Відшкодування витрат під час подорожі для бізнесу

Відшкодування витрат є методом оплати працівників, коли вони витрачають свої кошти під час роботи в компанії. Ці витрати, як правило, відбуваються, коли працівник подорожує для бізнесу.

Дорожні витрати можуть включати житло, рейси, наземний транспорт, поради до магазинів, харчування та інші непередбачені витрати, які співробітник може відчути під час подорожі на роботу. Інші бізнес-витрати можуть включати такі елементи, як прийняття клієнтів або потенційних співробітників на обід або вечерю, придбання необхідних книг або інших навчальних матеріалів, які покриває роботодавець, або витрати на керування.

Види витрат, які організація відшкодовує, містяться в політиці компанії щодо ділових поїздок, розваг та загальних витрат, що підлягають відшкодуванню, у довіднику працівника. У деяких випадках, такі витрати, як хімчистка та членство в тренажерному залі при тривалих поїздках, покриваються. Хоча клієнтські розваги у службових поїздках є звичайним відшкодуванням, більшість компаній встановлюють ліміти витрат на харчування та розваги.

Як працівники платять за витрати

Підприємства все частіше довіряють співробітникам з низьким та середнім рівнем, які часто подорожують з корпоративними кредитними картками. Замість того, щоб платити за витрати власними грошима, працівники заряджають все, крім випадкових, і поради до кредитної картки компанії.

Це зручний підхід до відшкодування витрат працівнику, оскільки векселі кредитної картки документують точні витрати без того, щоб працівник повинен зберігати квитанції та заповнювати звіти про витрати на поїздки.

Іншим способом оплати працівників для витрат на відрядження є добові. Добові кошти - це попередньо визначені добові виплати працівникам за витрати, понесені під час подорожі для бізнесу. Ці витрати можна сплачувати за житло, харчування, поради, таксі та інші збори наземного транспорту.

Заповнення звіту про витрати

В обох випадках використання кредитної картки компанії та оплати готівкою, співробітники, ймовірно, повинні буде заповнити звіт про відшкодування витрат після повернення з поїздки. За допомогою кредитної картки компанії їм доведеться пояснити менше, ніж очевидні витрати, які з'являються на рахунку кредитної картки (наприклад, пізньої ночі). Вони також звинувачують компанію в додаткових випадках, які вони сплатили за власні гроші або кредитну картку.

Коли працівник виплачує готівку, він або вона повинні буде перерахувати, а іноді й обґрунтовувати, кожний рахунок, для якого вимагається відшкодування. Більшість компаній встановлюють дату, до якої необхідно подавати звіти про відшкодування витрат, і всі витрати переглядаються звітністю, як і звітів від кредитної картки. Будь-які невиправдані витрати, або ті, що виключені політикою компанії, не відшкодовуються, що викликає проблеми для працівника.

Незвичайні ситуації

Скажімо, торговий представник візьме з собою тварину в поїздку і стягує з готелю кредитну картку на кредитну картку компанії, стверджуючи, що готель не відділить плату, і вони планують відшкодувати компанії.

Це неправильне використання коштів компанії? Здається так. Чи в письмовій формі чи ні, це досить ясно, використання кредитної картки компанії буде використовуватися тільки для витрат компанії. У деяких випадках особисте використання корпорації може призвести до припинення. Однак, ось що вам потрібно розглянути. Чи перейшов працівник до бухгалтерського обліку і пояснив проблему, що готель не зміг відірвати плату за тварин? Або, чи був працівник потрапив під ретельний розгляд своїх витрат у бухгалтерському обліку?

Інший розгляд полягає в тому, що інші працівники були відшкодовані компанією в минулому для подібних витрат? Якщо так, дисциплінарні заходи не є належними. Однак, якщо в політиці компанії чітко зазначається, що конкретні витрати не дозволені, а працівник потрапив (не прямо), то HR повинна прийняти якісь жорсткі дисциплінарні заходи. Не кожна ситуація чітка. Іноді ви повинні дізнатися і зробити трохи копати навколо, перш ніж приймати заходи.