Відповіді на запитання щодо інтерв'ю щодо обробки високого обсягу викликів

Коли ви подаєте заяву на адміністративне або службове становище, типовим питанням співбесіди буде "Чи вам зручно користуватися телефонною системою з кількома лініями і обробляти велику кількість телефонних дзвінків?"

Зрозуміло, ви хочете сказати, що вам зручно користуватися декількома телефонними лініями. Це простіше, якщо раніше ви обробляли високі обсяги викликів, але навіть якщо ви не мали такого досвіду, ви все одно можете відповісти на це питання впевнено.

Приклади найкращих відповідей

Нижче наведено зразкові відповіді на інтерв'ю, які можна редагувати відповідно до власного досвіду та досвіду:

• Так, мені зручно користуватися декількома телефонними лініями з великим обсягом дзвінків і це робили раніше. Я можу тримати розмови розділені, і працювати з клієнтами в дружній ефективний спосіб.
• Я не безпосередньо обробляв кілька телефонних ліній, але розумію важливість того, щоб бути ввічливим і ефективним, і я швидко навчаюся.
• Я розумію, що телефонний контакт часто є першою взаємодією, яку має клієнт з компанією, і перше враження надзвичайно важливе. Дуже важливо підтримувати дружній, професійний спосіб на телефоні в будь-який час.

Створення ваших відповідей про телефонні системи

Почніть з опису посадової позиції, на яку ви подали заявку, і відповідної кваліфікації до роботи. Чи є можливість передавати великі обсяги виклику, якщо вимоги? Якщо так, ви можете бути впевнені, що інтерв'юер запитає про вашу здатність обробляти всі ці дзвінки. Навіть якщо вимоги чітко не передбачають можливість обробляти велику кількість телефонних дзвінків, ви можете посперечатися, що воно вийде під час інтерв'ю.

Подивіться на ваші поточні та попередні завдання та складіть список використовуваних телефонних систем. Подумайте також про будь-які неоплачені або волонтерські робочі місця, робочі місця для студентів і робочі місця для навчання, які ви мали там, де ви відповіли на телефон. Можливо, ви захочете зробити примітки щодо телефонів для кожного елемента вашого резюме, щоб допомогти вам відповісти на ваші інтерв'ю.

Яку телефонну систему використовує робота?

Ви можете зробити невелике дослідження перед інтерв'ю, щоб дізнатися, яка телефонна система використовується в офісі. Це допоможе вам підготуватися до відповіді на запитання. Якщо ви не використовували цю конкретну систему, той факт, що ви досліджували, як він працює, все одно має справити гарне враження на інтерв'юера.

Але як ви знаєте, яку систему вони використовують? Ви можете звернутися до людини, яка налаштує співбесіду. Слід також зазначити, які телефони використовуються, коли ви прибуваєте на співбесіду (якщо їх можна побачити). Зверніть увагу на те, як телефон відповідає, якщо ви подзвоните, щоб підтвердити час і місце проведення інтерв'ю, що дасть вам уявлення про те, що очікується.

Нижче наведено список запитань, які можна очікувати від вашого досвіду роботи з телефонними системами:

Які телефонні системи ви використовували?

Є кілька систем, і ви не пам'ятаєте, які саме ви використовували. Ви можете зв'язатися з вашими попередніми роботодавцями або колегами і запитати. Очікуйте на запитання:

• Які бренди вони були?
• Які моделі телефонів ви використовували?
• Скільки телефонних ліній ви обробляли для кожного?
• Який був звичайний обсяг дзвінків щодня?
• Як часто ви одночасно мали більше одного абонента?
• Чи використовували ви гарнітуру?
• Ви користувалися гучномовцем?
• Чи використовували ви телефонні системи для проведення конференцій?
• Чи використовували ви систему відеотелефону?

Які навички телефону ви використовували?

Можливо, ви захочете підібрати своє резюме, щоб включити будь-яку з цих навичок, якщо у вас є. Крім того, Ваш інтерв'юер може запитати про ці навички:

• Розміщення абонентів на утримання
• Скринінг дзвінків для супервізора
• Розміщення дзвінків для супервізора
• Передача та переадресація викликів
• Конференц-дзвінки - їх налаштування, розміщення, управління ними, участь у них
• Керування голосовою поштою
• Приймання повідомлень

Навички обслуговування клієнтів, які ви використовували

Обробка великого обсягу дзвінків включає більше, ніж натискання правої кнопки. Вам також потрібно буде вказати, наскільки добре ви можете працювати з абонентами. Подумайте про ці навички обслуговування клієнтів, перш ніж ви пройдете в інтерв'ю:

• Робота з розгніваними або розчарованими абонентами
• Телефон передньої лінії, що відповідає за великий офіс, передає абонентів на їхні заплановані контакти
• Використовуючи відповідні ділові манери та мову по телефону
• Ввічливе і поважне звернення до та з вищих керівників та клієнтів