Використання етапів в управлінні проектами

Однією з визначальних характеристик проекту є те, що він триває протягом певного періоду часу. Це може бути щось від декількох тижнів до декількох років, а в деяких випадках - для великих будівельних проектів або громадських робіт, десятиліть.

Щоб відслідковувати прогрес на шляху та забезпечувати досягнення ключових результатів за графіком, менеджери проектів використовують основні етапи.

Етап проекту - це завдання з нульовою тривалістю, що означає досягнення в проекті. Вони використовуються як спосіб продемонструвати рух вперед і прогрес і показати людям, що відбувається, навіть якщо вони не володіють деталізованими знаннями щодо завдань, пов'язаних з тим, щоб дістатися. У цьому відношенні вони дуже корисні для спілкування з зацікавленими сторонами та встановлення очікувань.

Коли використовувати етапи проекту

Віхи в управлінні проектами використовуються для позначення:

• Початок значних фаз роботи
• Закінчення значних фаз роботи
• Терміни
• Коли приймається важливе рішення
• Інші фіксовані моменти часу, які потребують конкретного виклику

Як часто ставити основні етапи у плані

Навчальний курс може рекомендувати вкладати віхи у ваш план приблизно раз на місяць.Це добре і добре правило, але ви повинні використовувати своє професійне судження. Деякі місяці можуть мати велику активність, а важливі зустрічі відзначатимуться як основні етапи, прийняті рішення та закриття однієї фази та початку іншого.

В інші місяці ви могли б бути зосереджені на виконанні, з дуже невеликим, якщо взагалі, що ви можете повісити віху на.

Для цілей звітності корисно створити підставу для того, щоб мати віху щонайменше один раз у кожному звітному циклі.

Які віхи представлені на вашій діаграмі Ганта

Віхи є однією з складових діаграми Ганта і відображаються на графіку як діамант. Вони не відображаються як звичайне завдання, тому що вони мають нульову тривалість: іншими словами, вони не займають жодного часу. Для цілей планування на діаграмі Ганта вони просто трапляються.

Якщо ви не використовуєте діаграми Ганта, ви все ще можете використовувати віхи. Ось 5 альтернатив діаграм Ганта: ви все ще можете включити віхи у свій план, використовуючи їх.

Якщо ви хочете бути особисто організованими, а програмне забезпечення для управління проектами не повністю інтегровано у ваш календар, ви можете скопіювати та вставити ключові дати в свій щоденник. Залежно від того, як ви хочете працювати, це може нагадати вам про те, що повинно бути.

Як назвати віхи

Основні етапи проекту повинні мати чіткий опис графіка проекту, але не такий, що означає, що вони є завданням. Тому їх не слід називати «узгодженням для переходу до етапу 2», але «починається фаза 2». Якщо ви хочете відобразити зусилля, щоб досягти згоди, щоб перейти до етапу 2, то додайте завдання лише перед етапом, щоб покрити його.

Віхи повинні описувати момент часу, який вони представляють так:

• Фаза тестування завершена
• Затверджено PID
• Підписаний договір

Багато менеджерів проектів вирішили відзначити свої віхи для зручності використання. Якщо ви використовуєте структуру розбивки на роботу, ви можете використовувати нумерацію. В іншому випадку можна використовувати M1, M2 і так далі, щоб дати зрозуміти, про що ви маєте на увазі. Чітка структура імен стає більш важливою, оскільки кількість віх збільшується, так що подумайте про те, як ви збираєтеся це робити, якщо ваш проект працює протягом декількох місяців.

Як отримати важливі етапи відключено

Основні етапи проекту є частиною розкладу вашого проекту, тому, коли ваш графік розрахований на базовий рівень, ви повинні розглянути ваші етапи підписання.

Якщо вам потрібно змінити дату ваших етапів, тоді ви повинні використовувати вашу стандартну процедуру контролю змін для внесення змін до вашого плану. Це може бути так само просто, як спілкуватися з вашим спонсором проекту і давати їм можливість дізнатися, чому потрібно змінити дати, або ж формально, як скласти новий рекомендований графік і прийняти його до комітету з планування, щоб ратифікувати.

Найкраще розібратися, який процес підписання вашої віхи, якщо такий існує, перш ніж використовувати його, щоб ви не витрачали час, коли потрібно вносити зміни.

Використання етапів для комунікації

Етапи корисні для спілкування та звітності, оскільки вони являють собою мінімальні контрольні точки в плані. Іншими словами, якщо ви виконали всі інші завдання, ви все одно зможете побачити, що відбувається, і продовжити роботу над проектом, використовуючи лише віхи.

Ви повинні бути в змозі витягнути віхи і покласти їх на панель інструментів або звіт про проект. Вони повинні розповісти історію проекту достатньо детально, щоб задовольнити людей, яким ви повідомляєте, як правило, ваш спонсор проекту або інша виконавча група, наприклад, керівна група (або рада проекту). Щомісяця або на частоті звітів, яку ви використовуєте, можна показати, які етапи були досягнуті.

Звітування про основні етапи є досить простим і часто виконується як таблиця. Ви перераховуєте опис етапу, дату його призначення, а потім нову прогнозовану дату. Коли досягнута віха і може бути позначена як завершена, ви також додаєте цю дату. Будемо сподіватися, що вона буде такою ж, як і прогнозована дата, але проекти не завжди працюють так.

Така таблиця робить очевидним те, що було завершено і що є видатним. Ви зможете спланувати відповідь на запитання: "Чому ми не потрапили в цю віху?", Перш ніж відправитися і зустрітися зі своїм спонсором або надіслати звіт.

Коли план вашого проекту дуже довгий, і у вас є багато етапів, вам буде легше відмовитися від завершених етапів кожного звітного циклу. Повідомте лише про майбутні або завершені місяці: наступного місяця знімуть все, що було завершено минулого місяця, тому ви не постійно додаватимете довжину звіту, повідомляючи людям про роботу, яку вони вже знають.

Віхи - це дійсно корисний інструмент управління проектами для планування, планування та звітності, і вони прості у використанні. Помістіть у свій наступний план проекту, відстежуйте їх, і ви дізнаєтеся, яка частота найкраще підходить для вас.

Як і в усьому в управлінні проектами, використовуйте їх гнучко, щоб доставити потрібний результат, використовуючи ці поради та рекомендації, щоб повідомити власні рішення.