Як створити повідомлення про виїзд за межами офісу

Важливим є створення правильної відповіді поза офісом, особливо у випадку декретної відпустки. Повідомлення створює персональну межу, яка сповіщає відправника про те, що ви не будете доступні під час відпустки, і інформуєте їх про те, з ким вони можуть зв'язатися під час вашої відсутності. Встановлення цього рано може дозволити вам створити цілеспрямовану ноту. Таким чином, ви будете почувати себе впевнено у своєму повідомленні, і ваші співробітники та клієнти будуть почувати себе піклуватися.

Ось пояснення, які допоможуть вам зрозуміти важливість вашого повідомлення і чому ви повинні планувати час для роботи над ним.

Вона встановлює очікування для всіх

Відпустку по вагітності та пологах, яку ви приймаєте після народження дитини, є приватним і дуже особливим. Моменти з вашим новонародженим ніколи не можуть бути відбиті. Тому важливо захистити цей період у вашому житті.

Ви знаєте, як відчувати себе електронною поштою під час відпустки, чи не так? Ви відчуваєте себе змушеною відправити швидку відповідь. Але під час відпустки у вас немає часу на це. Крім того, швидка відповідь може збільшити проблему.

Ви вітаєте нового члена вашої родини. Цей час зв'язування буде наповнений безсонними ночами, непередбачуваним графіком, оздоровленням, призначеннями лікаря, відвідувачами та багато іншого. Крім того, буде потрібна велика кількість змін, які потрібно виконати. Написання повідомлень електронної пошти за таких умов не приведе до кращої роботи.

Ваше повідомлення "поза офісом" захистить вас від перебоїв у роботі, а також погано продуманих листів.

Встановлення меж важливо протягом цього часу. Щоб допомогти утримати вашу трудову життя, встановіть, що ваш новонароджений і все, що приходить з пачкою радості, є головним пріоритетом. Коли ви створюєте правильне повідомлення поза офісом, люди зрозуміють, яким є ваш поточний пріоритет і поважатимуть межу, яку він встановлює.

Як же створити чудове повідомлення, яке допоможе захистити такий особливий час?

Дайте своєму позаштатному повідомленню деяку думку

Коли близько 26 тижнів вагітності, почати працювати на поза офіс повідомлення. Якщо дається можливість зберегти назву для цього, назвіть його "Материнський відпустку - поза офісом".

Підготовка повідомлення завчасно дає вам більше контролю над тим, що ваше повідомлення буде говорити.

Ви той, хто знає, як виконувати свою роботу, хто буде приймати ваші обов'язки, і коли ви зможете повернутися до офісу. Вирішіть, чи бажаєте ви включити певну дату повернення до роботи або тиждень, або не вважаєте дату, якщо ви не впевнені. Якщо ви не вказуєте конкретну особу, з якою може зв'язатися відправник, вирішіть, чи хочете ви надати електронну пошту свого менеджера та / або номер телефону.

Створення повідомлення рано зберігає вас, вашого роботодавця і час контактів. Вам може знадобитися несподівано залишити офіс (щоб доставити малюка); внаслідок чого підготовлене повідомлення дає ІТ-адміністратору або менеджеру повідомлення використовувати його. Ви хочете, щоб ІТ або ваш менеджер задали тон цього повідомлення? Heck ні! Крім того, повідомлення, створене вашим роботодавцем, може не відображати мову або повідомлення, які ви бажаєте передати вашим контактам. Це також може спричинити плутанину або непорозуміння з клієнтами, особливо коли вони виходять на тривалий період часу.

Повідомте свого менеджера про завершення повідомлення. Вони люблять чути, що ви готові до вашого виходу, і є ще одна річ, яку вони повинні зробити, щоб підтримати вас.

Речі, які слід включити до вашого послання

Нижче наведено зразок повідомлення, що не використовується, яке можна використовувати. Після ввімкнення повідомлення в програмному забезпеченні електронної пошти він автоматично відповідає на будь-які повідомлення, надіслані вам протягом певного часу.

Вам потрібно повідомити одержувачів, де ви знаходитесь. Можна просто сказати, що ви поза офісом, або ви можете повідомити, що ви перебуваєте у вашому відпустці по вагітності та пологах. Ви також можете використовувати варіант цього повідомлення електронної пошти для тривалих відпусток або ділових поїздок.

Де ви бачите (дужки), вставте відповідні слова або фрази для ваших обставин.

Повідомлення про електронну пошту, що залишилося за межами офісу для материнства (текстова версія)

Дякую вам за вашу електронну пошту. Я перебуваю поза офісом в декретній відпустці до (дати, яку ви очікуєте повернутися).

Якщо вам потрібна негайна допомога, будь ласка, зверніться до (ім'я колеги, що охоплює вас, контактні дані, електронну адресу вашого менеджера або номер телефону).

(Якщо у вас є певні проекти, які ви охоплюєте, вкажіть назву проекту та особу, яка вас охоплює).

Якщо ваша справа не є нагальною, я відповім на вашу електронну пошту після повернення.

З повагою, (Твоє ім'я)