Чому спілкування важливо в управлінні змінами

Ви не можете надто спілкуватися, коли просите вашу організацію змінити. Кожен успішний керівник, який керує успішними зусиллями з управління змінами, висловлює необхідність надмірного спілкування під час досвіду змін і робить цю заяву ретроспективною.

Не існує організації, в якій співробітники повністю задоволені спілкуванням. Комунікація є однією з найважчих питань в організаціях. Це область, на яку найчастіше скаржаться співробітники під час організаційних змін і щоденних операцій. Причина?

Ефективна комунікація вимагає чотирьох компонентів, які чудово взаємодіють, щоб створити спільний зміст, улюблене визначення комунікації.

• Особа, яка відправляє повідомлення, повинна представити повідомлення чітко і детально, випромінювати цілісність і достовірність.
• Особа, яка отримує повідомлення, повинна вирішити прослухати, задати питання для ясності і довіряти відправнику повідомлення.
• Вибраний метод доставки повинен відповідати обставинам і потребам як відправника, так і одержувача.
• Зміст повідомлення має резонувати і з'єднуватися на певному рівні з вже утримуваними переконаннями одержувача. Вона повинна містити інформацію, яку працівник хоче почути. Вона повинна відповідати найзаповітнішим і найзаповітнішим питанням працівника.

З усім, що відбувається в комунікації, дивно, що організації коли-небудь роблять це добре. На щастя, практики управління змінами надають широкий спектр пропозицій про те, як добре спілкуватися під час будь-яких організаційних змін.

Рекомендації щодо комунікації для ефективного управління змінами

Розробити письмовий план комунікації, щоб переконатися, що все наступне відбувається в процесі управління змінами.

• Спілкуйтеся послідовно, часто і через кілька каналів, включаючи мовлення, письмо, відео, тренінг, фокус-групи, дошки оголошень, інтранет і багато іншого про зміни.
• Спілкуйтеся все, що відомо про зміни, так швидко, як доступна інформація. Зрозумійте, що ваша упередженість спрямована на миттєве спілкування, тому деякі деталі можуть змінитися пізніше. Скажіть людям, що ваш інший вибір полягає в тому, щоб проводити всі комунікації, поки ви не станете позитивними щодо рішень, цілей і прогресу, що є катастрофічним для ефективного управління змінами.

• Забезпечте значну кількість часу, щоб люди могли задавати питання, вимагати роз'яснення та надавати інформацію. Якщо ви коли-небудь були частиною сценарію, в якому лідер представив зміни у великій групі через накладні прозорі плівки, а потім втік, ви знаєте, що це погана новина для інтеграції змін. Люди повинні відчувати участь у змінах. Залучення створює зобов'язання - ніщо інше не є настільки значним під час процесу зміни.
• Чітко повідомляйте про бачення, місію та завдання зусиль з управління змінами. Допоможіть людям зрозуміти, як ці зміни вплинуть на них особисто. Якщо ви не допомагаєте цьому процесу, люди будуть складати свої власні історії, як правило, більш негативні, ніж істина.

• Визнайте, що справжнє спілкування - це розмова. Це двостороння, і повинна виникнути реальна дискусія. Вона не може бути просто презентацією.
• Лідери змін або спонсори повинні витрачати час на розмову один на один або в невеликих групах з людьми, які повинні внести зміни.
• Повідомляйте про причини змін таким чином, щоб люди розуміли контекст, мету і необхідність. Практикуючі назвали це "побудовою пам'ятної, концептуальної основи" і "створенням теоретичної основи для підтримки змін".

• Надайте відповіді на запитання, лише якщо знаєте відповідь. Лідери знищують свою довіру, коли вони надають невірну інформацію або, здається, спотикаються або повертаються, коли надають відповідь. Набагато краще сказати, що ви не знаєте і що ви спробуєте дізнатися.
• Лідери повинні слухати. Уникайте оборони, виправдання і відповідей, які даються занадто швидко. Дійте з продуманістю.
• Зробити лідерів та змінити спонсорів щодня, коли це можливо, щоб спілкуватися з іншими на робочому місці.
• Проводити інтерактивні семінари та форуми, в яких всі співробітники можуть досліджувати зміни разом під час навчання. Використовуйте навчання як форму інтерактивного спілкування та як можливість для людей безпечно досліджувати нові поведінки та ідеї щодо змін та управління змінами. Всі рівні організації повинні брати участь у одних і тих же сесіях.

• Спілкування має бути проактивним. Якщо млин чутки вже діє, організація дуже довго чекала спілкування.
• Надайте людям можливість спілкуватися один з одним, як офіційно, так і неформально, для обміну ідеями щодо змін та управління змінами.
• Публічно перегляньте наявні вимірювання, щоб відзначити прогрес у управлінні змінами та зусиллях зі зміни.
• Опублікувати нагороди та визнання за позитивні підходи та досягнення в управлінні змінами та змінами. Відзначайте кожну маленьку перемогу публічно.