Як ви успішно керуєте проектом?

Вітаємо! Ви щойно очолили новий важливий проект. Зрозуміло, що ваш шеф надає цю можливість як довіру до своїх навичок. І в той час як ви збуджуєтеся, це ваш перший час, відповідальний за загальний проект, і це трохи лякає

Через вашу думку проходить ряд питань:

• Як почати?
• Які кроки необхідні для переміщення проекту від ініціації до закриття?
• Як створити команду високопродуктивних проектів?
• Кого я прошу допомогти в цьому процесі? Чи є виконавчий спонсор?

Ці поради спрямовані на те, щоб допомогти кожному, хто є новим, керувати ініціативою проекту, комітету або команди для діяльності, яка є унікальною для організації. Незалежно від того, чи ви організовуєте святкову вечірку або ведете ініціативи з розробки нових продуктів, існують інструменти та процеси управління проектами, щоб зробити вашу ймовірність успіху значно вищою.

5 етапів процесу проекту:

1. Початок: початок проекту.
2. Планування: планування всієї роботи проекту.
3. Виконання: фактично виконує роботу.
4. Керування та контроль: всю роботу, яку ви виконуєте під час проекту, для моніторингу прогресу.
5. Закриття: завершення та надання проекту та переведення команди.

Ці кроки ідентичні для кожного проекту.

13 основних кроків для початківців проекту:

1. Визначити область застосування:Перший і найважливіший крок у будь-якому проекті - визначення обсягу проекту. Що ви повинні зробити або створити? Яка мета проекту? Не менш важливим є визначення того, що не входить до сфери вашого проекту. Якщо ви не отримаєте достатнього визначення від вашого начальника, роз'ясніть сферу дії та надішліть його наверх для підтвердження. Незважаючи на те, що приклад трохи виходить за межі бізнесу, ми всі можемо стосуватися весілля. Плануючи весільний прийом, ви можете мати в якості своєї мети: підготувати весільний прийом для 100 гостей, а також вечерю, відкритий бар, весільний торт і живу музику для танців на певну дату за ціною, яка не перевищує $ 20,000.

1. Визначення доступних ресурсів:Які люди, обладнання та гроші ви матимете для досягнення цілей проекту? Як менеджер проекту, ви, як правило, не матимете прямого контролю над цими ресурсами, але вам доведеться управляти ними через управління матрицями.
2. Зрозумійте шкалу часу:Коли потрібно завершити проект? Під час розробки плану проекту ви можете мати певну гнучкість у використанні часу під час виконання проекту, але терміни, як правило, фіксуються, як у випадку весільного прийому. Якщо ви вирішили використовувати години понаднормової роботи для виконання графіка, ви повинні зважити це на обмеження бюджету.

1. Зберіть команду проекту:Створіть людей у ​​вашій команді та відкрийте діалогове вікно. Це технічні експерти. Ось чому їх функціональний керівник призначив їх проекту. Ваше завдання - керувати командою.
2. Докладно про роботу, частина 1:Які основні частини або компоненти повинні бути створені для завершення проекту? Наприклад, весільний прийом вимагає на високому рівні: зал прийому, харчування, напої, торт, гості і розваги. Звичайно, кожен з цих великих елементів може бути розбитий на багато додаткових елементів. Це наступний крок.

1. Деталізація роботи, частина 2: У прикладі нашого весільного прийому вище, ви, ймовірно, є команда або особа, відповідальна за різні компоненти. Співпрацюйте з членами вашої команди, щоб викласти деталі, необхідні для досягнення кожного основного елемента. Особа, відповідальна за продукти харчування, повинна розуміти варіанти, обмеження витрат і робити вибір, що підтримує досягнення сфери застосування. Перелічіть менші кроки в кожному з великих кроків. Скільки рівнів ви глибоко переходите до більш детальних кроків, залежить від розміру та складності вашого проекту.

1. Розробити попередній план:Зберіть всі свої кроки в план. Хороший спосіб зробити це - використовувати таблицю пріоритетів, що визначає, які елементи повинні передувати іншим елементам. Формальні методи управління проектами вимагають розробки того, що називається мережевою схемою та визначає критичний шлях. Хоча це може перевищувати рівень ваших потреб або знань, основним питанням є послідовність дій у правильному порядку, а потім виділення ресурсів на діяльність. Питання, які потрібно задати, включають: Що відбувається перше? Який наступний крок? Які кроки можуть виконуватися одночасно з різними ресурсами? Хто буде робити кожен крок? Як багато часу це займе? Є багато чудових програмних пакетів, які можуть автоматизувати багато цієї деталі. Запитайте інших у подібних посадах, що вони використовують.

1. Створіть свій Базовий план:Отримуйте відгуки про свій попередній план від своєї команди та інших зацікавлених сторін. Налаштуйте часові рамки та графіки роботи, щоб відповідати проекту у доступний час. Внесіть будь-які необхідні корективи до попереднього плану для підготовки базового плану.
2. Запит на коригування проекту:Проекту майже ніколи не вистачає часу, грошей або таланту.Ваше завдання - зробити більше з обмеженими ресурсами, ніж очікують люди. Однак часто існують обмеження на проект, які є просто нереалістичними. Ви повинні зробити свій випадок і представити його своєму начальникові і просити змінити ці нереальні межі. Попросіть про зміни на початку проекту. Не чекайте, поки не вдасться запитати необхідні зміни. Однак, якщо ваш проект передбачає весілля, не очікуйте успіху з проханням про значні зміни!

1. Працюйте над своїм планом, але не вмирайте за нього:Складання плану є важливим, але план може бути змінений. У вас є план водіння на роботу щоранку. Якщо одна перехрестя заблокована нещасним випадком, ви змінюєте свій план і йдете іншим шляхом. Зробіть те ж саме з планами проекту. Змінюйте їх у міру необхідності, але завжди пам'ятайте про сферу та ресурси.
2. Відстежуйте хід Вашої команди:На початку проекту ви досягнете незначного прогресу, але потім почніть контролювати те, що роблять усі. Це полегшить уловлювання проблем, перш ніж вони стануть проблемами.
3. Документ все:Ведіть записи. Кожен раз, коли ви змінюєте свій базовий план, запишіть, яка зміна була і чому це було необхідно. Кожен раз, коли до проекту додають нову вимогу, запишіть, звідки вийшла вимога, і яким чином було скориговано графік або бюджет. Ви не можете запам'ятати все, тому запишіть їх, щоб ви могли переглянути їх в кінці огляду проекту і дізнатися від них.
4. Інформувати всіх:Постійно інформувати всіх зацікавлених сторін про прогрес. Дозвольте їм знати про ваш успіх під час завершення кожного етапу, а також повідомляйте їм про проблеми, як тільки вони з'являться. Також повідомляйте про свою команду. Якщо розглядаються зміни, повідомте про них команду якнайшвидше. Переконайтеся, що всі в команді знають, що роблять всі інші.

Суть

Ви не повинні бути офіційним керівником проекту, щоб очолити проектну ініціативу. Тим не менш, ви повинні застосовувати інструменти та логіку управління проектами для роботи з роз'яснення ваших цілей, деталізації роботи, побудови команди, виконання та моніторингу роботи. Найкраще від успіху!