підлягають передачі, і необхідну швидкість. Будьте конкретними, але не повідомляйте учасникам про те, як ви хочете, щоб робота була виконана, якщо це не є необхідним. Ви можете розбити цю частину на підрозділи. Наприклад (a) розмір зображення і якість (b) передачі, які можуть включати в себе як бажану швидкість, так і будь-які вимоги, які роблять передачу захищеною (c) бажаними варіантами, де можна вказати колір як бажаний варіант.

1. Критерії відбору: Ось де ви розповідаєте учасникам, як ви обираєте виграшну ставку. Ви можете розголошувати якомога більше або менше. Це гарна ідея включити речення, як, "Переможець учасника, якщо такий є, буде вибраний виключно на підставі рішення компанії XYZ." Можливо, потрібно створити таблицю, яка нагороджуватиме кожну ставку певну кількість точок у кожній категорії.Потім, щоб команда вибрала найкращу ставку від тих, хто має три найкращі оцінки.
2. Терміни: Цей розділ повідомляє компанії, як швидко вони повинні діяти і як довго очікується процес. Будьте розумними, коли ви встановлюєте свої терміни. Не попросіть пропозиції щодо складних систем, а потім дайте учасникам лише кілька днів, щоб відповісти. Дозвольте більше часу на підготовку ставки, якщо ваш ППП великий, якщо бажана покупка складна, або якщо вам потрібна дуже детальна відповідь. Тут також можна повідомити учасників тендеру, як довго буде проходити процес оцінювання, коли вони отримуватимуть сповіщення, якщо вони будуть успішними, і як скоро вони повинні виконати обіцяне.

1. Процес: Використовуйте цей розділ, щоб пояснити, як буде працювати процес - від розсилки заявки на підписання контракту та початку роботи. У цьому розділі можна сказати: "Ставки наступають на дату, зазначену вище у кроці 8. Усі ставки будуть переглянуті, щоб переконатися, що вони відповідають всім вимогам і відповідають вимогам. Усі відповідні ставки будуть зараховані в категорії X (ви можете вказати категорії, якщо Ви бажаєте), а перші три пропозиції будуть оцінені командою, яка запропонувала пропозицію, для вибору переможця та альтернативного. Переговори з переможцем тендеру, як очікується, призведуть до укладення контракту протягом двох тижнів. "

1. Вирішіть, як відправити RFP: Більшість пропозицій розсилки розсилаються, але вони не повинні бути. Ви можете надіслати RFP електронною поштою, або ви можете опублікувати його на веб-сайті вашої компанії. Просто вкажіть назву (або номер пропозиції), яку учасники торгів повинні використовувати, щоб визначити, на що вони відповідають.
2. Вирішіть, хто отримає RFP: Можливо, Ви вже визначили постачальників, з яких Ви бажаєте придбати. Ваша компанія може навіть мати список прийнятних постачальників. Якщо ні, ви можете знайти можливих постачальників через вашу професійну мережу, виконавши пошук в Інтернеті, або запитавши довірених постачальників інших матеріалів для їхніх рекомендацій. Не обмежуйте список тих, хто отримує ваш запит, тільки великим компаніям або зареєстрованим постачальникам. Ви можете знайти кращі ідеї та навіть кращі ціни для дрібних продавців, які часто прагнуть перемогти ваш бізнес.

1. Повідомити переможця: Як тільки ви виконаєте всі вищевказані кроки, настав час взяти стрибок і повідомити переможця конкурсу про те, що прийшов час просуватися вперед з проектом.