П'ять етапів проекту

Хоча деякі методології проектів, такі як гнучкі підходи, стискають або повторюють наступні етапи в більш швидких, ітеративних циклах, робота кожного етапу є видимою і чіткою в кожному проекті.

Формальні проекти слідують п'ятиступінчастому процесу як наступному

1. Початок: формування команд проекту, фрахтування проекту та старт проекту.
2. Планування: завершення проекту, визначення детального розбиття робіт, оцінювання ризиків, визначення потреб у ресурсах, доопрацювання графіка та підготовка до фактичної роботи.
3. Виконання: виконання фактичної роботи, що вимагається визначенням та обсягом проекту.
4. Моніторинг і керування: фактичне управління, звітність та контроль над ресурсами та бюджетами на етапі виконання.
5. Закрити проект: надання проекту, оцінка отриманих уроків, відставка команди проекту.

Традиційний потік проекту

Незалежно від розміру проекту рух по етапах є однаковим. Проект ініціюється або розпочинається з статуту, який визначає керівника проекту та описує важливість проекту.

Після ініціювання проекту він переходить до етапу планування. Тут основні та робочі групи визначають необхідну роботу, яку необхідно завершити для досягнення обсягу проекту та розробки оцінок та оцінок часу, витрат, ресурсів та ризиків.

Після етапу планування, робота починається і відбувається в певному порядку, необхідному для переходу від попередньої або попередньої діяльності до діяльності наступника. На цьому етапі важливу роль відіграють залежності від проекту.

Під час виконання проекту керівник проекту і члени команди контролюють, звітують і контролюють загальний проект, приділяючи особливу увагу діяльності з критичного шляху. Ця робота триває до завершення фази виконання проекту та передачі проекту замовнику.

Заключна фаза, закриття проекту, передбачає завершення розробки, оцінювання отриманих уроків і переведення команди проекту, щоб члени могли перейти до наступної ініціативи.

Для гнучких або ітеративних проектів типу розробки, планування і виконання відбуваються в коротких спринтах або спринтах, при цьому етапи повторюються до завершення проекту до задоволення клієнта.

Початок

Тверда ініціація проекту не тільки встановить ваш проект на успіх, але й закладе основу для всіх майбутніх етапів. Під час ініціації, ви отримаєте призначених членів команди проекту, ознайомте їх із загальними цілями проекту і попросіть клієнта або власника проекту якомога більше питань, щоб можна було ефективно планувати проект. Це також чудовий час, щоб побудувати ентузіазм команди щодо проекту та зібрати деталі останньої хвилини, які можуть вплинути на планування проекту. Додаткові кроки:

• Аналіз зацікавлених сторін
• Призначення виконавчого спонсора
• Розробка та комунікація статутного документу
• Формальна зустріч

Планування

Після того як ви ініціювали проект і зібрали всю необхідну інформацію, ви почнете планувати свій проект. Етап планування залежить від розміру вашого проекту, від кількості інформації, яку ви маєте організувати, та від того, наскільки велика ваша команда. Результатом планування має бути чіткий план проекту або графік, з якого кожен буде виконувати поставлені завдання. Використання програми планування проектів, таких як Microsoft Project або Basecamp, надзвичайно корисно при плануванні проекту. Якщо у вас немає доступу до однієї з цих програм, виконайте загальний пошук в Інтернеті для безкоштовного програмного забезпечення для планування проектів.

Навіть якщо використання програми планування проектів є корисним, це не завжди необхідно. Використання Excel і Word для створення вашого плану і передачі його в команду настільки ж ефективні. Конкретні завдання на етапі планування включають:

• Створення комунікаційного плану для різних зацікавлених сторін.
• Розробка детальної структури розбивки робіт.
• Визначення критичного шляху.
• Складання ресурсів на проектному плані та уточнення послідовності роботи на основі проектних залежностей та обмежень ресурсів.
• Розробка детального графіка.
• Оцінка ризиків та розробка плану пріоритетів та зменшення ризиків.

Виконання

Тепер, коли у вас є надійний план проекту, команда може почати виконання проекту проти своїх поставлених завдань. Це етап, коли кожен починає виконувати свою роботу. Ви захочете офіційно підняти стадію виконання з особистими зустрічами, щоб упевнитися, що кожен має те, що потрібно для початку виконання своєї частини проекту. Початок роботи команди на правильному шляху є невід'ємною частиною успіху проекту, тому чітко визначте графік і план комунікацій.

Контроль і моніторинг

Хоча проект знаходиться на стадії виконання, ви почнете його моніторинг і контролюєте його, щоб забезпечити його просування по плану. Існує безліч способів моніторингу та управління проектом. Випадкові чеки з керівниками команд, організовані щоденні "стоянки" або більш офіційні щотижневі зустрічі є ефективними. Інформація, що виходить з цих зустрічей або каналів зв'язку, буде інформувати контур зворотного зв'язку та в кінцевому рахунку будь-яке перепланування та коригування, які необхідні проекту. Додаткові важливі заходи на цьому етапі включають:

• Дотримання вашого заздалегідь встановленого плану комунікації для забезпечення обізнаності зацікавлених сторін щодо статусу проекту.
• Моніторинг робочих груп та робочої діяльності на критичному шляху.
• Визначення можливостей для поліпшення виконання графіка шляхом швидкого відстеження або завершення діяльності паралельно або в разі необхідності, розбиття графіка шляхом додавання ресурсів.
• Моніторинг фактичних та планових витрат.
• У деяких випадках моніторинг, розрахунок і звітування про зароблене значення для плану проекту.
• Моніторинг та пом'якшення ризиків та вдосконалення плану ризику за необхідності.

Закрити проект

Після того, як всі деталі і завдання вашого проекту будуть завершені і схвалені клієнтом або власником проекту; нарешті, ви можете закрити свій проект. Закриття проекту є не менш важливим, ніж його започаткування, планування та виконання. Ви хочете, щоб документація всієї інформації з проекту і організувати його акуратно, щоб ви могли повернутися до нього, якщо це необхідно. Це також гарний час, щоб провести вбивство по проекту, щоб усі члени команди могли замислитися над тим, що відбувалося належним чином, або неправильно під час проекту. Це також має бути задокументовано, щоб результат міг бути переданий іншим учасникам проекту та поданий у папку історії проекту.

Нарешті, важливо офіційно відкласти команду проекту, забезпечити зворотний зв'язок та оцінку результатів роботи, як зазначено у політиці вашої фірми.