10 Навичок успішних менеджерів проектів

Чому деякі менеджери проектів впроваджують свої проекти вчасно, в бюджет і з задоволеними клієнтами, а в інших - важко? Давайте подивимося на десять звичок, які діляться успішними менеджерами проектів.

Ці звички згадуються знову і знову в атестаціях результатів і в оглядах наприкінці проекту, коли клієнт, команда або спонсор пропонують зворотний зв'язок з менеджером проекту.

Вам не потрібно мати десятирічний досвід успішного виконання кожного разу. Змінюючи свої звички і чистивши свої навички, ви можете значно поліпшити шанси вашого проекту бути успішним і дати собі менш напружений час на роботі.

Використання правої команди

Найбільш ефективні та успішні менеджери проектів знають можливості своїх членів команди. Це означає, що вони можуть виділити потрібну роботу потрібним людям.

Використання неправильного ресурсу для завдання може призвести до того, що він займе більше часу або буде погано виконано. Це допомагає знати сильні та слабкі сторони осіб, які працюють з вами, щоб ви могли найкраще розподілити їх на завдання проекту.

Управління проблемами проекту

Всі проекти час від часу вражали проблеми. Успішні керівники проектів не дозволяють їм їх турбувати. Вони знають процеси управління питаннями, а також, як найкраще вирішувати проблеми, коли вони виникають.

Ви також можете це зробити. Коли ви дізнаєтеся, як оцінити проблему проекту, ви побачите, що керування проблемами стає простою звичкою включитись у щотижневу процедуру. Відкладіть час, щоб пройти через журнал випусків щотижня, і незабаром ви побачите, що вам неважко зупинитися на вирішенні проблем.

Боротьба зі змінами

Проекти призначені для зміни речей, але подібні зміни відбуваються з іншими людьми! Це важче управляти змінами, які спрямовані безпосередньо на команду проекту, порушуючи детальний графік проекту та створюючи нову роботу, і цілу групу оновлень документації.

Успішні менеджери проектів мають процес управління змінами, який вони дотримуються. Слідуючи визначеним крокам, легше перетворити будь-яку дію на звичку, оскільки вона структурована і повторюється.

Процес керування змінами виглядає так:

• Отримувати інформацію про зміну.
• Оцініть зміни.
• Встановіть, скільки роботи було б зробити для зміни.
• Підготуйте рекомендацію щодо того, чи варто його продовжувати.

Після того, як ви підготували рекомендацію, попросіть свого спонсора прийняти рішення про те, чи слід включати цю зміну чи ні. Ви можете затвердити деякі невеликі зміни самостійно, якщо вони знаходяться у межах Вашої компетенції та повноважень. Успішні менеджери проектів знають, що боротьба зі змінами є частиною роботи, і вони мають план розібратися з ними, як і коли вони виникають.

Управління витратами проекту

Цілком імовірно, що ваш проект буде пов'язаний з витратами, навіть якщо ви не маєте повного контролю над самими гаманцями. Можливість керувати фінансовими елементами у вашому контролі повинна бути звичкою. Якщо ви не звертаєтеся до неї регулярно і регулярно, ви виявите, що робота стає настільки великою, що неможливо зробити добре.

Фантастичні керівники проектів залишаються на вершині витрат із системами подачі, які працюють на рахунках-фактурах, котируваннях та оцінках. Отримати звичку використовувати програмне забезпечення для бюджетування (навіть якщо це просто таблиця).

Ви не можете керувати вашими витратами на проект, доки у вас не буде знайдено план того, що ви збираєтеся витратити. Прочитайте це про те, як створити бюджет проекту, щоб ви могли розпочати роботу.

Тимбілдинг

Команда проекту може не працювати безпосередньо для вас. Чому ж тимбілдинг є частиною звичок успішних менеджерів проектів? Тому що вам потрібно, щоб ваша команда ефективно працювала разом і вам потрібні особи, які беруть участь у проекті, щоб швидко прийти до точки, де вони довіряють один одному. Ви отримуєте це через побудову команди. Слідкуйте за ситуаціями, коли ваша команда розвалюється. Звернення до поведінки, зокрема, є неприйнятним.

Розуміння процесів

Шоста звичка успішних менеджерів проектів полягає в тому, що вони розуміють процеси, які існують у їхній сфері контролю. Це означає, що вони знають, які робочі процедури необхідно дотримуватися. Вони не витрачають час на те, щоб розробити, як написати бізнес-кейс, тому що вони знають, що для цього є процедура, і вони можуть слідувати крокам.

Найбільш успішні менеджери проектів не є рабами процесу. Вони знають, коли правильно робити це - дотримуватися процесу. Вони знають, коли краще налаштувати його, щоб зробити завдання набагато простішим для всіх. Прикладом цього може бути зняття бюрократії з невеликого проекту, відповідно до відповідних процесів.

Оновлення розкладу

Графіки проектів не повинні залишатися випадковими. Найбільш успішні менеджери проектів зроблять звичку регулярно перевіряти свої графіки на точність і оновлювати їх.

Існує багато способів відстеження прогресу вашого проекту. Найголовніше, що ви це робите. Якщо ви боретеся, щоб зробити цю звичку своєю власною, тоді бронюйте коротку зустріч у щоденнику з собою і своїм графіком раз на тиждень. Використовуйте один і той самий час щотижня, і протягом 30 хвилин перегляньте, де ви знаходитесь і де ви повинні бути. Внесіть необхідні поправки, повідомте команду і продовжуйте роботу над проектом.

Якщо зміни у графіку впливають на дату завершення проекту або на дату доставки для основних етапів, тоді зверніться до свого спонсора. Ви не повинні змінювати основи базового плану, не проходячи через офіційний процес затвердження.

Управління ризиками проекту

Знання того, що потрібно включити до вашого реєстру ризиків - це одне, але звично переглядаючи його і діючи на ризики, це щось інше. Недостатньо використовувати початок вашого проекту для виявлення ризиків, а потім знову не думати про них. Управління ризиками повинно бути частиною ваших звичок проекту, оскільки без нього ви виявите, що ризики перетворюються на проблеми і створюють для вас проблеми.

Це інша сфера, де стандартні процеси та бронювання регулярного слота для перегляду ризику можуть допомогти. Ви можете включити його як частину зустрічей команди. Зробіть звичку переглядати свої ризики з командою, закривайте будь-які, які більше не є загрозою, і плануйте дії для тих, які ви хочете пом'якшити.

Час відстеження

Менеджери проектів знають багато про управління часом проекту, але мають тенденцію до планування та планування. Те, про що ми говоримо, - це відстеження часу на більш регулярній, щоденній основі. Ми говоримо про розклади.

Команди проекту часто не бажають використовувати розклади, якщо вони цього не робили раніше. Багато програмні засоби управління проектами мають відстеження часу, властиве продукту. Це може полегшити впровадження переходу до відстеження часу як команди.

Незалежно від того, чи відстежувати час вашої команди (що рекомендується), важливо, щоб ви знали, куди йде час. Ви повинні зробити звичкою запам'ятовувати, як ви витрачаєте свій час. Це допоможе вам зрозуміти, чи витрачаєте ви час на завдання першочергового проекту. Ви можете подумати, що ви є, але чи не так? Часові таблиці або час запису деяких форм допоможуть, навіть якщо це лише погодинний журнал на блокноті.

Здійснення бізнес-змін

Нарешті, звичка, яка робить керівників проектів найбільш успішними, - це їх здатність прирівнювати результати проекту до результатів бізнесу. Якщо користувачі не використовують ваш продукт або програмне забезпечення швидко випадає, або клієнти не так вражені, як ви, то ваш проект був марною тратою часу.

Найбільш успішні команди проекту впевнені, що вони знають, які бізнес-результати вони прагнуть. Вони створюють рішення, яке забезпечує стійку зміну бізнесу. Те, що вони доставляють, коли проект закінчується, повністю використовується і повністю приймається клієнтом. Це успіх, тому що він був побудований для успіху з самого початку.

Розуміння бізнес-цілей є ключовим критерієм для будь-якого менеджера проекту, який хоче вплинути на клієнтів та зацікавлених сторін. Якщо ви можете показати, що ви доставили щось цінне, тоді легко продемонструвати вплив, який ви маєте, і значення, яке ви приносите компанії.

Зробіть звичку запитувати у ваших зацікавлених сторін, яку бізнес-цінність вони очікують і як вони хочуть використовувати те, що ваш проект забезпечує для них. Поговоріть з ними про те, як вони визначають успіх. Ви можете побудувати це в повторюваному процесі на початку кожного проекту.