Плюси і мінуси Timesheets в рекламі

Багато галузей покладаються на розклади для моніторингу продуктивності праці працівників і розрахунку прибутків і пільг. Деякі користуються системою "тактової синхронізації" з офіційними картками, а інші покладаються на систему управління часом, яка записує складні деталі про те, як час витрачався щодня. Остання використовується в рекламних, маркетингових і дизайнерських агентствах по всьому світу.

Введення даних на цих розкладах, як правило, здійснюється персоналом креативного відділу, реєструє години, що були витрачені на кожну частину проекту. Це не просто створення кампанії, а початковий брифінг, презентація клієнта, і навіть час, проведений у зйомках і виробничих студіях. Тільки шляхом отримання чіткої картини того, як витрачено час, агентство може ефективно обробляти навантаження, домовленість про оплату клієнта та спосіб розподілу часу між командами.

Розклад в двох словах

У перші дні реклами, як і багато завдань тієї епохи, час записувався вручну на папері з ручками і олівцями (і багато стирання). У ці дні час вводиться в комп'ютер або планшет за допомогою складного програмного забезпечення, яке може витягувати звіти всіх різновидів. Більшість магазинів мають дуже схожий шаблон:

• Номер завдання
• Клієнт
• Завдання під рукою
• Будь-який і весь призначений персонал
• Дата і кількість відпрацьованих годин
• Ціна за годину
• Через деякий час

При запуску проекту для клієнта, менеджер облікового запису або менеджер трафіку відкриє номер завдання і почне відстежувати години. Вони, як правило, збігаються з пропозицією або пропозицією, наданою клієнту, і будуть розбиті на години, витрачені в основному на дослідження, планування та стратегію, творчий розвиток, виробництво та адміністрування проектів.

Якщо все йде до плану, фактичні години, витрачені на проект, добре співвідносяться з оцінкою, але це звичайно не так. Творчий розвиток часто з'їдає більше часу, ніж будь-яка інша частина процесу, через зміну напрямку, зворотного зв'язку з клієнтом або неможливість розкрити короткий опис. Це може стати точкою розбрату з клієнтом, оскільки вони не хочуть витрачати багато додаткових грошей на творчий час, оскільки у творчого відділу є проблеми з визначенням рішення.

Тим не менш, графік повинен бути заповнений правильно, щоб відстежити цей час і показати клієнтові, як гроші були витрачені, і як агентство працює. Це хороший спосіб перевірити, чи є деякі проекти занадто трудомісткими, щоб отримати прибуток, або якщо інші є настільки прибутковими, що заслуговують на інвестиції в цього клієнта для подальшої роботи. І в двох словах, це роль розкладу.

Плюси

Ось чому часові таблиці є джерелом живлення будь-якого агентства:

• Гроші: Таблиці показують агентство (навіть внутрішнє), скільки годин було записано для кожної частини кожної кампанії. Легко тепер побачити, чи варто вартості клієнта, або якщо прийшов час поставити клієнта на проект за проектом. З власним агентством, цей час може не призвести безпосередньо до виставлення рахунків, але він показує, наскільки ефективно вони використовують час творчого відділу. Якщо вона виявиться, вони витрачають 90% свого часу на один аспект бізнесу, який може створити деякі червоні прапори.

• Прозорість: Якщо графіки виконані належним чином, легко побачити, де справи йдуть безперебійно, і де вузькі місця або неефективність повзуться. Чому копірайтер витрачає половину часу на одного клієнта, ніж інший? І якщо потрібно більше креативів, швидкий погляд на розклад буде видно, якщо відділ перевантажений.
• Зобов'язання та підзвітність: Більшість клієнтів очікують, що певна кількість годин буде витрачено на проект. Якщо вони не вірять, що потрібне число зусиль було вкладено в роботу, розклади можуть надати дані, щоб сказати інакше. Це також спосіб показати деяким клієнтам, скільки коштів вони отримують від агентства.

• Аналіз: Показники минулого часто є хорошим показником майбутнього. Якщо клієнт висмоктує життя з агентства і робить його пекельним на всіх, дані з розкладу можуть показати, чи варто тримати цього клієнта навколо, або якщо прийшов час відпустити їх. З іншого боку рівняння, це може показати агентству прибутковість деяких клієнтів, які вимагають мінімальної творчої роботи та зусиль, але максимальної віддачі від інвестицій.

Мінуси

З усіма цими плюсами, в чому проблема? Ну, є підстави, що графіки універсально ненавидіти майже всім, крім числа викривачів агентства:

• Час: Багато людей у ​​відомствах, особливо в творчих відділах, не хочуть присвячувати будь-який свій час адміністрації. Як творчий, це може бути згубним, щоб відірватися від великого творчого мозкового штурму для заповнення годин. Багато менеджерів облікових записів мають однакові проблеми. Це іронічно, але час для розкладу рідко виділяється.
• Помилки: Це йде безпосередньо до першого пункту. Багато об'яв залишать часові таблиці до останньої хвилини до звіту про виставлення рахунків за кінець місяця. А це означає, що точність розкладу йде від досить хорошого до жахливого. Важко згадати, скільки хвилин ви витратили на одне робоче місце два тижні тому, тому це часто припущення. Якщо графіки розраховуються, це робить їх майже марними.

• Поганий фокус: Час не є великим показником відмінної реклами. Один магазин міг витратити 40 годин і не виробляти нічого з примітки; інший може працювати 10 і виробляти шедевр. Таблиці не реєструють якість мислення; тільки час, витрачений на це.

Майбутнє

Розподіл графіків тут залишається, і вони повинні бути зроблені вручну. Автоматичне відстеження часу не працює, оскільки воно вимагає ручного запуску та зупинки. Якщо ви забули почати годинник, ви втрачаєте години. Забудьте припинити це, і деякі бідні клієнти виставляють рахунок за години роботи, які були витрачені на інший проект. Це, у свою чергу, може призвести до проблем (і навіть до судових позовів) з перевиплатою, а також до втрати цінного клієнта.

Єдиний спосіб гарантувати хороше відстеження часу полягає в тому, щоб наполягати на тому, щоб усі в агентстві оновлювалися розклади щонайменше двічі на день, один раз перед обідом, а потім знову перед від'їздом додому. Якщо це буде зроблено, розклади будуть точними та корисними. А якщо це не зроблено, агентства повинні бути мотиваційними. Знайдіть спосіб стимулювання процесу відстеження часу.

Дайте тим співробітникам, які зберігають ретельний запис свого часу, щотижневий бонус, або кілька годин у п'ятницю. Це може здатися марною тратою часу та грошей, але точні розклади можуть коштувати набагато більше агентства, ніж кілька сотень доларів тут або там щотижня.