I-9 Зміст файлів для співробітників

Форма I-9, затвердження права на працевлаштування - це форма, яку вимагає Міністерство внутрішньої безпеки - Служби громадянства та імміграції США (USCIS) для документування права на працевлаштування в Сполучених Штатах. Як роботодавець, ви повинні заповнити форму I-9 для кожного найманого працівника.

Усі працівники, громадяни та не громадяни, найняті після 6 листопада 1986 року, повинні заповнити Розділ 1 форми I-9 на момент найму. Роботодавець несе відповідальність за те, щоб працівник надав своєчасне та правильно заповнене Розділ 1 форми I-9.

Роботодавець повинен перевірити перевірку працевлаштування та переконатися, що розділи 2 і 3 форми I-9 також правильно заповнені. Роботодавці повинні заповнити Розділ 2 Форми I-9 шляхом перевірки доказів першої особи (тільки оригінали, невичерпані документи) щодо ідентичності та права на працевлаштування протягом трьох (3) робочих днів з дати початку роботи.

Працівник повинен бути фізично присутнім, а його оригінальні документи повинні бути переглянуті особисто. Працівник, який розглядає оригінали документів, повинен підписати розділ 2 I-9.

Форма підтверджує, що ви перевірили два схвалені форми ідентифікації, які підтверджують, що працівник законно уповноважений працювати в Сполучених Штатах.

Роботодавцям або їх уповноваженому представнику необхідно заповнити розділ 3 під час переконання, що працівник має право працювати в США. При прийомі на роботу співробітника протягом трьох років з моменту першого завершення роботи I-9 роботодавці мають можливість заповнити нову форму I-9 або заповнити розділ 3.

Періодично потрібно перевірити форми I-9, щоб у вас був заповнений бланк для кожного співробітника. Необхідно перевірити достовірність та повноту, а також зберегти докази аудиту та будь-якого навчання, яке отримали співробітники, які виконують або зберігають I-9.

Місцезнаходження заповнених форм I-9

З цих причин потрібно зберегти всі працівники I-9s та супровідну документацію в окремому кадровому файлі.

Уряд може перевіряти ці форми. Якщо державні службовці перевіряють ваші форми I-9, ви не хочете, щоб вони мали доступ до приватних файлів персоналу співробітників і конфіденційної інформації, яку вони містять.

Отже, в інтересах конфіденційності працівників та обмеженого доступу, ви хочете ізолювати співробітника I-9 в одній папці, яка спеціально присвячена I-9 сховищам.

Це захищає конфіденційність ваших співробітників, а також заощаджує роботодавця від необхідності відповідати на додаткові запитання, які виникають у файлі персоналу співробітника. Ви, можливо, мимоволі відкриєте свою компанію для розширеного розслідування співробітниками USCIS. Уникайте цього.

Поточне розслідування I-9 файлів

Відповідно до Закону про імміграцію та митне управління США (ICE), уряд може перевірити ваші I-9: «Процес адміністративної інспекції ініціюється службою Повідомлення про інспекцію (NOI) на роботодавця, що вимагає виготовлення форм I-9.

"За законом, роботодавцям надається щонайменше три робочі дні для оформлення Форм I-9. Часто ICE вимагатиме від роботодавця надати підтверджувальну документацію, яка може включати копію фонду заробітної плати, список поточних працівників, Статут, і ділові ліцензії."

Нинішня тенденція полягає в тому, що ICE збільшує свої зусилля з примусового виконання. Роботодавці все частіше стикаються з кримінальними звинуваченнями керівників, власників і співробітників персоналу з персоналу за невдале завершення та зберігання форм I-9 для кожного співробітника. Підприємства все частіше отримували значні штрафи і були позбавлені повноважень.

Роботодавці повинні сприймати форми I-9 серйозно. Серйозно. Потрібно сказати більше?

Див. Нинішню форму I-9 і заповніть інструкції щодо її впровадження в Департаменті внутрішньої безпеки - послуги з громадянства та імміграції США (USCIS).

Також відомий як:файли співробітників, записи працівників, файли людських ресурсів, документація