Інструментарій оцінки системи заявників

Пошук правильної системи відстеження заявників, яка відповідає всім потребам вашої організації, може бути надзвичайною задачею. Це може бути проблемою, навіть знаючи, з чого почати, коли розглядати системи відстеження заявників і як порівнювати кожне рішення.

Тут ви знайдете важливі області для вивчення, питання, які потрібно задати, та відповіді на них для аналізу в процесі оцінювання систем відстеження заявників. Ця інформація допоможе Вашій компанії у пошуку відповідної системи відстеження заявників для задоволення Ваших потреб.

Визначте осіб, які приймають рішення про систему відстеження заявників

Компанія повинна самоорганізуватися перед початком будь-якого процесу оцінювання систем відстеження заявників. Під час підготовки до оцінки системи відслідковування заявників важливо сформувати співпрацю із зацікавленими сторонами та дати тим, хто приймає рішення, часу для прийняття обґрунтованого рішення.

Ваш комітет повинен бути готовий оцінити сильні та слабкі сторони кожного постачальника системи стеження. До складу цих комісій повинні входити відбіркові комісії.

• Керівник відбору: Це, як правило, старший віце-президент (SVP) або віце-президент (VP) з людських ресурсів, який може надати іншим членам комітету чітку директиву та бачення. Особа повинна також мати можливість пояснювати вибір постачальника з точки зору рентабельності інвестицій (ROI) своїм колегам.
• Менеджер з відбору: Ця людина повинна мати повне розуміння процесу найму та болючих моментів компанії, щоб створити належну тактику пошуку та вибору.
• Член Комітету: Забезпечити голос користувачів та забезпечити успішне впровадження вибраного рішення.

• Співробітники Комітету: це члени інших департаментів, які надають додатковий внесок у процес відбору системи відстеження заявників. Ті, хто володіє фінансовими знаннями, можуть надати інформацію про фінансову стабільність постачальників або порівняти загальну вартість кожної системи відстеження заявників по відношенню до бюджету проекту. ІТ-учасники можуть навчати членів комітету щодо технічних можливостей систем відстеження заявників-продавців і допомагати порівнювати кожне рішення з поточною системою.

  Члени Комітету повинні бути людьми, які можуть визнати цінність технологічних інструментів, оптимізації процесу та обслуговування клієнтів, оскільки це стосується вашого корпоративного бачення управління талантами.

Документуйте свій поточний процес найму

Після того як ви зібрали вашу комісію з відбору системи відстеження заявників, вашим першим завданням є створення документа, який відстежує процес реквізиції співробітника, процес найму, а також роль менеджера по найму, рекрутера і кандидата для завершення найму. Тоді ваш комітет повинен обговорити, чому кожен крок є необхідним і що станеться, якщо він буде усунений.

Спростіть свій процес найму та переконайтеся, що кожен крок дійсно додає цінності та допомагає вам виробляти якісні послуги. Це дозволить вашому комітету порівняти потреби вашого процесу найму з можливостями кожної системи відстеження заявників. Ця оцінка є прекрасною можливістю дізнатися про найкращі практики при прийомі на роботу та переглянути та оптимізувати поточний процес найму.

Визначте вимоги до системи відстеження заявника

Тепер, коли ви чітко визначили процес прийому на роботу вашої компанії, ваш комітет повністю готовий визначити вимоги вашої компанії до системи відстеження заявників. Майте на увазі, що ви хочете мати чітку відповідь на такі запитання:

• Чому ви купуєте цю систему відстеження заявників?
• Чи узгоджується ваш поточний процес найму з цілями вашої компанії?

Маючи на увазі ці запитання, це допоможе вашому комітету зробити рішучий приклад для придбання рішення для відстеження заявника. Для того, щоб система відстеження заявників вирішила мати міцний зв'язок з рентабельністю інвестицій, ваш комітет повинен створити чіткі очікування щодо того, що ви хочете в системі стеження заявника.

Ваша система відстеження заявників повинна побудувати кращі відносини між рекрутерами та менеджерами по найму, спростити процес створення та затвердження реквізитів, а також поліпшити якість найманих працівників. Ваша система відстеження заявників повинна оптимізувати зусилля фахівців з персоналу за допомогою автоматизації, створюючи більш ефективний і економічно ефективний процес найму. Це ідеальний час для вирішення загальних проблем у сфері управління персоналом, таких як:

• Великий обсяг резюме без ефективного способу прийняття, перегляду та управління.
• Великий обсяг робочих місць з громіздким внутрішнім спілкуванням.
• Неможливість швидкого доступу до інформації та звітування про всі показники підбору персоналу.
• Втрата кваліфікованих абітурієнтів через випадкове зберігання резюме.
• Дублювання зусиль набору між різними філіями та підрозділами на місцях або за кордоном.
• Надмірні витрати на технічне обслуговування та підтримку з доморощеними технологіями.
• Неефективне відстеження даних відповідності EEO-OFCCP.

• Прагнучи отримати належну увагу від ІТ для модернізації та вдосконалення технології.

Крім того, скористайтеся цією можливістю, щоб врахувати цінність вдосконалень від нових процесів і технологій, таких як:

• уникаючи використання різних модулів,
• вдосконалення комунікації, і
• вирішення глобальних проблем.

Щоб зберегти цю керованість, вам необхідно визначити суттєві "повинно бути", щоб усунути некваліфікованих постачальників. Наприклад, як фундаментальний фактор, ваш комітет може вирішити, що ви розглядатимете лише постачальників, які надають веб-рішення, на відміну від встановленої системи, оскільки розміщене рішення виключає будь-яке навантаження на вашу ІТ-команду.

Визначте вимоги до системи відстеження заявника

Визначення чітких бізнес-цілей зв'яже ваші пріоритети з вашими вимогами. Надзвичайно важливо, щоб ваш комітет зосереджувався на своїх початкових системних вимогах. Комітет повинен уникати відволікання на елементи системи, які не відповідають пріоритетам вашої компанії. Ви визнали важливі бізнес-цілі та ключові вимоги, які необхідно враховувати при формуванні власних цілей.

Основні вимоги для розгляду в системі відстеження заявників

• Ефективність процесу: централізація процесу може поліпшити різноманітні завдання, включаючи, але не обмежуючись, робочі реквізити, відстеження, управління програмами перенаправлення та передачі працівників.
• Дозволяє кандидатам швидко та легко звертатися до організації для отримання заробітної плати та погодинної оренди, не переглядаючи кілька сторінок запитань.
• Може сприяти високому обсягу рекрутингу, залишаючись рентабельним.
• Високо налаштоване, масштабоване рішення, яке можна налаштувати на наш унікальний процес управління персоналом і здатне задовольнити наші еволюційні потреби, коли наша організація зростає або наші процеси змінюються.
• Покращені можливості звітування: багатьом організаціям постає завдання визначити їх загальну витрату на постачальників, джерела та порівняння показників. Координація за допомогою єдиного джерела дозволить проводити точну централізовану звітність.
• Дозволяє рекрутерам шукати в базі даних всю інформацію і за певними параметрами.
• Включає центр звітів, який дозволяє користувачам запускати спеціальні звіти та зберігати критерії для використання в майбутньому, а також запускати стандартні звіти, включаючи вартість за оренду, час заповнення, ефективність джерел тощо.

Побудуйте ідентичність та обізнаність бренду

• Створення зв'язків між заявником та позитивним досвідом у сфері зайнятості сприятиме визнанню бренду. Сильний бренд може генерувати довіру, яка буде стимулювати трафік заявників і розширювати свій фонд талантів.
• Інтернет-сторінки фірми Career Center можуть бути доступні через веб-сайт вашої компанії.
• Дозволяє рекрутерам легко розміщувати інформацію про кар'єру на веб-сайті компанії.
• Забезпечити багатомовні можливості для глобальної підтримки.
• EEO / AAP сумісний.
• Можливість зберігати точну міру такої інформації буде узгоджуватися з федеральними правилами і уникатиме будь-яких юридичних дій проти організації. Це також допоможе встановити якість заявників.
• Здатні захоплювати, відстежувати та повідомляти про добровільні дані EEO, залишаючись у відповідності до керівних принципів, встановлених EEO / OFCCP.
• Можливість попереднього відбору кандидатів з питаннями ліквідації, щоб вказати тих, хто відповідає основним кваліфікаціям для цієї посади.
• Покращено комунікації.
• Створює середовище, яке ефективно інформує, уніфікує всіх користувачів і раціоналізує діяльність організації.
• Включає комунікаційний центр для полегшення спілкування між рекрутерами, менеджерами по найму та кандидатами. Також дозволяє користувачам планувати зустрічі, залишати зауваження та відгуки на інтерв'ю, надсилати масові повідомлення та автовідповідати заявникам після отримання резюме.

Клієнтська підтримка системи відстеження заявника

• Повна адаптація користувачів залежить від рівня підтримки клієнтів, що надається постачальником під час та після впровадження.
• Легко доступна команда підтримки, присвячена управлінню компаніями та проблемами користувачів, використовуючи найкращі промислові практики.
• Найвищий рівень підтримки, доступний безкоштовно для вашої компанії.

Оцінка постачальників систем відстеження заявників

Рекомендується звернутися до потенційних постачальників, які ваш комітет вирішив розглянути. Це - Ваша можливість отримати роз'яснення з будь-якої теми, щоб допомогти Вашому комітету визначити, чи може програма відстеження заявника виконувати необхідну роботу. Ваш комітет повинен розглянути наступні основні питання для розробки ефективного ЗП:

• Чи підтримує система головні проблеми вашого комітету? Це пов'язано з попередньою частиною процесу оцінювання; Ви повинні повністю знати свій процес, перш ніж ви зможете визначити, які функції вам потрібні. Ваш комітет не може відволікатися на рішення, які можуть запропонувати функції, які не є вашим головним пріоритетом. Хоча вони можуть здаватися привабливими, багато незрозумілих функцій і функцій не створюватимуть ніякої цінності для вашої організації, якщо вони не будуть прийняті вашими користувачами.
• Чи встановив постачальник систему в іншій організації подібного розміру?
• Ваш комітет повинен мати доступ до посилань, які можуть дати вам уявлення про такі питання, як задоволеність клієнтів і стежити за процесом впровадження, а також приховані платежі. Пам'ятайте, що функції не мають жодної цінності без прийняття користувача.
• Що тягне за собою процес впровадження? Наявність успішного курсу прийняття починається з належної реалізації. Ви хочете бути впевненими, що вибраний вами постачальник не залишає користувачів без належної підготовки та постійної підтримки. Реалізація повинна бути зосереджена на процесі підбору персоналу вашої організації, а не навчати, як пристосуватися до їхньої системи.

  Ви ніколи не повинні відчувати, що ваша програма впровадження залишить вас почуттям втраченого і невпевненим у можливостях постачальника. Під час процесу оцінювання у Вашого комітету має бути враження, що на основі пріоритетів Вашого відділу та бізнес-цілей Ваша реалізація створить міцний фундамент для довгого партнерства з Вашим постачальником систем відстеження заявників. Пам'ятайте, що високий рівень прийнятності користувачів до системи відстеження заявників призведе до вищої рентабельності інвестицій.

Докладніше про системи відстеження заявників

• Яка стратегія бачення і зростання постачальника? Постачальник повинен продемонструвати лідерство та передбачення як лідер ринку. Для того, щоб представити комплексне рішення, постачальник повинен враховувати ваші конкретні потреби і готуватися до змін і зростання в майбутньому.
• Визначте, чи сприяє це рішення вашому загальному бізнес-плану? Врешті-решт, Виконавчий орган з вибору, ймовірно, повинен відобразити очікувану рентабельність інвестицій, щоб зробити сильну позицію для рішення.

  Виконавчий комітет повинен шукати заощадження на таких речах, як реклама набору персоналу, вартість користування пошуковими фірмами та оптимізація процесу, що надається постачальником. Компанія також повинна заощаджувати на збереженні працівників та якості кандидата. Це може бути переважним для створення повністю детального документа запитів, який охоплюватиме всі необхідні теми для оцінки системи відстеження заявників.

• Окрім можливостей і функцій, ваш комітет повинен обов'язково обговорити здатність постачальника служити довгостроковим партнером вашої організації. Оскільки ваш комітет проводить процес оцінки постачальників, ви обов'язково повинні враховувати такі фактори, як:
• Фінансова стабільність: Провести належну перевірку фінансової звітності всіх потенційних постачальників, що розглядаються. Ви побачите, що це ідеальна тема, через яку ваш фінансовий комітет може допомогти вам.
• Якість стратегічних партнерів: Щоб запропонувати повне рішення, деякі постачальники будуть співпрацювати з іншими сервісними компаніями, щоб запропонувати своїм клієнтам більш повний набір послуг. Ваш комітет повинен знати про будь-які партнерські відносини, що стосуються конкуруючих постачальників. Ця інформація може забезпечити розуміння можливого партнерства між вашою компанією та постачальником.
• Можливості набору персоналу: Незалежно від розміру вашої компанії, ви повинні переконатися, що постачальник має можливість підтримувати повний життєвий цикл працівника, від відстеження заявників, плавання, планування спадкоємства до позакорпорації. Це запобігає зростанню вашої компанії, що може призвести до загострення, нової оцінки та дорогої плати за впровадження.
• Розробка майбутнього продукту: Переконайтеся, що постачальник передає чітке розуміння проблем, що стоять перед набором персоналу зараз і в майбутньому. Вибраний постачальник повинен знаходитись на пульсі технологій і галузевих новин для того, щоб пристосуватися до Ваших мінливих потреб і забезпечити, щоб конфігурації рішення використовувалися максимально повно.
• Інтеграція з HRIS: Незважаючи на те, що ваш ІТ-комітет може внести свій внесок з цього питання, він не повинен впливати на вашу комісію, використовуючи систему відстеження заявників, яка не буде адекватно обслуговувати весь відділ. Будь-який постачальник, який варто розглянути, повинен забезпечити можливість переміщення ключової інформації зі своєї системи у вашу систему HRIS з мінімальними труднощами.

Резюме вибору постачальника для систем відстеження заявників

Терміни для процесу вибору постачальника для системи відстеження заявника можуть становити від місяця до шести або більше. Нижче наведено запропонований графік, який дозволить вашому комітету проектувати часові рамки для процесу вибору постачальника для системи відстеження заявників.

Звертаємо Вашу увагу на те, що це може змінюватися на основі бажаної дати впровадження.

Хронологія вибору Вашого продавця для систем відстеження заявників

• Сформуйте приймальну комісію - 1 тиждень
• Визначити потреби компанії - від 1 до 2 тижнів

Об'єктивно оцінити постачальників щодо визначених потреб компанії за допомогою наступного процесу:

1. Створіть довгий список можливих постачальників - 1 тиждень
2. Прохання ППП надати роз'яснення з будь-якої теми або заклопотаності - 4 тижні
3. Створіть короткий список з ключовими критеріями оцінки - від 1 до 2 тижнів
4. Доопрацювати постачальника - від 3 до 6 тижнів
5. Продемонструйте різні системи - як можна швидше
6. Презентації продажів - як можна швидше
7. Відвідування сайту - за потребою

Майте на увазі, що основною метою системи відстеження заявників є розширення можливостей користувачів. Члени Комітету повинні мати можливість розпізнавати та оцінювати технологічні інструменти, оптимізацію процесу, бачення компанії та підтримку клієнтів, щоб стратегічно звузити постачальників у короткий перелік реальних можливостей.

Цілком імовірно, що ваш короткий список може не мати багатьох відмінних функціональних відмінностей; тому важливо пам'ятати про менш відчутні елементи цього постачальника.

Ваш комітет повинен звертатися до джерел інформації, таких як веб-сайт постачальника, групи новин, портали з людських ресурсів і виставки. Зв’яжіться з колегами з інших компаній, які подібні за розмірами, потребами та галуззю, щоб вивчити їхній досвід.

Партнерство з постачальником послуг, орієнтованим на надання послуг, що є найбільш сумісним з баченням і цілями вашої організації на майбутнє, стане безцінним для всіх ключових гравців у оцінці, виборі та впровадженні системи відстеження заявників.

Докладніше про рекрутинг та найм

• Рекрутинг зірок: Десять способів отримати великих кандидатів.
• Використовуйте LinkedIn для найму співробітників.